進捗管理とは、メンバーの作業状況を的確に把握し、計画と実績の差分を見える化することです。作業をタスクごとに細分化して作業量を明確化すれば、作業時間を正確に見積もりながらスケジュールを立てられます。
一方で、進捗管理が適切にできておらず、プロジェクトの終盤になってトラブルが発覚する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理のポイントや方法、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- プロジェクトマネージャーの経験が浅く、進捗管理の概要を把握しておきたい
- 進捗率の定義が曖昧で、実際の進捗状況が可視化されていない
- 社内でコミュニケーションが十分にとれておらず、メンバーの進捗状況が分からない
という担当者の方は、この記事を参考にすると進捗管理のメリットや方法を理解し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。
目次
進捗管理とは何か？
進捗管理とは、案件やプロジェクトの「仕事・タスクの進捗度」と「作業計画」とのギャップを把握することです。
具体的には「進捗会議」を開き、チームメンバーのタスクの進捗度を確認したり、案件の遅延が発生している場合には、スケジュールの見直しやタスクの変更をしたりします。
進捗管理を怠ると、プロジェクトの遅延や成果物の品質が低下するなどの事態を招いてしまいます。その結果、取引先の信頼を失い、企業経営に大きな影響を及ぼす可能性も高くなるのです。また、納期遅延やトラブル対応にかかる過剰な人件費も無視できません。
そのため、こうした事態を避けるには、適切な進捗管理をして、個人やメンバーの作業状況を常に把握しておく必要があります。
進捗管理の3つのメリット
進捗管理は、タスクの進み具合を把握するうえでは欠かせない作業です。以下では、進捗管理の3つのメリットを解説します。
- スケジュールとタスクの把握が簡単になる
- 早期に課題を発見できる
- 作業が効率的になる
進捗管理をすると、メンバーのタスクの進捗具合やプロジェクト全体の進みが可視化されるため、把握が簡単になります。
プロジェクトを進めていくうえで、何らかのトラブルや課題が生じることは少なくありません。しかし、進捗管理をすると潜在的に起こり得る課題を早期に発見できます。
進捗管理によってタスクの優先度が明確になるため、作業が効率的になります。
このように、進捗管理によってタスクの優先順位を設けたり、適切にタスクを振り分けたりできるようになるので、計画通りにプロジェクトを進めやすくなる点は進捗管理の大きなメリットと言えます。
進捗管理を「意味がない」と感じてしまう原因3選
進捗管理の方法が適切でないと、メンバーごとの作業状況を十分に把握できず、潜在的なトラブルを見落とします。以下では、進捗管理を「意味がない」と感じてしまう原因を3つご紹介します。
（1）進捗率の定義が曖昧
チーム内で進捗率の定義が曖昧の場合、実際の作業状況を正しく把握しづらいです。
チームで進捗率に関する統一の基準が設けられていなければ、進捗率の定義が属人的になり認識齟齬が発生してしまうからです。
たとえば、進捗率が80％でも当初予定していた作業量の進捗を基準にしている場合だと、追加で発生した作業量は含まれておらず、実際の進捗率は80%よりも低くなります。結果として、進捗管理が上手くいかず、納期の延期を招いてしまいます。
このように、単に数字だけの進捗管理では実際の状況を把握しづらく、トラブルの原因となります。そのため、進捗率の定義は社内で統一し、認識齟齬を未然に防止すべきです。
（2）進捗率以外の共有をしていない
進捗率以外の共有をしていない場合も、進捗管理に意味がないと感じる原因の1つです。
進捗率以外にも、メンバーの体調や抱えているタスク量を考慮しなければ、プロジェクト完遂のためにメンバーが無理をすることになります。そして、稼働できなくなるまで働くことになり、結果的に遅れにつながるケースがあるのです。
このように、進捗率は万能な指標ではなく、あらゆる要因が進捗に影響を及ぼします。そのため、タスクの依存関係や全体に占める位置づけを把握するのが重要です。
（3）チーム内における信頼関係が築けていない
チーム内の信頼関係が築けていない場合は、進捗管理が失敗する最大の原因です。
チームの雰囲気が良くないことは、働くモチベーションにも影響を及ぼします。その結果、タスクの進捗率が悪化したりトラブルを放置したりして、プロジェクトを円滑に進められません。
こうした事態を避けるには、コミュニケーションの場を設けることが重要です。定期的にミーティングを開催し、メンバー内で議論をすれば、プロジェクトの課題やトラブルを共有できます。
