プロジェクトを成功させるには、マネージャーが中心となってプロジェクト管理しなければなりません。プロジェクト管理は期限までにプロジェクトを着地させるために必須となります。
しかし、実際には「プロジェクト管理のやり方が分からない」「プロジェクト管理をしようとしても上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の進め方に対して深いインサイトを持つ経営者の澤村大輔が、プロジェクト管理の目的や手法、おすすめのツールを中心に解説します。
- プロジェクトを計画的に進めるためのスケジュールや進捗管理の方法が知りたい
- 複数の案件を抱えていて、部下のタスクを把握しきれていない
- プロジェクトに関わるすべての情報を一か所にまとめたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、プロジェクト管理の方法が分かるだけでなく、自社に最適なツールが見つかります。
目次
プロジェクト管理とは
以下では、プロジェクト管理の概要や目的、実施しないリスクを解説します。「そもそもプロジェクト管理で何をすれば良いか分からない」という方も必見です。
プロジェクト管理の概要
プロジェクト管理では、数値目標やスケジュール、タスク、人、モノ、情報、お金などを適切に管理しなければなりません。
計画的にプロジェクトを進めることは、業務だけでなく、製品・サービスの品質に大きな影響があります。そのため、これまで明確な計画を立てずに仕事をしてきたチームは、早急にプロジェクト管理を始めるべきです。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理には以下の2つの目的があります。
- 利益を最大化させる
- スケジュールを遵守させる
プロジェクト管理で部下の進捗が見える化すれば、改善しなければならないムダな作業も見えてきます。ムダな作業がなくなれば専門的な作業に時間を割けられるため、チームとしての利益が最大化されるのです。
プロジェクトの納期を確実に守るためにはスケジュール管理が必須です。作業を抜け漏らさないためにも「誰が、いつまでに、何をするのか」をメンバー全員が確認できるようにしましょう。
以上のような2つの目的があるプロジェクト管理ですが「期限までに成果を上げる」という最終的なゴールは変わっていません。
プロジェクト管理をしないリスク
プロジェクト管理を蔑ろにすると計画的に進まず、さまざまなリスクが発生します。
たとえば、「進捗の管理をしなかったために、納期直前でタスクの抜け漏れに気が付いた」「予算管理が甘かったために、プロジェクトを予算内に収められなかった」といった事態になりかねません。
その結果、納期に遅れて取引先との信頼関係に悪影響を及ぼしたり、赤字を広げてしまったりする可能性が大きくなります。したがって、マネージャーは適切にプロジェクト管理して計画を前に進めることが求められるのです。
＜厳選＞プロジェクト管理におすすめの手法
以下では、プロジェクト管理におすすめの手法を解説します。これまでプロジェクト管理をしてこなかった企業は必見です。
CCPM
CCPMは「Critical Chain Project Management」の略称であり、一般的にクリティカルチェーン・マネジメントと呼ばれています。
プロジェクトごとのバッファ（余裕）を浪費するのではなく、前倒しで次のプロジェクトを進めることで納期を確実に守るのです。上図のように30日のプロジェクトのバッファが5日ずつあった場合、プロジェクトCが完了した時点で合計15日も余裕が生まれます。
PERT
PERTは「Program Evaluation and Review Technique」の略称であり、パートやパート図と呼ばれています。
プロジェクトを構成するタスクは単独で完結するものは少なく、タスク同士のディペンデンシー（依存関係）を考慮する必要があります。たとえば、上図の作業（4）は作業（3）と作業（7）が完了しない限り着手することができません。
WBS
WBSは「Work Breakdown Structure」の略称であり、日本語では作業分解構成図を意味します。
プロジェクトを計画通りに管理するために、タスクを可能な限り細分化してピラミッド構造にまとめたものがWBSです。上図のようにプロジェクトの成功に大きく関わる親タスクをそれぞれ細分化して、すぐに行動を起こせる大きさのタスクに分解します。
プロジェクト管理に必須のアイテムとは
プロジェクト管理に必須なのは「プロジェクト管理ツール」一択です。
エクセルでプロジェクト管理をする企業もありますが、セルに情報を残してもあとから見返すのが困難です。また、わざわざ開くのが面倒なので更新されなくなったり、スマホの小さな画面では簡単に編集できなかったりなどのデメリットもあります。
一方、プロジェクト管理ツールであれば「あとから振り返れない」「簡単に使えない」などの不満を解消できます。たとえば、パソコンだけでなくスマホからもサクサク操作できる「Stock」であれば、簡単に目的の情報にアクセスできるのです。
プロジェクト管理ツールの5つの選定ポイント
以下では、プロジェクト管理ツールの5つの選定ポイントを解説します。導入後に「想定していたものではなかった」とならないためにも必見です。
（1）クラウド型のツールか
プロジェクト管理ツールは「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。
クラウド型はインターネットを経由して提供されているサービスです。初期費用がかからないことが多く、運用コストも月額料金で抑えられるメリットがあります。
一方、オンプレミス型は社内サーバーに直接インストールするため、インターネット環境がなくても使えるうえに、情報漏洩のリスクが少ない点がメリットです。しかし、クラウド型に比べて維持コストがかかるうえに、専門知識がなければ運用は難しいと言えます。
このように、プロジェクト管理ツールには2つの分類があるため、自社に最も適しているものから選定しましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、必要な機能に過不足がないことも重要なポイントです。
