PTA運営は「仕事」や「子育て」と並行しなければならない場合が多いため、保護者にとって大きな負担だと言えます。そのため、「ほかの保護者に連絡するだけで一苦労だ」という声も少なくありません。
そのような声から、最近では負担を減らすために、連絡手段を紙やメールから「アプリ」に変更するケースが増えているのです。しかし、PTA向けのアプリは種類が多いので「どれが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PTAの連絡が簡単なおすすめのアプリ・ツール7選を中心に紹介します。
- ほかの保護者への連絡が面倒で困っている
- 気軽に導入できる情報共有アプリを探している
- 使い方が難しくない、シンプルなアプリが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、保護者同士の情報共有を簡単にする方法と最適なアプリが見つかります。
目次
- 1 PTA運営をオンライン化すべき3つの理由
- 2 【必見】PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツール7選
- 3 PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールまとめ
PTA運営をオンライン化すべき3つの理由
はじめに、PTAの運営になぜアプリが必要なのかを解説します。メールや連絡網などのアナログな手法で情報共有をしている学校は必見です。
（1） ペーパーレス化を実現できる
まずは、アプリを導入すると、ペーパーレス化を実現できます。
連絡やお知らせなどを紙で共有している場合、人数分の印刷をする手間がかかるほか、紛失したときに困ってしまうのです。一方、アプリを活用すれば、かさばることなくオンライン上ですべての連絡を管理できます。
また、スマホひとつでお知らせを確認できるので、忙しいPTA役員でもストレスになりません。このように、PTAの運営にアプリを導入すると、連絡やお知らせを紙で管理する必要がなくなり手間が大幅に省けます。
（2）連絡がスムーズになる
次に、アプリを利用すれば、情報共有がスムーズになります。
情報共有の手段が電話（連絡網）の場合、すべての保護者に連絡が行き届くまでに時間がかかります。また、メールでお知らせを共有しても、ほかのメールに埋もれて見逃してしまう恐れもあるのです。
一方、アプリを使えばお知らせがすぐに保護者へ共有され、PTAの連絡以外は通知されないので見逃す心配がありません。以上のように、アプリを活用することで、PTAの情報共有がスムーズになるのです。
（3）効率よく引き継ぎできる
最後に、アプリを使うとPTA業務の引き継ぎが簡単になります。
PTAは年度ごとに入れ替えがあるため、新年度のまえに引き継ぎをする必要があります。しかし、紙の資料や口頭での引き継ぎの場合、情報の追加・更新は手書きする手間がかかるほか、「言った・言わない問題」が起こりやすいのです。
一方、アプリがあれば、引き継ぎ資料の更新・管理が簡単にできます。また、何度も使い回しができるので、毎年発生する面倒な引き継ぎ業務もすぐに終わらせられるのです。
このように、PTAにアプリを導入すれば、引き継ぎ資料の編集にかかる手間や保護者同士のトラブルを防止するなど、引き継ぎの負担が大きく減ります。
【必見】PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツール7選
以下では、PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツールを7選紹介します。
保護者への連絡手段に、紙や連絡網などのアナログな手法を使うと、スピーディな情報共有ができません。また、「お知らせのプリントをなくてしまった」「重要な連絡をメモできていなかった」などの事態を避けるためにも、PTA運営にはアプリの活用が最適です。
一方、アプリを選ぶときは「保護者全員が使いこなせるか」が重要です。「費用が無料だから」といった理由で導入しても、使いづらくて、保護者に馴染まなければ「大切なお知らせを確認してくれない」という事態になりかねません。
結論、PTA運営を効率化するには、デジタルが苦手な保護者でも簡単に使える情報共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はリアルタイムで保護者に共有されるので、重要な情報もすぐにお知らせできます。さらに、「メッセージ」を使えば保護者や役員で連絡を取り合えるため、これまでのように「LINEを交換するのが嫌だ」という保護者にも最適です。
PTAの運営・連絡業務の負担を解消するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ「Miley PTA」
＜Miley PTAの特徴＞
- LINEを交換する必要がない
- 電話を介さず連絡できる
Miley PTAだけで情報共有ができるので、保護者同士のLINE交換は必要ありません。
連絡網機能により、お知らせやアンケート、安否確認などの連絡を種別毎に投稿できるので、スムーズな連絡を実現します。
＜Miley PTAの注意点＞
- 画像や動画の共有には不向きな傾向にある
画像やPDFなどを共有することもできますが、受信者のデータ通信量が増えないようにファイルサイズは極力小さくするなど、配慮が必要です。
＜Miley PTAの料金体系＞
- 50人まで：600円/月（月払い）
- 100人まで：1,100円/月（月払い）
- 200人まで：1,500円/月（月払い）
