企業がプロジェクトを進めていくには、経営の基礎となるリソースの管理が重要です。利益を生み出し続けている企業は、人員や経費の管理を正しく行っています。
一方、プロジェクト中のリソース管理が上手くいかないことから、その場しのぎの対応が多く悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、リソース管理のメリットやポイントを中心に解説していきます。
- リソース管理のポイントを知りプロジェクトを成功させたい
- 人員配置を的確に行い業務負荷の平準化を実現したい
- 経営資源の無駄が発生している職場環境をリソース管理で改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、リソース管理のメリットとポイントを理解しつつ、プロジェクト進行の効率化を実現するヒントを得られます。
目次
リソース管理とは
リソース管理とは「プロジェクト進行に必要な経営資源を管理すること」を指します。的確なリソース管理ができると、自社の経営資源を最大限に活用しプロジェクトを進められるようになります。
会社に必要な各リソースには、以下が代表的な例として挙げられます。
- ヒト
- モノ
- カネ
- 情報
ヒトはその他の経営資源を活用する基本であり最も重要です。また各メンバーのスキルや経験を評価したうえで、管理体制が整っていると適材適所でプロジェクトを進行できます。
プロジェクト進行に必要な社内設備や備品、パソコンなどの機材といったすべてのモノは大切な経営資源です。モノはランニングコストがかかるため、自社に必要かを検討し活用していく必要があります。
会社の運営には基礎となる資金が必要不可欠です。会社によって資金は異なりますが「どのプロジェクトにいくら資金を割くか」で経営が大きく左右される点は共通しています。
自社のノウハウや顧客情報などのあらゆる情報が社内に必要な経営資源です。情報は常に鮮度が求められるほか、共有・管理できる環境や情報漏洩に対するセキュリティも重要です。
プロジェクトの進捗状況や規模に合わせて適切に「ヒト・モノ・カネ・情報」の管理を行えば、無駄なく経営資源を活用できるようになるため、正しいリソース管理がビジネスでは必須なのです。
正しいリソース管理で得られるメリット3選
ここでは、正しいリソース管理で得られるメリット3選を紹介します。プロジェクトを効率的に進めているチームは、以下のメリットを各メンバーが把握していることがポイントです。
全体像を把握し資源を供給できる
正しいリソース管理によってプロジェクトの全体像を把握でき、必要資源を過不足なく供給できるようになります。
プロジェクトを進めるうえで「どの資源がどれほど必要か」の情報は必須です。該当のプロジェクトに対する必要なリソースがわかれば、適材適所、かつ適切なコスト配分ができるうえ、不測の事態が発生しても臨機応変な対応ができるようになるのです。
また、全体像の把握によって無駄なくリソースを活用できるため、限られたリソースで最大限の効果を生み出せるようになります。
具体的な計画を策定できる
リソース管理は具体的な計画の策定にも貢献します。
プロジェクト進行には、ゴールまでの時間とプロセスでの必要なリソースの確保が重要です。正しいリソース管理ができているチームは「いつまでにどこまで進めなければならないか」のタイムマネジメントをリソース管理によって正確に行っています。
そして、どの場面でどのリソースを充てるかも管理しているので、計画に漏れがありません。このように、時間だけでなくリソースが必要なタイミングと場所を明確にしておけば、プロジェクトにおける各リソースの働きを踏まえ、計画にズレが発生してもプロジェクトを円滑に進められるようになるのです。
トラブルの発生を抑制できる
リソース管理は予期せぬトラブルの発生を抑制するのにも役立ちます。
プロジェクト進行で発生しがちなトラブルには、「リソースが底をつく」「適材適所にリソースを配分できない」などが挙げられます。また、トラブルが発生してもすぐにはリソースを確保できるとは限らないので、普段から適切に管理しておく必要があるのです。
日々のリソース管理が十分に行われていれば、資源の的確な供給と配分によってリソースを平準化させられます。また、トラブル発生を抑制するために、ルールとして「現場からの報告を早めに行うこと」が徹底されているチームは、情報共有をベースとしたリソース管理がが盛んです。
