仕事でメモをとることは、重要な連絡を備忘録として残したり、ノウハウを蓄積したりするうえで重要です。そして、現在では業務のデジタル化に伴い、紙のメモからアプリに移行する企業が増えています。
また、ほかのメンバーに見られたくないメモもあるなか、情報漏えいを防ぐため、安全性の高いメモアプリを探している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを安全に管理できるアプリ5選を中心にご紹介します。
- 仕事のメモを安全な環境で残せるアプリを探している
- メモアプリの「安全性を判断する基準」を踏まえて選定したい
- 高い安全性を持ちつつ、簡単にメモ管理できるアプリを使いたい
という方はこの記事を参考すると、メモを安全・簡単に管理できるアプリが分かり、重要なメモが外部に漏れるのを防げるようになります。
目次
＜すぐ使える＞メモを安全に管理できるアプリ5選
以下では、大切なメモを安全に管理できるアプリ5選をご紹介します。
ビジネスにおいて、メモを安全に作成・管理するには、高いセキュリティで情報を保護するアプリが必要です。たとえば、セキュリティに関する認証を取得していれば、高い基準で情報を守れていると判断できます。
ただし、セキュリティが強くても多機能なメモアプリを導入すると、メンバーが使いこなせず、誤操作で情報漏えいとなったケースもあるのです。したがって、「セキュリティとシンプルな操作性」を両立したメモアプリを選びましょう。
結論、自社で利用すべきメモアプリは、国際水準のセキュリティ資格を取得しており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメモの情報は暗号化されるので、第三者による盗み見や改ざんを防げます。さらに、ノートのメモに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられることから、ほかの話題と入り乱れずに関連情報をやりとりできるのです。
【Stock】メモを最も簡単かつ安全に管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【OneNote】ノートに鍵をつけられるアプリ
OneNoteの特徴
- メモを分かりやすく管理する
- ノートをパスワードで保護する
- 手書きでもメモできる
作成したメモはノートブック、セクション、ページの3階層で管理できます。また、重要な情報にノートシールをつければ、一目で内容の種別が分かるのです。
セクションごとにパスワードを設けて、大切なメモに鍵をつけられます。ただし、パスワードを忘れてしまうと復元できないため注意が必要です。
スタイラスペンを使って手書きのメモが残せます。蛍光ペン機能を利用すれば、重要情報を分かりやすく強調できます。
OneNoteの注意点
- デジタルの知識がないと使いこなすが難しい
- メモの整理が難しい
OneNoteには便利な機能が豊富に備わっています。しかし、デジタルに詳しくない社員は使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性もあります。
ノートのいたるとこにメモを残せますが、内容を適切に整理しないと、必要な情報が探しづらくなる恐れがあります。
OneNoteの料金
- 無料版 OneNote：0円（無料のMicrosoftアカウントで利用）
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【Evernote】アクセス制限してメモの流出を防げるアプリ
Evernoteの特徴
- アクセスの確認や取り消しができる
- 2段階認証でメモを保護する
- メモを共有できる
第三者が自身のEvernoteアカウントにアクセスしたときに、Evernote Web版からログの確認やアクセスの取り消しができます。
2段階認証に対応しており、パスワードだけで保護するよりもセキュリティが強化されます。
Evernoteで作成したメモは、ほかのユーザーと共有できます。また、公開リンク（URL）を共有すれば、Evernoteユーザー以外でもメモへアクセス可能です。
Evernoteの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 共有設定に注意する
Evernoteには多様な機能が備わっている一方で、デジタルに詳しくない社員にとっては使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性があります。
共有リンク（URL）を意図せずに流出してしまうと、不特定多数の人がアクセスできる状態となり、セキュリティリスクがあります。
Evernoteの料金
- EVERNOTE FREE：0円
- EVERNOTE PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- EVERNOTE PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：1,750円/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】高い安全性でファイル管理できるアプリ
Google Keepの特徴
- 高い安全性でファイル管理できる
- 付箋のようにメモを残せる
- あらゆるデバイスに対応している
Google Keepにアップロードした画像や音声などのファイルは、世界水準のデータセンターで保管されます。
Google Keepでは付箋形式のメモを残せるため、アナログのメモのような感覚で利用できます。
Google KeepはiPhoneやAndroid、Mac、Windows、iPadなど、あらゆる端末に対応しています。
Google Keepの注意点
- ファイルを保存できない
- メモの共有機能が不十分
WordやExcel、PDFなどのファイルは添付できません。
メモはひとつずつ共有しなければならないので、Google Keepのメモを頻繁に共有する場合は、時間がかかる恐れもあります。
Google Keepの料金
- Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
【NotePM】アクセスログを確認できるアプリ
NotePMの特徴
- アクセスログを確認できる
- データを保護するセキュリティ
- グローバルな環境に対応している
メンバーの操作履歴として、ログイン履歴やファイルダウンロード履歴などを確認できます。
通信の暗号化や2段階認証など、第三者への情報漏えいを防止する機能があります。
英語表記やタイムゾーンなど、グローバルに対応する機能が備わっています。
