パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書は視覚的に分かりやすくすると内容が伝わりやすくなるので、パワーポイントで作成している企業も多いのです。
しかし、「パワーポイントで提案書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントで提案書を作る手順やテンプレートを中心に解説します。
- パワポで分かりやすい提案書を作る方法を部下に教育したい
- 顧客に刺さる提案書を作成して、顧客の獲得件数を上げたい
- パワポの資料作成に社内ルールを設けたい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書を作成するポイントが分かり、顧客に刺さる提案書を作成できるようになります。
目次
【OK例あり】パワポで作る提案書の4つのルールとは？
ここでは、パワポで作る提案書の4つのルールをご紹介します。以下のポイントを押さえられていない提案書は、意図が正しく伝わらない可能性があるので注意しましょう。
（1）ワンスライド・ワンメッセージにする
スライドの第一印象を向上するために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。
ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。
そのため、結論ファーストを意識しながらスライドを作成する必要があるのです。
（2）冗長な文章にしない
冗長な文章にしないことも、パワポの提案書では重要なポイントです。
文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。そのため、以下3つの要素を組み込む必要があります。
- 自社製品を導入したときの効果
- 相手が負担する総コスト
- 導入したあとに起こる問題の解消方法
顧客や取引先の業界業種によって必要な項目は変わりますが、上記の3項目は必須になります。
（3）6W2Hを意識する
分かりやすい提案書は、6W2Hを意識して作られています。6W2Hは以下の英単語の頭文字からなる造語です。
- What（何を）
- Why（なぜ）
- When（いつ）
- Where（どこに）
- Who（誰が）
- Whom（誰に対して）
- How much（いくらで）
- How to（どのように）
6W2Hが意識された文章であれば、こちらの意図が正確に相手に伝わるようになります。そのため、抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、相手が不信感を抱いてしまうのです。
（4）色を制限する
パワーポイントで提案書をつくるとき、三色までに色を制限しましょう。三色の分類は以下3つです。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
ベースカラーはスライド全体の70%を占める背景の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために基本的には白を使いましょう。
メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25％を占めるので分かりやすい色を選択しましょう。
アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5％程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。
使用する色を制限すると強調したい箇所が一目で理解できるので、伝わりやすくなる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」という視点でスライドを作成することがポイントです。
パワポを使った提案書の作成手順
ここでは、パワーポイントを使って提案書を作成するときの手順を解説します。以下のプロセスに沿うと、説得力のある提案ができるようになります。
（1）構成を考える
はじめに、全体の構成を考えます。
構成を考えずに見切り発車で作成を始めると、冗長な提案書が出来上がってしまいます。掘り下げが必要な部分に多くのスライドを使い、ほかの情報をメリハリをつけるには、全体の構成を考える最初のステップが重要です。
構成を考えるときは、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進行します。
（2）目次作成する
構成を考えたら、提案書の目次を作成します。
提案者は当日の進行内容を把握していますが、聞き手はその場で初めて提案書を目にするため、目次がなければ提案の進み方がわからず混乱します。そのため、提案内容に踏み込む前に、必ず全体の構成を一目で伝えられる目次を示すべきです。
さらに、長い時間をかける提案の場合は提案書の最初のみに目次を作成するのではなく、各セクションの区切りにも目次を置きましょう。すると、聞き手が構成や進度を把握しながら安心して提案を聞き続けられます。
（3）各スライドを作成する
目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。
重要なのは、「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。どれほど内容が濃く伝えたいことが多くても、一つのスライドに多くの情報が詰め込められると聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。
スライドの作成を終えたら、各スライドの説明にかかる時間が最初に決めた時間配分を守れるか再確認しましょう。
（4）体裁を整える
最後に、提案書全体の体裁を整えます。
ベースカラー・メインカラー・アクセントカラーの三色を一貫して使ったり、「6W2H」の原則を守れているかを確認したりします。最後に、作成者自身で誤字脱字などのチェックをしたら、第三者からのダブルチェックを依頼しましょう。
提案書は、今後類似の資料を作成する際の参考にできるように、チームで管理する場所への保管が重要です。ただし、Wordやパワポなどのファイルが増えると紛失リスクが大きくなるので、今日では「Stock」のようなツールで一元管理する企業が増えています。
パワーポイントの提案書に使える無料のテンプレートサイト3選
以下では、パワーポイントで提案書を作成するときに使えるおすすめサイトを紹介します。テンプレートを使えば提案ごとに体裁を分ける必要がなくなり、作成や確認をする工数を減らせます。
PPTips
PPTipsは、PowerPointの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。
いずれのテンプレートも無料ダウンロードが可能なのでコストを抑えられます。
企画塾
企画塾は、無料登録でテンプレートをダウンロードできるサイトです。
さらに、テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。
Microsoft
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
既存テンプレートを自由にカスタマイズ可能で、顧客や取引先のニーズに柔軟に対応できます。
【要注意】パワポで提案書を作成するデメリットとは
パワーポイントで提案書を作成するデメリットは、以下の2点です。
- リアルタイムで編集内容を共有しづらい
- データを集約できない
パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへのアップロードする必要があります。したがって、リアルタイムの共有に手間がかかり、スムーズな業務の進行を妨げる恐れがあります。
パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなってしまいます。
このように、パワーポイントには提案書の共有、管理にデメリットがあるので、昨今では「Stock」のように誰でも簡単に情報共有できるツールを使う企業が増えています。
パワーポイントで作成した提案書の共有・管理に役立つおすすめのツール
以下では、パワーポイントの提案書ファイルを簡単に管理できるツールを紹介します。
パワーポイントはデザイン性や視覚的効果の高い資料をつくれます。しかし、作成したファイルが共有しづらかったり、ファイルが増えて管理が煩雑になったりとデメリットがあるので、社内連携や保管の面で運用を工夫する必要があります。
そこで、提案書の作成から運用までサポートできるITツールを導入して、ファイル管理のストレスを解消しましょう。とくに、ITに詳しくない社員でも使いこなせるほど簡単なツールであれば、チームへすぐに浸透します。
結論、提案書の作成から管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にはパワーポイントの提案書ファイルはもちろん、文章も残せるうえリアルタイムでメンバーに共有できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を使えば、テーマごとに話題が入り乱れることがなくなるのです。
最も簡単に提案書を管理できるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ
ここまで、パワーポイントで提案書を作成するコツや方法、テンプレートを中心に解説しました。
パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ツール単体では情報共有ができない欠点があります。そのため、わざわざツールを切り替えなければならず、最終的にはどこで共有したのか分からなくなるのです。
しかし、提案書からプロジェクトの管理までを、個人で管理するのは困難です。そこで、情報管理に優れたITツールを使い、あらゆる社内情報を一元化すべきなのです。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも提案書の作成・共有・管理が簡単にできる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報共有・管理を効率化させましょう。
