予約のバッティングや予約ミス、混雑緩和などを防ぐためにも、予約表の適切な作成・管理は欠かせません。そこで近年では、スムーズな診察をするために、事前予約を推奨するクリニックが増加しています。
しかし、「使い勝手が良い予約表の作り方が分からず、顧客管理が面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クリニックで使える予約表を作成する3つの方法を中心にご紹介します。
- 予約表を作成したいが、作成方法が分からない
- 簡単に予約表を作成できるExcelのフォーマットを探している
- 顧客管理が簡単にできるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な予約表の作成・管理方法を見つける手がかりとなります。
目次
Excel編｜クリニックで使える予約表を作成する3つの方法
ここでは、クリニックで使える予約表の作成方法を3つご紹介します。Excelを使って予約表を作成しようと考えている方は参考にしましょう。
（1）表を自作する
小規模のクリニックでは、簡単な予約表を自作するのがおすすめです。
予約者の氏名や予約時間などの必要事項を事前にまとめた表を作成することで、誰が対応しても不備なく予約管理ができます。また、Excelには並べ替え機能が搭載されているため、電話で対応した順に予約情報を入力しても、予約時間の早い順に並べ替えられます。
そのため、予約が少なくて規模の小さいクリニックでは、簡単な表を自作すれば十分予約管理が可能です。
（2）マクロやVBAを使用する
マクロやVBAを使って予約表を自作する方法もあります。
マクロとは操作を自動化する機能で、VBAとはマクロ機能を使うのに必要なプログラミング言語です。マクロやVBAを使用すると、Excel操作の自動化が可能となるため、手間がかかる作業をすぐに終わらせることができます。
よって、マクロやVBAを活用して予約表を作成できれば予約管理を効率化できます。しかし、専門知識がないと作成するのは困難なため、クリニックでの導入は不向きです。
（3）フォーマットを活用する
「Excelで予約表を自作するのは難しい」という方は、既存のフォーマットを使って作成する方法もあります。
インターネット上には、業種ごとにさまざまなテンプレートが配布されています。はじめは、既存のフォーマットを利用し、少しずつ自身が使いやすい予約表へとカスタマイズしていけば、Excelの操作に慣れていない方でも無理せず予約表を導入できます。
以上より、フォーマットを使用することで、簡単に予約表の作成・運用を始められるのです。
【無料で使える】クリニックで使える予約表のフォーマット2選
クリニックで使える予約表のフォーマットを２つご紹介します。予約表の自作が困難と感じている方は参考にしましょう。
Excel｜クリニックの予約管理表のフォーマット
こちらは、日付と時間が書かれたシンプルな予約表のため、自身が使いやすいようにカスタマイズして使用しましょう。
Excel｜フリーテンプレートの予約管理表
こちらは「フリーテンプレート」が提供する予約表のフォーマットです。11:00～21:00を1時間単位で区切っており、どの時間帯に患者が集中しているのか一目で把握できます。
Excelでクリニックの予約表を管理するデメリット
Excelでクリニックの予約表を管理するデメリットについて解説します。適切に予約表を管理するためにも、デメリットは理解しておきましょう。
（1）複数で同時に編集するのが難しい
Excelは、複数人で同時に操作することが難しいため、管理や共有がしづらいというデメリットがあります。
Excelを使用して予約管理をするときは、基本的に1つのファイルで操作するため、同時編集が難しいです。そのため、予約の問い合わせが同じ時間帯に集中してしまうと、予約情報の更新をスムーズにできない可能性があります。
以上より、Excelは同時操作が難しく、情報更新を円滑に進められないリスクがあるため、クリニックの予約管理にはおすすめしません。
（2）業務が属人化しやすい
Excelは業務が属人化しやすいというデメリットもあります。
使い勝手の良い予約表を作成するには、マクロ機能を組みこむことが望ましいです。しかし、マクロのような専門性が必要な機能は、作成者しかメンテナンスができないリスクが生じてしまい、十分な引継ぎをしないとファイルがブラックボックス化されます。
そのため、プログラミングの専門知識が少ない職場では、業務が属人化しやすいExcelを使用した予約表の作成は控えましょう。
クリニックの予約表の管理に最適なアプリ
以下では、クリニックの予約表の管理に最適なアプリをご紹介します。
クリニックの予約表を効率良く作成したいならフォーマットを活用すべきです。しかし、Excelは同時編集ができず、業務が属人化しやすいため、チームで共有すべき予約表の作成・管理にはおすすめできません。
そこで、予約表の作成にはテンプレート機能が搭載されており、情報を簡単に書き残せるノート型アプリが最適です。また、クリニックの予約表は、予約対応をした人全員が簡単に作成できなければならないため、直観的に使えるアプリを導入しましょう。
結論、クリニックの予約表の管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の人でもストレスなく使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テンプレート機能がついているため、フォーマットを使用した予約表の作成と管理を効率化します。また、ノートには「メッセージ」機能も紐づいているため、話題が混ざらずに予約情報をリアルタイムですぐに共有できます。
情報を最も簡単にストック・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
クリニックの予約表のフォーマット紹介まとめ
これまで、クリニックで使える予約表の作成方法やおすすめのフォーマット、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。
使い勝手の良い予約表の作成には、フォーマットが役立ちます。しかし、Excelでの管理では専門性が必要だったり操作性が悪かったりするので、予約表の管理には予約情報を簡単に書き留められて、メンバー間ですぐに共有できるITアプリを導入しましょう。
しかし、多機能で複雑なアプリでは、使いこなせないメンバーがでてきてしまい、予約対応をするメンバーに偏りがでてしまいます。そのため、誰でも簡単に操作できるよう、直観的に使えるアプリが最適です。
結論、クリニックの予約表の管理に役立つアプリは、情報を簡単にストックでき、誰でも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的に予約管理をしましょう。