とくに、はじめてプロジェクト管理ツールを導入する企業は「タスク管理」「情報共有」「メッセージ」の基本的な機能が備わったツールを選びましょう。高度な機能を豊富に備えるツールもありますが、ITに詳しくなければ使いこなせないため意味がありません。
したがって、必要な機能を過不足なく備えており、すぐに使いこなせるプロジェクト管理ツールが最適です。
（3）コストを抑えられるか
次に、コストを抑えられるかをチェックしましょう。
具体的には、初期費用を含む「導入コスト」と利用料金を含む「運用コスト」を予算と比較して検討します。多機能なプロジェクト管理ツールは、機能が多い分コストもかかるため、主にIT企業を中心に導入されています。
それゆえに、複雑なプロジェクト管理をするわけではない場合、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツールであれば、その分低コストで使い続けられるのでおすすめです。
（4）国内で開発されたツールか
次に、国内で開発されたプロジェクト管理ツールかをチェックしましょう。
たとえば、外国企業のツールはサポートが英語にしか対応していなかったり、サービスページが英語表記だったりすることが多いです。その結果、「トラブルが起きてもすぐに対応できない」「操作を覚えるのに時間がかかる」という事態になりかねません。
したがって、プロジェクトを円滑に進めるためには国内企業が運営しているプロジェクト管理ツールを導入すべきです。
（5）誰でも簡単に使えるか
最後に、メンバー全員が使い方に困らないプロジェクト管理ツールであるかをチェックしましょう。
高度な機能を豊富に備えているツールは、ITに詳しくなければ仕事で使いこなせないため、最終的に放置される結果になります。そのため、余計な教育コストをかけなくても、誰もが直感的に操作できるシンプルな「Stock」のようなツールが最適です。
長期的なプロジェクトであれば使うのにストレスがかかる難しいツールよりも、簡単に使えるツールが適しています。
【これ一択】プロジェクト管理を最も効率化するツール
以下では、プロジェクト管理に最もおすすめのツールをご紹介します。
エクセルでプロジェクト管理をしてもどこに保存したのか分からなくなったり、わざわざ開くのが面倒で放置されたりするケースが多いです。そのため、手間のかかるファイルではなく、あらゆる情報を簡単にストックできる「ノート型ツール」を選びましょう。
ただし、高度な機能を豊富に備えるプロジェクト管理ツールでは、ITに慣れていないメンバーは使いこなせない可能性があります。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、大切な情報をストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択と言えます。
Stockのノートには「メッセージ」がそれぞれに紐づいているので、プロジェクトメンバーとやりとりしても話題が混ざりません。また、作業の抜け漏れを減らせる「タスク」も備わっており、部下が抱えるタスクを一覧形式でチェックすることもできます。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理の流れ
以下は、プロジェクト管理するために知っておくべき4ステップです。順当に段階を踏むことで誰でもプロジェクトの基本が分かります。
（1）目標を設定する
はじめに、プロジェクトの目標を全体へ共有しましょう。
目標を立てるポイントは定量的に表すことです。たとえば、「今月末までに20社の新規顧客を獲得する」と明確な目標を立てることで、振り返りでも達成したのか否かがはっきりとします。
また、目標が明確であれば優先すべき作業も分かるため、メンバーも何をすれば良いのかを意識しながら仕事ができるのがメリットです。
（2）タスクをリストアップする
次に、タスクを洗い出してリストアップする必要があります。
タスクをA〜Cの重要度に分けて優先順位を決めましょう。重要でないタスクに時間をかけてもチームの利益に大きな影響はないため、より重要なタスクから処理するのがおすすめです。
ただし、時間のかからないタスクはすぐに処理することで、仕事が溜まるストレスが減って働きやすくなります。
（3）進捗状況を把握する
次に、振り分けたタスクの進捗状況を共有させましょう。
プロジェクトの期限に間に合わせるには、タスクの抜け漏れなどのトラブルに対して迅速に対応しなければなりません。そのため、タスクの進捗状況を可視化するプロジェクト管理ツールを使って、リアルタイムで把握できるようにしましょう。
たとえば、タスクをメンバーに依頼したり、特定のメンバーが抱えるタスクを把握したりできる「Stock」のようなツールが最適です。
（4）振り返りをする
次に、プロジェクトが完了したらすぐに振り返りを実施しましょう。
目標が達成できなかった場合には必ず原因を明らかにします。正しい原因が分かれば、次回以降のマネジメントで適切な対策を講じることができるのです。
このように、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）のPDCAサイクルを回し、プロジェクトマネージャーとしての管理能力を高めましょう。
プロジェクト管理の手法やツールまとめ
これまで、プロジェクト管理の目的や手法、おすすめのツールを中心に紹介しました。
プロジェクトを適切に管理しなければタスクや情報が抜け漏れてしまい、プロジェクトが上手く回らなくなります。したがって、あらゆる情報を一か所にまとめられるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
ただし、多機能なツールではITに慣れていないメンバーが使いこなせず、最終的に使われなくなるケースがあとを絶たちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、プロジェクト管理のために導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳でも説明なしで使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でプロジェクトが順当に進められる環境をつくりましょう。
