報告書の作成・管理にあたって、紙の書類を共有する場合は作成に時間がかかってしまったり、瞬時にチーム全体での内容把握ができなかったりする問題が発生します。
このような報告書の作成・管理における問題を解決するには、クラウド型の報告書作成ツールの導入・運用が不可欠です。しかし、「どのようにツールを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のおすすめ報告書作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 数あるクラウド型報告書ツールから、自社にマッチするものを選びたい
- クラウド型の報告書作成ツールを導入して、活発な情報共有を目指している
- ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすると選定で意識すべきポイントが分かり、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
- 1 クラウド型の報告書作成ツールを使うメリット
- 2 クラウド型の報告書作成ツールを選定するポイント
- 3 【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選
- 4 おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
クラウド型の報告書作成ツールを使うメリット
クラウド型の報告書作成ツールは紙と異なり、時間や場所を問わずシステム上で報告書を作成・管理できるツールを指します。
そして、以下のメリットをあらかじめ社内に共有しておくと、導入後スムーズに社内へ浸透させられます。
リアルタイムで共有できる
報告書作成ツールのメリットのひとつに「リアルタイムで報告書を共有できること」が挙げられます。
紙の報告書は手渡しで提出したり、FAXで共有したりしなければならないため、チームや顧客・取引先へ共有するまで手間がかかります。一方、クラウドツールであれば報告書を簡単に共有したり、スマホからも操作したりできるのです。
このように、報告書作成ツールがあれば、紙の報告書にかかっていた無駄な時間が一気に減ります。
巨額の管理コストがかからない
紙媒体の報告書と比較して、管理コストがかからないこともツールのメリットです。
紙で書類管理をする場合、保管のためのスペース確保や物品費、プリンターの維持費などのコストがかかります。さらに、印刷時には1枚あたりおよそ3円から5円（モノクロ印刷の場合）が必要なため、年間で見ると巨額のコストです。
一方、クラウドツールであればオンラインですべてのデータを管理できるので、紙の書類管理にかかっていたコストを減らせるのです。ただし、クラウドツールであっても月額料金はかかるため、料金面も考慮しながらツールを選びましょう。
クラウド型の報告書作成ツールを選定するポイント
クラウド型の報告書作成ツールには多くの種類があります。そこで、以下のポイントを把握して、自社に適したツールを選定しましょう。
（1）円滑な情報共有ができるか
まずは、メンバー内で円滑な情報共有ができるか確認しましょう。
報告書に関わるスムーズな情報共有は、トラブル回避や迅速な意思決定につながるので、ビジネスにおいて重要です。
そして、報告書の共有手段をひとつに絞ると情報が分散しないため、メンバー間の認識齟齬などのトラブルを防げるのです。また、リモートワークなどで遠方にいるメンバーでも簡単に情報を確認できるので、意思決定がスムーズになります。
（2）サポート体制が整っているか
ツールを導入するうえで、サポート体制の充実度は欠かせません。
ツールの導入から運用はもちろん、トラブル発生時に十分なサポート体制が整っていなければ、業務に大きな支障をきたすことになってしまうのです。
したがって、トラブルや分からないことがあれば、早急に対応してもらえるサポート体制があるかを確認しておきましょう。たとえば、サポートが1営業日以内の対応である「Stock」のような情報管理ツールを使うと、安心して使えるのでおすすめです。
（3）操作は簡単か
ストレスなくツールを運用するためには、「誰でも使えるか」を重視しましょう。
多機能なツールは操作が複雑で社員が使いこなせず、せっかくツールを導入しても放置されてしまい、運用コストだけがかかってしまうのです。そのため、ITに詳しくない従業員でも使えるツールを選びましょう。
たとえば、「機能に過不足がないシンプルなツール」を導入すべきです。
【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選
以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールを8選ご紹介します。
クラウド型の報告書作成ツールがあれば、書類の保管スペースが不要です。そして、テンプレート機能や情報管理機能で、煩雑になりがちな報告書の業務をスピーディに進められます。
一方、WordやExcelの報告書は、共有するときにメールを介さなければなりません。さらに、社内サーバーにファイルを保存すると「どこにあるのか見つからない」と何分も探し続けることになるのです。