また、ITツールの掲示板機能を活用して、不明点を質問できるようにすると、テレワーク中のメンバーでも迅速な問題解決が可能になります。
進捗管理を成功させる3つのポイント
以下では、先ほど挙げた「進捗管理が上手くいかない原因」の解決方法として、進捗管理を成功させる3つのポイントをご紹介します。
（1）進捗率をチーム内で定義する
進捗管理を成功させるうえで、まずは進捗率をチーム内で定義する必要があります。
「進捗率の認識のズレ」は進捗管理が上手くいかない原因です。進捗率を定義する際には、最終的な成果物までの工数をあらかじめ設定し「設定した工数をどこまで処理をしているか」を基準にすべきです。
たとえば、100枚のスライド資料を作成するときに「1枚のスライドにつき1工数」とする場合、10枚完成した場合には進捗率は10%、70枚完成した場合には70%になります。このように、工数を基準に進捗率を定義すればチーム内で認識を合わせられます。
ただし、進捗率だけを重視するのではなく、メンバーが抱えているタスクの量や属性を考慮し、作業がスムーズに行われているか確認するのが重要です。
（2）定期的に進捗確認会議を開く
進捗状況を把握するためには、定期的にミーティングを開くことが大切です。
定期的に進捗会議をすると、メンバーの作業状況を適切に把握できます。たとえば、「問題を抱えている人はいないか」「どこのタスクに詰まっているのか」などを確認すれば、メンバー同士の連携が生まれ作業を円滑にできます。
会議の方法に関しては、週一でチーム全体のミーティングを開催したり、マネジメント責任者との個別面談を適宜入れたりしましょう。
このように、リモートワークで物理的に離れているメンバーとのコミュニケーションや、業務に必要な細かいやりとりにITツールを利用すると、時間や場所を問わずコミュニケーションが取れます。
（3）チームの雰囲気を良くする
進捗状況を可視化するためには、チームの雰囲気を良くするのが重要です。
チームの雰囲気が悪いと、コミュニケーションをとることに対して抵抗感が生まれ、上司や同僚に質問しづらくなります。その結果、問題を先延ばしにしてしまい、プロジェクトの終盤にトラブルが発覚する事態になりかねません。
解決方法としては、原因と解決策を一緒に考えられるチーム作りをしましょう。また、ITツールの掲示板機能で、不明点を気軽に質問できる環境を整えるのもおすすめです。
代表的な進捗管理の方法
以下は、進捗管理の代表的な5つの方法をまとめた比較表です。特徴、メリット、デメリットをそれぞれ解説しています。（左右にスクロール可）
| 進捗管理ツール【おすすめ】 | 日報 | ガントチャート | カンバン方式 | カレンダー | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に進捗管理できる |
費用がかからない |
チームの進捗管理がしやすい |
個人の進捗管理がしやすい |
スケジュールとタスクを同時に管理できる |
| メリット |
チームリーダーとメンバー両方の進捗管理における負担を軽減できる |
ITリテラシーが求められない |
チームメンバーの進捗状況が一目で確認できる |
個人のタスク管理がしやすく、付箋を動かすだけで進捗状況を更新できる |
テンプレートを利用すれば、新しいタスクもすぐに書き込める |
| デメリット |
多機能なツールは使いづらい |
紙で報告するので時間がかかる |
個人の進捗管理がしづらい |
チーム全体の進捗管理には向いていない |
詳細なタスク設定はできない |
【おすすめ】進捗管理に最適なツール5選
以下では、進捗管理に最適なツール5選をご紹介します。
メンバーの進捗管理をスムーズ化するには、情報共有の効率化が最優先です。そのため、チーム間のやりとりを円滑にするためにも「情報共有ツール」が必須ですが、チャットツールでは話題が混ざってしまいます。
したがって、「必要な情報をすぐに見つけられ、メンバーの進捗を簡単に把握できるツール」でなければなりません。ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があるので避けるべきです。
結論、進捗管理に最適なツールは、メンバーの進捗を一覧形式でまとめられ、非IT企業の65歳でも即日使いこなせる「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報をストックできる「ノート」があり、ノートには「タスク」が紐づけられているので便利です。また、メンバーとやりとりができる「メッセージ」も紐づいているため、話題が錯綜する心配はありません。
最も簡単にチームの進捗管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理がしやすいツール「Trello」
