プロジェクトや案件の進捗を管理するときは、PDCAサイクルを回す必要があります。計画を実行したときに分かった問題を早急に改善できれば、重大なトラブルの発生を未然に防げるのです。
一方で、PDCAが上手く回らず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理でPDCAサイクルを回す方法と管理ツールを紹介します。
- 案件を計画通りに進める方法を知りたい
- PDCAサイクルを回したいが現場に浸透せず困っている
- 各メンバーの進捗を簡単に把握したい
という方は本記事を参考にすると、進捗管理でPDCAを上手く回せるようになり、プロジェクト管理の負担を減らせます。
目次
進捗管理におけるPDCAとは
ここでは、進捗管理におけるPDCAについて紹介します。以下を参考に、各ステップの作業内容を把握しましょう。
Plan｜プロジェクトの進捗計画を策定する
はじめに、全体の計画を立てましょう。
計画や目的が不明確な状態でプロジェクトを進めると、PDCAサイクルが上手く回らないほか進捗管理も滞ってしまいます。そのため、プロジェクトの現状や目標について、全メンバーの認識を合わせる必要があるのです。
とはいえ、目標数値が高すぎると実現可能性が下がり、PDCAサイクルを回しづらくなるので数値の設定には注意しましょう。
Do｜進捗計画をもとにプロジェクトの進捗管理を実行する
次に、プロジェクトの進捗を管理します。
具体的には、計画に載っている業務をタスク（作業）に落とし込んだうえでメンバーに割り当て、定期的に進捗を確認しましょう。このとき、作業記録の作成をメンバーに依頼しておくと、スムーズな改善につながるのでおすすめです。
Check｜進捗を十分に把握できていたか評価する
次に、実践した進捗管理を評価しましょう。
「良くできた/できなかった」という主観的な判断では、課題を正確に把握できないばかりか改善も進みません。したがって、データを活用して定量的に分析して、本質的な問題を見極める必要があるのです。
ただし、進捗をメールでやりとりしていると、ほかの情報に埋もれて該当のメールを見つけづらくなってしまいます。したがって、テーマごとに情報をやりとりできる「Stock」などのITツールを活用して、必要なデータへアクセスしやすい仕組みを整えましょう。
Action｜進捗の評価で明らかになった課題を改善する
最後に、改善策を検討したうえで実行します。
複数の課題があるときは、プロジェクトに与える影響度や携わる人数を考慮したうえで優先順位をつけましょう。そして、取り組む課題が決まったら改善策を検討したうえでタスク化して、メンバーに割り当てるのがおすすめです。
このように、優先順位をつけたうえで改善策を実行して、問題を一つひとつなくしていきましょう。
進捗管理でPDCAサイクルを回すメリット
以下では「進捗管理でPDCAを回すメリット」を紹介します。現場にPDCAが浸透していないときは、以下のメリットを共有して従業員からの理解を得ましょう。
問題の解消につながる
PDCAを回すメリットとして、進捗管理の問題を解決できる点が挙げられます。
PDCAは問題を改善する手法なので、適切に回せばボトルネック（根本的な原因）をなくせます。とくに、データを使って定量的に分析すると正確な原因を洗い出すことができ、スムーズな問題解決につながるためおすすめです。
ただし、進捗をメールでやりとりすると、ほかの業務と入り乱れて必要な情報が見つけづらくなってしまう点に注意しましょう。そこで、情報をテーマごとにやりとりできる「Stock」などの情報共有ツールを使えば、必要な情報が瞬時に見つかります。
プロジェクトをスムーズに進められる
PDCAを活用すればプロジェクトをスムーズに進められるようになります。
PDCAを回すときは、状況を正確に把握しなければなりません。したがって、各メンバーのタスク量を明らかにすることが求められます。
そして、メンバーの業務量を可視化できれば、手が空いている従業員に作業を割り振るといった柔軟な対応をとれるようになるのです。そのため、プロジェクトをスムーズに進めたい方はPDCAサイクルを活用しましょう。
PDCAを適切に回すポイント
