業務を滞りなく進めるためにはタスク管理が必要です。タスク管理を怠れば進捗が把握できず、期日に遅れるなどの重大なトラブルも起こりかねません。
とはいえ、タスク管理に苦手意識を持っており、効果的な解決策が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理が苦手な5つの原因と上手い人が実践する解決策を中心にご紹介します。
- タスク管理が上手くできず仕事のミスが多発している
- タスク管理が上手い人からチームで活かせるポイントを見つけたい
- 苦手なタスク管理をすぐに効率化できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タスク管理が苦手な原因が分かり、スムーズにタスクをこなせるようになります。
目次
タスク管理ができないことによる弊害
ここでは、タスク管理ができないことによる弊害を2つ解説します。タスク管理が苦手なままでは業務に以下のような悪影響を及ぼすので、早急に改善しましょう。
スケジュール管理が上手くいかない
タスク管理ができないと、スケジュール管理も上手くいきません。
自分がやるべきタスクを把握しきれていなかったり、優先順位がつけられずにタスクを溜めていたりすると、計画的にタスクをこなせなくなってしまいます。その結果、スケジュール漏れも起こりやすくなり、重要な仕事に時間を割けなくなるのです。
時間を有効に使って業務を効率的に進めるためにはスケジュール管理が不可欠なので、前提となるタスク管理の苦手は克服しなければなりません。
進捗を共有できない
タスク管理が苦手なままでは、チームの進捗共有にも悪影響を及ぼします。
タスクを適切に管理していなければ、チームへ共有するたびに洗い出したり、抜け漏れがあるまま共有したりする可能性があります。このような状態では、タスクの期日遅れにもつながりかねません。
したがって、余裕を持ってタスクを完了させるためにも、こまめに進捗共有しましょう。
タスク管理が苦手な人に共通する5つの原因
ここでは、タスク管理が苦手な人に共通する原因を5つご紹介します。以下の点に当てはまっている場合は即座に見直しましょう。
原因1｜タスクの粒度が大きい
まずは、タスク管理が苦手な原因として、タスクの粒度が大きいことが挙げられます。
タスクの粒度とは、ひとつの仕事を分解したときの度合いのことです。たとえば、”事業案を作成する”というタスクは粒度が大きく抽象的なので、”リサーチをする”や”見積もりを作成する”などより具体化させる必要があります。
以上のようにタスクの粒度が大きすぎると、工数や期限も分かりづらくなってしまいます。その結果「タスクを設定したが、どのように進めれば良いか分からない」となりかねないので注意しましょう。
原因2｜タスクの見積もりが曖昧
タスク管理が苦手なのは、タスクにかかる時間の見積もりが曖昧なのも原因です。
時間の見積もりが曖昧では「想定よりも時間がかかった」「タスクを詰め込みすぎた」となりやすいため、タスクを予定通りに消化できません。
したがって、タスクを設定するときには期限と所要時間を明確にしましょう。
原因3｜タスクを詰め込みすぎる
タスクを詰め込みすぎるのもタスク管理が苦手な人の原因です。
徹底したタスク管理をしようとするあまり、業務時間で完了できない量の仕事を詰め込んでは意味がありません。結果として処理が追い付かず、次の日に持ち越す悪循環になってしまうからです。
次の日へのタスクの持ち越しが続くと「タスクを適切に管理できていない」という苦手意識が大きくなります。したがって、まずはタスクの時間を見積もり、適切なタスクの量を把握しましょう。
原因4｜仕事をすべて請け負う
仕事をすべて請け負うのも原因のひとつです。
タスク管理が上手い人でも自分の許容範囲を超える量のタスクは処理しきれません。したがって、チームでタスクの管理状況を共有して、必要に応じて負担を調整しましょう。
以上のように、タスクを背負いすぎている場合は「チームでどのようにサポートするか」を考えるべきなのです。
原因5｜タスクを記憶しようとする
タスク管理が苦手な人は、タスクをメモせずに記憶しようとする傾向があります。
複数のタスクを同時並行する場合、記憶だけでは限界があります。また、全体像も可視化されづらいため、タスクの抜け漏れも起こりかねません。
そのため、タスクが発生したらすぐにメモを残す習慣をつけましょう。ただし、情報が混在しないようにプロジェクトごとに整理するのが大切です。
タスク管理が上手い人が実践する5つの解決策
以下では、タスク管理が上手い人が実践する5つの解決策をご紹介します。上手い人の方法をチームでも活かしたい方は必見です。
（1）タスクブレイクダウンする
タスク管理が上手な人は、一つひとつのタスクへ取りかかりやすいように「タスクブレイクダウン」を実践しています。
タスクブレイクダウンとは、タスクを細かく分解して時間を見積もりやすくすることです。具体的には以下の順序で進めます。
- ゴールまでの大まかな流れを決める
