プロジェクトを客観的に把握するには、プロジェクト報告書を作成・共有する必要があります。報告書によって進捗が可視化されると同時に、当初の計画通りに進んでいるか確かめられるのです。
一方で、プロジェクト報告書を作成する担当者によって記載事項や体裁がバラバラで、適切に運用できていない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトにおける報告書の記載事項とテンプレートをご紹介します。
- すぐに使えるプロジェクト報告書のテンプレートを知りたい
- プロジェクトの進捗状況を適切に把握したい
- 作成した報告書がすぐに見つかるように管理したい
という方は本記事を参考にすると、プロジェクト報告書のテンプレートが見つかるだけでなく、適切に管理する方法も分かります。
目次
プロジェクトの報告書とは
プロジェクトの報告書とは、プロジェクトの進捗や完了を報告し、成果と課題を明らかにして対策を立てる書類です。
プロジェクトは実施するだけでなく、内容を振り返って次の運営に生かす必要があります。そこで、プロジェクトの報告書は報告に使うだけでなく「良い点や改善点の記録を残しておく」点においても不可欠なのです。
そのため、後から見返すメンバーが理解できるように、簡潔に分かりやすく記載しなければなりません。
報告書を作成する理由とは
以下では、プロジェクト報告書を作成すべき理由を紹介します。これまで文書に残してこなかった企業は必見です。
プロジェクトを適切に把握するため
報告書はプロジェクトを適切に把握するために作成します。
プロジェクトに何らかの問題があった場合、状況を把握していなければ対応できません。そこで、報告書があれば課題を客観的に把握できるので、チーム全体で共通認識を持って問題に取りかかれるのです。
そのため、報告書は誰が読んでも難なく理解できるものでなくてはなりません。具体的には、成果と課題を端的に記載し、数値を用いながら定量的に記載することが重要です。
振り返りをプロジェクトに役立てるため
報告書を作成するもうひとつの理由は、今後のプロジェクト運営に役立てるためです。
報告書があれば、計画と現状を照らし合わせて、順調に進行している部分と遅れが発生している部分を正確に把握できます。その結果、今後とるべきアクションが明確になり、タスクの振り分けや人員配置の見直しなどの対応が可能になるのです。
しかし、優れた報告書を作成しても、適切に管理しなければ活用されずに放置されてしまいます。そのため、あらゆる情報が流れないように蓄積できる「Stock」などのツールを利用して、目的の情報をすぐに見つけられるようにしましょう。
プロジェクト報告書における5つの記載事項
プロジェクト報告書には書き方があり、フォーマットに沿うことで情報に過不足のない報告書を作成できます。以下の5つの事項を報告書に盛り込んで、効果的な報告書を作成しましょう。
（1）プロジェクトの概要
まずは、「どのプロジェクトの報告書か」を一目で理解できるように、概要を端的に記載しましょう。概要に記載すべき項目として、以下の3点が挙げられます。
- プロジェクトの背景
- プロジェクトの目的
- 現時点での達成状況
「当該プロジェクトを実行する背景と目的」を冒頭に記載することで、プロジェクト全体の方向付けができます。また、現時点での達成状況があれば、ゴールからの現在地が明らかになるため、具体的な対策も立てやすくなるのです。
（2）稼働状況・進捗率
次に、プロジェクトの稼働状況や進捗率を記載します。
たとえば、システム開発の案件であれば「システムが適切に稼働しているか」「トラブルやバグが発生していないか」「ユーザーからの問い合わせ状況に問題はないか」などを各担当者が報告して、メンバー全体に共有することが大切です。
それゆえ、報告書をスムーズに共有する仕組みが不可欠です。そこで、プロジェクト報告書を任意のメンバーへすぐに共有できるITツールを使って、リアルタイムでやりとりできるようにしましょう。
（3）実績・得られたもの
次に、現時点での実績や成果を記載します。
実績は客観的に成果を判断できるよう、具体的な数値などを用いて定量的に示しましょう。たとえば、「業務フローを見直した結果、無駄な作業が効率化してコストが◯％削減された」といった記載が望ましいです。
具体的に記載すれば、根拠を持って実績の記録を残せます。
（4）プロジェクトの評価
次に、プロジェクトの評価点と反省点を記します。
「プロジェクトの運営体制が十分だったか」「人員や予算の配分は適切だったか」「コミュニケーションは円滑だったか」など、自社で評価項目を定めたうえで、各項目を検証してひとつずつ記載しましょう。