- 300人まで：1,900円/月（月払い）
- 400人まで：2,300円/月（月払い）
- 500人まで：2,700円/月（月払い）
- 600人まで：3,100円/月（月払い）
- 1,000人まで：3,500円/月（月払い）
- 1,000人以上：要問い合わせ
ストレージ追加・自動翻訳などのオプション料金については、HPをご確認ください。
PTA業務の省力化につながるクラウドツール「CoDMON」
＜CoDMONの特徴＞
- 機能を細かくカスタマイズできる
- アンケート機能がある
10個以上のオプション機能があり、用途にあわせて細かくカスタマイズできるようになっています。
アンケート機能があるので、出欠確認が簡単にできます。
＜CoDMONの注意点＞
- 利用したい機能に追加料金がかかる可能性もある
一部の機能は月額料金に加えて「オプション料金」がかかるので、注意が必要です。
＜CoDMONの料金体系＞
- 基本利用料（定員 ～30名）：3,300円/月
- 基本利用料（定員 31～60名）：5,500円/月
- 基本利用料（定員 61～100名）：8,800円/月
オプション機能等の料金については、HPをご確認ください。
ファイル共有もできるグループウェア「LINE WORKS」
＜LINE WORKSの特徴＞
- フリープランから用意がある
- 使い勝手が良い
100人まではフリープランのまま利用できるので、コスト面での心理的負担がかかりません。
LINEと同じ操作性でありつつ、フォルダ管理やイベント共有も一元化できるので、使い勝手が良いと言えます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- LINEの交換に抵抗感がある保護者もいる
LINEの交換を望まない保護者も多く、導入のときに反対の声が挙がりかねない点に注意が必要です。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリープラン：無料
- スタンダードプラン：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：960円/ユーザー/月（月払い）
無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ「BAND」
＜BANDの特徴＞
- さまざまな用途に使える
- あらゆるデバイスに対応している
掲示板機能のなかには、参加者募集や投票、TODOなどが備わっているので、さまざまな用途で使うことができます。
スマートフォンやPCだけでなく、ガラケーにも対応しているので、それぞれの環境に合わせて利用できます。
＜BANDの注意点＞
- 情報が流れやすい
BANDはチャット形式でやりとりするので重要な情報も流れてしまい、大切なお知らせを見逃しかねない点に注意が必要です。
＜BANDの料金体系＞
掲示板・トークを含むすべての機能を無料で利用できます。
PTA会費を簡単に集められるアプリ「Piita」
＜Piitaの特徴＞
- 会費を回収できる
- 集計の状況を一目で把握できる
クレジットカードまたは銀行振込で会費を支払えるようになっており、オンライン上で会費収集が完結します。
名簿機能と集計機能を併用すると、学年やクラスなどの区分別に対応した集計状況を確認できます。
＜Piitaの注意点＞
- オンライン支払だと、決済機能料と振込手数料がかかる
決済利用料が会費に対して6％、振込手数料が275円かかることは、ほかの保護者に事前に伝えておきましょう。
＜Piitaの料金体系＞
PTA会員の人数を問わず、料金は9,800円/年間です。
無料から使えるメーリングアプリ「らくらく連絡網」
＜らくらく連絡網の特徴＞
- 日程調節機能も付いている
日程調節機能がついているだけでなく、未回答者にはワンタップで催促できるので、わざわざ声掛けをする必要がありません。
＜らくらく連絡網の注意点＞
- 無料プランの場合、広告がついてくる
無料プランで利用する場合は広告がつくので、使いづらい可能性もあります。
＜らくらく連絡網の料金体系＞
- 無料版
- 有料版
広告あり：0円
定員 1～100名：5,500円/月
定員 101～300名：11,000円/月
定員 301～500名：16,500円/月
定員 501～1000名：33,000円/月
PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールまとめ
ここまで、PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールを紹介しました。
PTAの連絡手段が紙・電話・メールのままでは「情報共有」の面で多くのデメリットがあります。たとえば、すべての保護者に情報が届くまで多くの時間がかかったり、大切なお知らせを見逃したりしかねないのです。
したがって、保護者の情報共有を円滑にして、PTA運営の負担を減らすためには情報共有アプリが必須です。ただし、多機能なアプリは保護者が使いこないので、「誰でも簡単に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
したがって、ITに詳しくない方でも導入した即日から使えるツールを利用すれば、保護者も安心して情報共有ができます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、PTA運営の負担を解消しましょう。
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