- それぞれの流れで必要な作業を洗い出す
- 作業の取捨選択をする
以上のように適切な細かさまでタスクをブレイクダウンすれば、各作業に適切なリソースを割けるようになるのです。
（2）タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位を付けて処理すれば、限られた時間内で効率的に業務を進められます。
たとえば、タスクの重要性と緊急性に応じてタスクを分類する方法があります。以下のように、縦軸（重要性）と横軸（緊急性）をとったマトリクスを使いましょう。
上図を参考にしてすべてのタスクを4つに分類します。タスクの優先順位は（1）＞（2）＞（3）＞（4）になるので、すぐに対応すべきタスクが一目で分かります。
（3）タスクを整理する
業務に取りかかる前にタスクを整理するのも、タスク管理が上手い人の特徴です。
事前にタスクを整理しておけば、全体の流れを確認したうえで業務を始められます。その結果、ゴールからの逆算によって無駄な作業を省けたり、抜け漏れを防ぎやすくなったりするので、より効率的にタスクを進められるのです。
したがって、タスクを一日でこなさなければならない場合は、始業前に「タスクを整理する時間」を設けましょう。
（4）スケジュールに余裕を持たせる
タスク管理が上手い人は余裕のあるスケジュールを立てます。
スケジュールにゆとりがあれば、仮にひとつのタスクが遅れたり急に新たなタスクを依頼されたりした場合でも、すべてが後ろ倒しになる心配がありません。そのため、期日直前までタスクが終わらない事態も防げるのです。
したがって、予定外のケースにも柔軟な対応ができるように、スケジュールはあらかじめ余裕を持たせておきましょう。
（5）タスク管理アプリを活用する
最後に、タスク管理アプリを活用するのも上手い人のポイントです。
タスク管理アプリを使えば、時間や場所を問わずにタスクを確認・共有できます。そのため、仮にタスクの進捗が遅れている場合でも、迅速に解決策を示せるのです。
ただし、多機能なアプリは使いこなすのが難しく、全社に浸透しない恐れがあるので「必要な機能に過不足のないツール」を選定すべきです。たとえば、非IT企業の65歳が説明なしで使える「Stock」を使えば、タスク管理に一切の手間がかかりません。
苦手なタスク管理がアプリで改善する理由
タスク管理がアプリで改善する理由は、タスクの設定・共有の手間が省けるためです。
タスクを逐一メモ帳に書き残したり、WordやExcelに入力したりするのは面倒です。また、共有するのにわざわざメールや電話を使うのは非効率だと言えます。
そのため、タスク管理が苦手な人でも手間なく簡単に使えるアプリが重宝するのです。
【これで解決】苦手なタスク管理を効率化するアプリ
以下では、苦手なタスク管理を効率化するアプリをご紹介します。
タスク管理が苦手な人は、紙のメモ帳やWord、Excelといったアナログな手法を用いている場合が多いです。このような方法では、目的の情報がどこに管理されているか分からなかったり、共有に時間がかかったりして不便だと言えます。
一方、リアルタイムでタスクを確認・共有できる”タスク管理アプリ”を使えば、タスク管理が苦手な人でも円滑に仕事を進められるのです。ただし、多機能なアプリは使いづらいものが多く、社内に定着しない恐れがあるため注意しましょう。
したがって、誰でも説明なしで使いこなせるアプリが必要です。結論、タスク管理の苦手を解決するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも即日で使える「Stock」一択になります。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を簡単に蓄積できるほか、ノートごとに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、情報が乱立しません。
非IT企業の65歳がすぐにタスク管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理が苦手な5つの原因と解決策まとめ
これまでタスク管理が苦手な5つの原因と解決策を中心にご紹介しました。
タスク管理が苦手な人は、個人の限界を超えてタスクを詰め込み過ぎてしまう傾向があります。また、すべてのタスクを記憶しようとするため、抜け漏れが起こってしまうのも原因のひとつです。
以上のような苦手意識を解決するには、タスクの作成から共有がリアルタイムでできる「タスク管理アプリ」が欠かせません。ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせない恐れがあるので、シンプルで直感的に使えることが必須条件です。
結論、タスク管理の苦手を解消するには、必要な機能を過不足なく備えており、ITに詳しくない65歳以上でも簡単に使いこなせる「Stock」が最適です。
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