【押さえるべき】リソース管理における3つのポイント
ここでは、リソース管理における3つのポイントをご紹介します。自社でリソース管理を行う場合は、以下のポイントを必ず押さえるようにしましょう。
(1)適切なリソース配分を心掛ける
リソース管理には適切な配分を心掛けましょう。
どのプロジェクトにリソースが偏っているのか、適材適所にリソースが充てられているかをリーダーは監督しなければなりません。リソースが必要以上にある場合は別のプロジェクトに充てた方が効果的です。
そこで、プロジェクトの規模に応じた適切なリソースの見積もりが重要です。必要なリソースの種類と量を見積もりながら配分できれば、リソースが余ったり足らなくなったりするトラブルの可能性を低減させられます。
(2)解決する課題に優先順位をつける
リソース管理では、解決する課題に優先順位をつけることも欠かせません。
企業が進めるプロジェクトにおいて割けるリソースは限られています。プロジェクトによって抱える課題は異なるなかでも、必要となるリソースを効果的に充てるために、優先順位をつけて課題を解決する必要があるのです。
そこで、自社が抱えるプロジェクトの課題を洗い出し顕在化させましょう。その後、課題の優先順位をつけてアプローチすれば、トラブル対応に割く人員や金銭的コストが最小限で抑えられるメリットも得られます。
(3)情報共有を活発にする
リソース管理を成功させているチームは、共通して情報共有が活発に行われています。
自社に蓄積されたナレッジや顧客情報は、業界業種問わず企業において重要な経営資源であり、活用することでプロジェクトを効果的に進められます。一方、紙や口頭のアナログな情報共有では、スピード感を阻害し、認識齟齬や共有漏れも発生してしまうのです。
そこで、リソース管理における情報共有・蓄積が的確なチームは「Stock」のように、シンプルなITツールを使って情報共有を活発化させている点がポイントです。
リソース管理における情報共有におすすめのツール
以下では、リソース管理で必須の情報共有・管理におすすめなツールを紹介します。
リソース管理をするうえで、ヒト・モノ・カネ・情報が属人的に管理されていては、タスクの抜け漏れやアサインミスが発生します。そのため、各メンバー同士で情報共有・管理に適したツールを使い、リソースの「情報」を正しく共有できなければなりません。
また、情報共有・管理を行うために導入するツールは「シンプルで扱いやすいか」が大前提である点も注意しましょう。複雑なツールでは使いこなすまでに教育コストがかかったり、使いこなせずメンバー間の情報共有を阻害したりしてしまうのです。
結論、リソース管理における情報共有・管理には非IT企業における65歳以上のメンバーでも使えるほど、シンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にプロジェクトに必要なリソース情報をまとめて残しつつ共有できるうえ、直感的なフォルダでシンプルに管理が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」でテーマごとにリーダーとメンバー間の意思疎通も簡単です。
社内のリソース管理を最も簡単に効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リソース管理のメリットとポイントまとめ
ここまで、リソース管理のメリットと押さえるべきポイントを中心に解説しました。
リソース管理を正しく行うと、トラブルを防止したり適材適所に人材をアサインできたりするので、コスト削減に貢献します。そのためには、情報共有を活発化させ、リソース配分の優先順位をつける必要があるのです。
そこで、自社が持つさまざまなリソースの「情報」はメンバー間で素早く共有しつつ、将来的に活用できるように管理しましょう。ただし、管理すべきリソースが多いという理由だけで複雑なツールを選ぶのではなく、シンプルなツールでチームがストレスなく情報共有・管理できなければならない点に注意です。
そこで、プロジェクトに必要なリソースの情報を活用し効率化するには、Stockのように、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の過不足がない機能を持つシンプルな情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、社内のリソース管理を成功させましょう。