NotePMの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- スマホアプリは提供されていない
多機能ゆえに、デジタルに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。
NotePMにはスマホアプリがないので気軽にメモを残せません。Webブラウザ版をスマホから利用する方法もありますが、上手く操作できない可能性があります。
NotePMの料金（左右にスクロール可）
| プラン | プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200～ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
4,800円/月
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9,000円/月
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15,000円/月
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30,000円/月
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60,000円/月
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120,000円～/月
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| ユーザー数 |
8ユーザーまで
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15ユーザーまで
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25ユーザーまで
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50ユーザーまで
|
100ユーザーまで
|
200ユーザー～
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| ストレージ量 |
80GB
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150GB
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250GB
|
500GB
|
1TB
|
2TB～
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リスク削減｜メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件
ここでは、メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件をご紹介します。大切なメモを確実に守るためにも、以下の条件に当てはまるメモアプリを選びましょう。
（1）すべての通信・情報を暗号化する
はじめに、メモの漏えいを防ぐ条件として、すべての通信・情報を暗号化することが挙げられます。
たとえば、クレジットカード決済にも使われる、安全性の高いSSL（データ暗号化の仕組み）でメモを保護するアプリがおすすめです。SSLは、メモアプリ内の情報またはやりとりを暗号化する仕組みのことで、盗み見や改ざんを防ぎます。
このように、メモアプリで管理されるすべての通信や情報を暗号化していれば、万が一、第三者がハッキングした場合でも、社内情報が盗まれる心配はありません。
（2）詳細なアクセス権限を設定する
次に、メモへのアクセス権限を詳細に設定できるかを確認しましょう。
誰でもメモにアクセスできてしまう状態では、外部に情報が漏れるリスクが高いです。一方、メモに権限設定を設けられるアプリであれば「部下と情報共有したいが、勝手に編集されるのは困る」などの場合にも役立つのです。
なかでも、アクセス権限の付与はもちろん、社員ごとに「閲覧のみ」「編集可能」を設定できる「Stock」であれば、安全性が一気に高まります。
（3）2段階認証ができる
最後に、2段階認証ができることもポイントです。
2段階認証とは、アプリにログインするとき、メールアドレスやパスワードに加えて「確認コード」を入力する機能です。2段階認証機能があるメモアプリを使えば、万が一、ログイン情報が漏えいした場合でも第三者はアクセスができません。
ただし、スマホで2段階認証をすると、端末を買い替えたときに認証ができず、アプリが使えなくなってしまいます。したがって、スマホを乗り換える場合は、あらかじめ2段階認証を解除しておきましょう。
iPhone/Androidの標準メモ帳アプリに危険性はあるか
結論として、iPhone/Androidの標準メモ帳アプリから、情報が流出する危険性はゼロではありません。それぞれのリスクは以下の通りです。
- iPhoneの場合
- Androidの場合
iPhoneの標準メモアプリには、メモにパスワードをかける「ロック機能」があります。しかし、メモに設定できるパスワードはすべて共通なので、仮にパスワードが流出すると、ロックしたすべてのメモに第三者がアクセスできてしまうのです。
Androidの標準メモアプリでは、Googleによってユーザーのメールアドレスが自動保存されることで、ログインの手間が省けます。それゆえ、メールアドレスを知っている人であれば、誰でもメモにアクセスできてしまう点に注意です。
以上のことから、iPhone/Androidの標準メモ帳アプリは個人利用にとどめておき、仕事のメモは「2段階認証」でメモを保護できるアプリを使いましょう。
メモを安全に管理できるおすすめアプリ5選まとめ
これまで、メモを安全に管理できるアプリ5選や、メモの漏えいを防ぐ3つの条件を中心にご紹介しました。メモの安全性を高めるポイントは以下の通りです。
- すべての通信・情報を暗号化し、情報を保護できるか
- メモへのアクセス権限を詳細に設定できるか
- 2段階認証で不正ログインを防げるか
上記の点をすべて満たしていれば、大切なメモを安全に管理できます。ただし、セキュリティが強くても、多機能なアプリでは社員が使いこなせないため「誰でも簡単に操作できるか」も見極めなければなりません。
結論、高い安全性とシンプルな操作性を両立するには、国際水準のセキュリティを持ちつつ、必要な機能に過不足のないメモアプリ「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、安心安全な環境でメモを管理しましょう。
