自社の製品を他社に説明するときに役立つのが提案書です。顧客に刺さる効果的な提案はビジネスチャンスを得る契機になるため、重要な業務だと言えます。
しかし、「提案書の作成に時間がかかっており、ほかの業務を圧迫している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は提案書作成におけるポイントやおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
- 提案書作成のコツを知り、顧客に刺さる提案書のノウハウを社内へ展開したい
- 短時間で提案書を作成できるように、自社に適したテンプレートを導入したい
- 提案書の作成からその後のプロジェクト管理までをスムーズに進める方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。
目次
【Word/Excel】すぐに使える提案書のテンプレート4選
質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、提案書の作成に使えるテンプレートをご紹介します。
【Word】メリットを記載できる提案書テンプレート
こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。
メリットを記載する欄があるので、顧客に伝わりやすい提案書を簡単に作成できます。
【Excel】使いやすいシンプルな企画提案書テンプレート
こちらは、業務用テンプレートが公開しているExcel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。
提案書に必要な基本項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用することも可能です。
【Excel】情報を抜け漏れなく記載できる提案書テンプレート
こちらは、スマートドキュメントが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
情報を書き込む欄が広いので、伝えたい提案の内容を抜け漏れなく記載できます。
【Excel】課題の分析に重点を置いた提案書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
課題の分析に必要な項目があらかじめ用意されているので、現状分析から解決策の提案までを順序立てて進めたいチームにおすすめです。
テンプレートを使うときの注意点
提案書の作成にWord/Excelのテンプレートを使うときは、以下の点に注意しましょう。
- ファイルが乱立する
- 共有が面倒
- 更新漏れ
提案書をファイルごとに作成・管理するので、新しい提案書を作成していくと、ますますファイルが乱立します。ストレージ内で階層的に管理しても、必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。
提案書をメンバー間で共有するには、当該ファイルをメールで転送するか、ファイルへのリンクを送信する必要があります。
提案内容が変更されたときは、その都度ファイルを同期しなければなりません。そのため、更新漏れによる対応ミスなどが誘発される恐れがあります。
このように、テンプレートを使うと簡単に提案書を作成できる代わりに、ファイルによる管理が要求されます。そのため、昨今では「Stock」のような情報共有ツールを活用し、提案書の作成から管理までを一元管理する企業が増えているのです。
提案書の作成からプロジェクト管理にも役立つITツール
以下では、提案書の作成・共有からプロジェクト管理にも役立つITツールを紹介します。
テンプレートを活用すると提案書の作成を効率化できる一方、ファイルが増えると適切な管理が難しくなります。さらに、提案に関する連絡やファイルのやりとりをメールでしていると埋もれてしまい、目的の情報を見つけるにも時間がかかります。
そこで、提案に関する情報やメッセージを紐づけて管理するツールを活用し、画面上の往来をなくして情報を探す手間や確認漏れなどのミスを削減しましょう。ただし、多機能なツールを導入しても、ITに疎いメンバーが使いこなせず放置してしまいます。
したがって、シンプルな機能を備えたツールを導入しましょう。結論、提案書の作成からプロジェクト管理にも役立つのは、情報をノートに残すだけで簡単に管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」作成した提案書は、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」活用すると、ノートごとのやりとりが可能になり、提案書作成業務がスムーズに進みます。
最も簡単に提案書をはじめとした情報管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
提案書作成で押さえるべき4つのポイントとは
ここからは、提案書作成で押さえるべきポイントを4つ紹介します。以下のポイントを押さえられていない提案書は採択されにくくなるので注意しましょう。
（1）目的を明確に記載する
採用される提案書は目的が分かりやすく、相手のニーズを正しく捉えています。
提案書は「顧客の抱える課題に対して、自社の提案がどのように課題を解決できるか」を説明する書類です。そのため、要点が過不足なく整理されており、提案書を一読するだけで伝えたい内容がすぐに分かるものでなければなりません。
したがって、提案書作成時は提案の目的を明確に記載したうえで、読みやすい体裁に整えましょう。
（2）提案先の課題を分析する
提案書には提案先の課題を分析した結果を記載しましょう。
課題分析の結果を記載すれば、説得力が増すので顧客の納得を得やすくなります。また、課題分析のときには、内部環境・外部環境を分析する「SWOT分析」や、市場・競合・自社の動きから客観的に分析できる「3C分析」などのフレームワークの利用が有効です。
このように、顧客の課題を定量的に把握することで適切なアプローチ方法を提案できるのです。
（3）メリットを分かりやすく記載する
採用される提案書には、メリットが分かりやすく記載されています。
企画を提案するうえで「提案を受諾したら顧客がどのようなメリットを得られるのか」は採用可否を決める重要な項目です。そのため、メリットは数値を使うなど具体的に表しましょう。
また、数値で示しにくい内容は、提案した企画を採用したあとにどのような結果をもたらすかを分かりやすく記載することがポイントです。
（4）全体像が分かるスケジュールを記載する
提案後のプロジェクトにおけるスケジュールの記載も、通りやすい提案書の作成において欠かせません。
スケジュール感が分からなければ、顧客は「いつまでに提案の効果が現れるのか」が分かりません。そこで、提案後のスケジュールを一目で理解できる状態にしましょう。たとえば、図やグラフを使って全体像を把握できるようにすると効果的です。
ただし、提案した内容であっても期限間近で間に合わせるようなスケジュールは控えるべきです。現場における社員のリソースを考慮して、無理のない期日を設定しましょう。
また、プロジェクトを進めるうえでは、関係者全員が内容を正確に把握していなければなりません。そこで、提案書の作成からプロジェクト管理までを一貫してできる「Stock」のようなITツールを使えば、認識がズレることが少なくなります。
提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ
ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートを紹介しました。
提案書を作成するときは、課題の分析や解決策の策定などで多くの情報を押さえなければなりません。そこで、テンプレートを使うと提案書を効率的に作成できる一方、プロジェクトに関わるすべての情報を紐づけて管理するには、ITツールによる一元管理が必須です。
ただし、使いこなすには高いITリテラシーが要求される高性能なツールでは、全社的に浸透せず運用が形骸化してしまいます。したがって、メールやファイルなどあらゆる情報の管理に過不足のない機能を備えたツールを活用しましょう。
結論、Stockのように、非IT企業の社員でも提案からプロジェクトまで一元管理できる情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で提案書の作成からプロジェクト管理までの情報共有を簡単に効率化しましょう。