ただし、多機能なツールでは、ITに詳しくない社員が使いこなせません。そこで、自社が選ぶべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で簡単に報告書を作れるうえ、WordやExcelを添付してすぐに共有できます。また、報告書を「フォルダ」で整理すれば、重要な書類や早急に確認したい書類へ直感的にアクセスできるのです。
【Stock】報告書の作成から管理を最も簡単に効率化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】世界最大規模のビジネスチャットツール
SlackはアメリカのSlack Technology社が運営している世界最大規模のクラウド型ビジネスチャットツールです。
Slackの特徴
- 多様な外部サービスと連携できる
- 報告書のトピックごとの整理できる
SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、さまざまな外部サービスとの連携できます。
報告書に関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて一箇所にまとめられて、トピックごとに整理できます。
Slackの注意点
- 重要な情報を見逃してしまう恐れがある
- ITリテラシーが必要になる
Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネルが増えすぎてしまうと、大切な報告を見逃す恐れがあります。
多機能でさまざまな用途に使えますが、操作性が複雑なのでITに詳しくない社員が使いこなせない可能性があります。
Slackの機能
Slackの主な機能は「チャンネル」「ハドルミーティング」です。
- チャンネル
- ハドルミーティング
プロジェクトごとに「チャンネル」を作成し、情報共有ができます。
Zoomなどのほかのツールを使わずにSlack上でミーティングができます。
Slackの料金
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE
LINE WORKSはLINEのように使える、ビジネスシーンに特化したクラウドツールです。
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ感覚で操作できる
- 社内・社外を問わずやりとりできる
LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
LINE WORKSユーザーであれば、外部の関係者ともやりとりできます。
LINE WORKSの注意点
- チャットが流れてしまう
- 既読機能を負担に感じる場合がある
LINEと同様にメッセージが次々と流れてしまうため、目的の報告をスムーズに見つけられない場合があります。
既読機能があるので、返信やリアクションをしなければならないと感じる場合もあるので注意が必要です。
LINE WORKSの機能
LINE WORKSの機能の主な機能は「トーク」「掲示板」です。
- トーク
- 掲示板
LINEと同様にスタンプでリアクションができます。
チャットでは見逃してしまう情報でも、特定のメンバーに知らせることができます。
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月
- アドバンスト：960/ユーザー/月
【Pace】集計機能から情報を可視化するツール
Paceは報告書の入力から、集計機能によって営業内容や営業利益の数値を可視化できるツールです。
Paceの特徴
- 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化できる
- 報告書から多角的な経営分析できる
案件の登録や報告書内容の入力によって、案件ごとの営業利益の数値がリアルタイムで可視化できます。
サービスや案件区分に応じた課題の特定ができるなど、多角的な経営分析が可能です。
Paceの注意点
分析や集計には優れていますがチャット機能が不足しているため、メンバーとの意思疎通は難しいと言えます。
Paceの機能
Paceの主な機能は「報告書入力」「作業分析」「集計機能」です。
- 日報入力
- 作業分析
- 集計機能
案件ごとの業務内容と作業時間を入力することで、案件に応じた工数原価を把握できます。
報告書に登録されたすべての業務内容を検索できるため、業務の進捗や課題の分析が可能です。
全体や個別での営業利益の集計ができ、どの案件区分または顧客から利益が出ているかを見える化できます。
Paceの料金体系
- 550円/ユーザー/月
【サイボウズOffice】マネジメントに役立つ機能を備えるツール
サイボウズOfficeはサイボウズが提供する、マネジメントやチーム力の強化を図るのに適したクラウドツールです。
サイボウズOfficeの特徴
- 豊富なオプション連携ツールの完備
- リーズナブルな料金体系
リモートサービスやセキュアアクセスなど、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は500円/ユーザーから契約できます。
サイボウズOfficeの注意点
- 操作が複雑
機能が豊富なのでカスタムが自由にできますが、直感的に操作するのは難しい可能性があります。
サイボウズOfficeの機能