以下では、PDCAを適切に回すポイントを紹介します。以下のポイントを理解して、PDCAサイクルが回りやすい仕組みを整えましょう。
定期的に確認する
PDCAを適切に回すポイントとして、定期的に確認することが挙げられます。
複数の案件を抱えていると日々の作業に追われ、PDCAの「Check（評価）」を後回しにしがちです。しかし、定期的に作業を評価しなければ課題を見落とし、重大なトラブルにつながりかねません。
そのため、各作業を定期的に振り返り、問題が起こった時点ですぐに策を講じる必要があります。たとえば、「毎週月曜日の11時から進捗確認のミーティングを開く」のようにスケジュールに組み込んでおくと、習慣にできるのでおすすめです。
無理のない計画をつくる
実現可能性の高い計画をつくれば、PDCAサイクルが上手く回るようになります。
現実に即さない目標や計画を立てると、予定通りに作業を進められず、従業員のモチベーションが低下する原因になってしまいます。そのため、計画にはゆとりを持たせて、実現可能性を高める必要があるのです。
また、PDCAサイクルを回しながら計画をブラッシュアップすることで、さらに実行しやすい予定になります。したがって、最初は余裕のある計画を立てて、段階的に改良しましょう。
進捗を可視化する
PDCAサイクルをスムーズに回すには、進捗の可視化が欠かせません。
メンバーの状況が可視化されていなければ「Check（確認）」ができず、PDCAサイクルを回すことが難しくなってしまいます。したがって、進捗管理の業務を改善しやすくするために、メンバーの作業内容が簡単に把握できる仕組みをつくる必要があるのです。
そこで、ITツールを使えば、各メンバーの状況をまとめて把握できるようになります。とくに、使いやすいITツールであれば、全従業員が使いこなせるので、導入即日から恩恵を受けられるのです。
したがって、進捗管理をスムーズに改善したい方は、65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」などのITツールを活用しましょう。
【無料から使える】PDCAサイクルを管理できるおすすめのITツール
以下では、PDCAサイクルを管理できるおすすめのITツールを紹介します。
PDCAサイクルを回すには、タスクの進捗を確認できる仕組みづくりが欠かせません。そこで、ITツールを活用すれば、全メンバーの作業状況をまとめて管理できるので、現状を理解したうえで適切な改善策を打てるようになるのです。
とはいえ、ファイル管理ツールではコミュニケーションがとれないほか、チャットツールでは重要な情報が流れてしまい、かえって工数が増えかねません。そのため、進捗管理に必須の機能が過不足なく搭載されている「情報共有ツール」の導入が不可欠です。
たとえば、情報共有ツール「Stock」はITに慣れていない従業員でも使いこなせるほどシンプルで、導入即日から進捗管理に活用できます。
Stockの「タスク」で各メンバーの状況を一覧で把握できるので、進捗の遅れを見逃すことがなくなります。また、メンバー間でコミュニケーションをとれる「メッセージ機能」もあるため、プロジェクト管理をStockひとつで効率化できるのです。
最も簡単にプロジェクトの進捗を管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
進捗管理でPDCAサイクルを回す方法まとめ
これまで、進捗管理でPDCAサイクルを回す方法や導入するメリットを中心に紹介しました。以下が、PDCAを回すときのポイント3選です。
- PDCAが回っているかを定期的に確認する
- 実現可能な計画をつくったうえで適宜ブラッシュアップする
- ITツールを使って進捗を可視化する
上記を踏まえると、進捗を簡単にチェックできるITツールの導入が必須ですが、多機能なものを選ぶと従業員が使いこなせず社内に浸透しません。そのため、誰でも簡単に使いこなせる「シンプルなITツール」を選択する必要があるのです。
今回ご紹介したStockは、非IT企業の従業員でもすぐに使いこなせるほどシンプルな進捗管理ツールであり、業界・業種を問わず240,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、進捗管理をスムーズに改善しましょう。