＜Trelloの特徴＞
- 操作がしやすい
タスクをドラッグ&ドロップで操作するできる「カンバン方式」の管理形態をとっているので、直感的に操作が可能です。
＜Trelloの注意点＞
- チャット機能が搭載されていない
チャット機能が標準搭載されていないため、コミュニケーションをとるにはほかのツールを併用する必要があります。
＜Trelloの料金体系＞
- FREE｜$0
- STANDARD｜$6 USD/ユーザー/月（月間払い）
- PREMIUM｜$12.50 USD/ユーザー/月（月間払い）
- ENTERPRISE｜$17.50 USD 以下/ユーザー/月（年1回の支払い）
- 超過基準5,000ユーザーの場合には問い合わせが必要です。
多機能なプロジェクト管理ツール「Backlog」
＜Backlogの特徴＞
Backlogには、GitやSubversionのリポジトリ機能が搭載されています。そのためBacklogひとつでソース管理やプロジェクト管理を完結させられます。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには操作が難しい
- コミュニケーションに関する機能がない
エンジニア向けのツールゆえに、非エンジニアが慣れるまでには時間が必要です。
チャット機能が標準搭載されていません。そのため、Backlogの更新をリアルタイムで伝えるには、SlackやChatworkと外部連携する必要があります。
＜Backlogの料金体系＞
30日間の無料トライアルの後に、プロジェクトやユーザーの数を増やす場合は、有料プラン（2,640円/チーム/月〜）の契約が必要になります。
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プレミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
タスクを一元管理できるツール「Asana」
＜Asanaの特徴＞
- 多くのツールと連携が可能
SlackやGithub、Googleドライブなど、多様なツールと連携可能です。
＜Asanaの注意点＞
- 外国産のツール
アメリカ発のツールゆえに完全に日本語化されておらず、使いづらさを感じる可能性があります。
＜Asanaの料金体系＞
管理者機能や無制限の無料ユーザーを追加するには、有料プランにする必要があります。
- Basic：0円/月
- Premium：1,475円/月（月間払い）
- Business：3,300円/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
サイボウズの業務改善プラットフォーム「kintone」
＜kintoneの特徴＞
- 必要なアプリを自作できる
「kintone」ではプロジェクト管理やタスク管理など、さまざまな業務に対応したアプリを作成できます。
＜kintoneの注意点＞
- 高度なセキュリティは別途料金がかかる
接続端末の制限などの高度なセキュリティ機能は月額の基本料金に加えて、￥250/ユーザー/月かかるので注意が必要です。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：￥780/ユーザー/月
- スタンダードコース：￥1,500/ユーザー/月
アプリ数は200個まで、スペース数は100個まで利用可能です。
アプリ数は1,000個まで、スペース数は500個まで利用可能です。
※アプリとは、日報や案件管理のようなkintone内で使える業務システムを指します。スペースとは、同じくツール内のコミュニケーションの場を指します。
進捗管理の概要まとめ
ここまで、進捗管理の定義からメリット、方法、ポイント、おすすめツールまで網羅的に解説しました。
進捗管理とは、プロジェクトの進み具合と作業計画とのギャップを把握することです。進捗管理においては進捗率だけでなく、メンバーの抱えているタスクの属性や心身の健康を把握する必要があります。
そして、進捗状況を管理するためには、離れた場所でもコミュニケーションがとれる進捗管理ツールが不可欠です。ただし、チャットツールのように情報が流れず、フォルダごとに適切に管理できるかを確認しましょう。
結論、導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、メンバーとやりとりできる「メッセージ」も備わっている「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して進捗管理をスムーズ化し、プロジェクトを成功に導きましょう。