また、進捗が遅れた場合には原因を突き止めて、再発防止について議論することが重要です。加えて、進捗に影響した外的な要因などがあれば、詳細に記載しておくと今後のプロジェクト運営に生かせます。
（5）今後の課題と対策
最後に、報告書には今後の課題と対策を記載しましょう。
問題が発生した経緯だけでなく、具体的な対策を併せて記録に残しておくことで、今後とるべき行動が明確になります。何も対策を検討しないまま放置すると、何度も同じミスを繰り返すことになり非効率です。
ただし、報告書は適切に管理しなければ活用されなません。したがって、誰でも簡単に情報にアクセスできる「Stock」のようなツールを使って報告書を保管しましょう。
【PowerPoint/Word】プロジェクト報告書のテンプレート3選
以下では、PowerPoint（パワーポイント）とWord（ワード）のテンプレートを3つご紹介します。テンプレートがあれば一からフォーマットをつくる手間がなくなり、効率よく報告書を作成できます。
【Word】プロジェクト進捗のテンプレート
こちらは、プロジェクトの進捗を報告するテンプレートです。
プロジェクトの報告書に必要な項目がシンプルにまとまっており、業界・業種を問わずさまざまな場面で利用できます。カスタマイズ性にも優れているので、用途に合わせて項目を追加・削除しましょう。
【PowerPoint】プロジェクト分析のテンプレート
こちらは、プロジェクト分析のテンプレートです。
プロジェクトの概要を「競合力分析」「テクノロジ」などの専門的な観点から詳細に記載できます。ただし、課題や対策に関するスライドは用意されていないので、新たに追加する必要があります。
【PowerPoint】スケジュールのテンプレート
こちらは、スケジュールのテンプレートです。
プロジェクト全体のスケジュールを一目で把握できるのが特徴です。月ごとに提出を求めれば、遅延が発生している作業を把握して、プロジェクトの終盤でトラブルが起きるのを未然に防げます。
最も簡単に報告書の作成・管理ができるツール
以下では、プロジェクト報告書の作成や管理に最適なITツールをご紹介します。
PowerPointやWordを使えば、テンプレートを使って簡単に報告書を作成できます。一方で、報告書の共有には別のツールを使う必要があるほか、報告書のデータが増えると管理が煩雑になりやすいのです。
そこで、「フォルダで見やすくノートを管理する情報共有ツール」を使えば、簡単かつ効果的な報告書の作成・管理が実現します。ただし、多機能で操作が複雑なツールは社内に浸透しにくいので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳でも適切に報告書を作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に「テンプレート」を使って報告書を作成すれば、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。さらに、高度な「検索機能」によって目的の情報がすぐに見つかるので、報告書が埋もれる心配もありません。
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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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プロジェクト報告書の記載事項とテンプレートまとめ
これまで、プロジェクト報告書に必要な項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
プロジェクト報告書を作成するだけであればPowerPointやWordが役立ちますが、ファイル管理が面倒なうえに、チャットで共有すると流れてしまいます。そのため、プロジェクト報告書の作成・共有・管理に対応するツールが欠かせません。
しかし、多機能なツールをITに詳しくないメンバーが使いこなすのは難しく、最終的に放置されるケースがあとを絶ちません。そのため、スムーズな運用をするには「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。実際に業界・業種を問わず非IT企業を中心として240,000社以上で情報共有に活用されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト報告書を効果的に運用しましょう。