サイボウズOfficeの主な機能は「報告書」「掲示板」「ファイル管理」です。
- 報告書
- 掲示板
- ファイル管理
商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットで作成・共有ができます。
任意のグループメンバーに報告できるほか、リアクション機能で円滑に社内コミュニケーションを図れます。
報告書のデータを共有でき、更新履歴管理機能によって文書を誤操作で上書きしてしまった場合も修正ができます。
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダードコース
- プレミアムコース
500円/ユーザー/月
800円/ユーザー/月
【未来日報】顧客との関係構築に貢献するクラウドツール
未来日報は、報告書の作成から顧客とのコミュニケーションがとれるクラウドツールです。
未来日報の特徴
- 顧客情報を管理できる
- リマインド機能がある
顧客情報を蓄積していくことで、自動的に顧客に関するデータが管理されます。
報告書にスケジュールを入力することで、自動的に次のアクションが作成されます。
未来日報の注意点
- 画像やファイルの添付ができない
報告書に画像やファイルの添付ができないため、現場との連携を必要とする企業には不向きだと言えます。
未来日報の機能
未来日報の主な機能は「報告書」「顧客管理」です。
- 報告書
- 顧客管理
報告書の共有によりチーム内からのリアクションを受け取れるほか、他のメンバーの報告書も見られます。
蓄積された顧客情報から検索機能によって目的の顧客に関する報告書へとアクセスできるほか、プライベートタグを付けることによって重要な文書を管理可能です。
未来日報の料金体系
- Aプラン：6,600円/月
- Bプラン：15,400円/月
- Cプラン：28,600円/月
【Web報告書クラウド】作業効率化に役立つクラウドツール
Web報告書クラウドは、高い拡張性を持つ報告書作成ツールです。
Web報告書クラウドの特徴
- システムで自動的に報告書を作成できる
- 内部IDで簡単に管理できる
報告書に記載したい情報を入力すれば、自動的に体裁の整った報告書を作成できます。
Web報告書クラウドでアップロードした報告書には内部IDがつけられるため、識別・管理が簡単です。
Web報告書クラウドの注意点
- ITリテラシーによって使いこなせない可能性がある
Web報告書クラウドは機能が豊富なため、社員のITリテラシーによっては使いこなせない可能性があります。
Web報告書クラウドの機能
未来日報の主な機能は「報告書ひな形」「タイマー設定」「キャビネット整理」です。
- 報告書ひな形
- タイマー設定
- キャビネット整理
報告項目など報告様式をひな形として事前登録できます。
決まった送信日時があるときは、あらかじめ時間を設定しておくことで自動配信できます。
クラウド上にキャビネットを作成し、報告書だけでなくさまざまな電子ファイルを管理できます。
＜Web報告書クラウドの料金体系＞
- 料金は問い合わせが必要です。
【NIPOPLUS】テンプレートで簡単に報告書を作成できるツール
NIPOPLUSはテンプレートで簡単に報告書を作成できるクラウドツールです。
NIPOPLUSの特徴
- 報告書テンプレートを自由にカスタマイズできる
- 報告内容をもとにデータの集計やグラフ作成ができる
100種類以上の報告書テンプレートから、内容にマッチした仕様にカスタマイズできます。
集計機能やグラフ化により、チームのメンバーの営業利益などのデータが一目で把握できます。
NIPOPLUSの注意点
- 無料お試し期間に変更がある
旧版のNipoは無料お試し期間が60日間でしたが、NIPOPLUSは30日間に短縮されています。
NIPOPLUSの機能
NIPOPLUSの主な機能は「報告書テンプレート」「報告書提出状況一覧」です。
- 報告書テンプレート
- 報告書提出状況一覧
100種類以上にわたる豊富なテンプレートが用意されており、項目に従うだけで報告書を作成できます。
報告書の提出状況を把握できるだけでなく、プレビュー機能で内容の修正も可能です。
NIPOPLUSの料金体系
- 無料プラン
- 有料プラン
0円
180円/ユーザー/月
おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツールと選定ポイントを中心にご紹介しました。
クラウドツールには「リアルタイムでの情報共有」や「文書管理の煩雑さを解消」というメリットがあります。しかし、報告書は作成から管理までが一元化されなければ、情報資産として活用できないので注意しましょう。
また、「ファイルが増えるにつれて、管理の手間がかかる」という状態では意味がありません。そこで、誰でも簡単に報告書を管理できる仕組みが必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、報告書に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方がすぐに使いこなせる「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、報告書業務をはじめとした社内の情報共有を円滑にしましょう。
