介護の現場は、利用者様の状態や職員の経験年数、施設ごとのルールによって対応が変わりやすく、マニュアルが形骸化しやすいです。作成に手間をかけても更新されない、現場の実態と合わないといった理由で使われなくなるケースは少なくありません。
実際に、「マニュアルを作ったのに現場で使われない」「職員によってケアの質にバラつきがある」「新人教育に時間がかかり、先輩職員の負担が大きい」と悩んだ経験のある職員の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすい介護マニュアルの作り方とコツ、無料の介護マニュアルテンプレートを中心にご紹介します。
-
この記事でわかること
- 訪問介護・通所介護では、食事や入浴などの日常的な介助手順に加え、急病・事故・災害への対応や、苦情処理、健康管理に関するマニュアルも必要です。
- 介護マニュアルの作成は、1日の業務の整理→業務内容の整理→手順の明確化→マニュアルの見直しの4ステップです。必要に応じてテンプレートを活用します。
- 介護マニュアルは作成して終わりではなく、職員が必要なときに即座に確認でき、業務内容の変更に応じて簡単に更新することが重要です。
介護施設においてマニュアルが重要な理由
介護施設においてマニュアルが重要な理由は、以下の3つです。
- サービスの質を標準化できる
介助方法や対応時の判断基準をマニュアルにまとめると、スタッフによる対応のばらつきを抑えられます。経験の浅いスタッフも手順を確認しながら業務を進められるため、施設全体で一定のサービスを提供しやすくなります。 - 事故やトラブルを防止できる
介助時の注意点や緊急時の対応手順を明確にしておくと、スタッフの判断ミスや対応の遅れを防げます。また、施設で定めた手順をスタッフ全員が把握しておけば、事故発生時の状況確認や再発防止策の検討がしやすいです。 - 業務の効率化につながる
マニュアルがあれば、スタッフが介助方法をその都度確認したり、先輩職員に質問したりする時間を減らせます。担当者が不在の場合も、新人スタッフが手順を確認して業務を進められるため、教育にかかる負担も軽減できます。
ただし、必要な情報を探すのに時間がかかっていては、かえって業務が滞ってしまいます。そこで、マニュアル作成には、「Stock」のように「簡単にマニュアル管理ができ、情報を見つけやすいツール」を活用しましょう。
訪問介護 / 通所介護で作成すべきマニュアルの種類
訪問介護・通所介護で作成すべきマニュアルの種類を表にまとめました。マニュアルの種類によって目的や記載内容は異なるので注意しましょう。
| マニュアルの種類 | 記載内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 介護業務マニュアル | 食事・入浴・移乗などの介助方法や、利用者への対応手順 | 職員による対応のばらつきを抑え、一定のサービスを提供する |
| 緊急時対応マニュアル | 利用者の急病や事故が発生した際の対応手順、連絡先、報告方法 | 緊急時に職員が慌てず、適切な判断と対応を進められるようにする |
| 苦情処理対応マニュアル | 苦情の受付方法、対応手順、報告先、記録方法 | 利用者や家族からの苦情に適切に対応し、円滑な解決につなげる |
| 事故防止マニュアル | 転倒・転落などの事故を防ぐための注意点、事故発生時の対応、再発防止策 | 介護事故の発生リスクを減らし、同様の事故の再発を防ぐ |
| 災害時の対策マニュアル | 地震・火災・風水害などへの対応手順、避難方法、連絡体制 | 災害発生時に利用者と職員の安全を確保し、迅速に避難できるようにする |
| 健康管理マニュアル | 利用者の健康状態の確認方法、衛生管理、感染症の予防・発生時の対応 | 利用者と職員の健康を守り、感染症のまん延を防ぐ |
介護マニュアルは、介助方法を統一するものから、事故・災害への備え、苦情処理、健康管理に関するものまで作成する必要があります。実際の現場で迷わず活用できるマニュアルにしましょう。
4STEP｜介護マニュアルの作り方
介護マニュアルを作るときは、以下の4STEPで取り組みましょう。
- STEP1｜1日の業務の整理
1日の業務を洗い出して、マニュアルを作成する業務を把握します。抜け漏れのないように注意しましょう。 - STEP2｜業務内容の整理
各業務の所要時間や必要な人数を整理して記載しましょう。ほかの業務との関連性や優先順位も明確にすることで、より効率的なマニュアルを作成できます。 - STEP3｜手順の明確化
整理した内容をもとに業務の具体的な手順を記載します。このとき、業務のコツやポイントも記入しておけば、サービス品質の向上につながります。 - STEP4｜マニュアルの見直し
最後に作成したマニュアルを見直します。実際に複数の社員で運用し、内容が適切か検討しながら必要に応じて改定しましょう。
また、介護マニュアルの作成に役立つ参考資料・サイトも必見です。
参考：厚生労働省「窒息」・厚生労働省「入浴」
最も簡単に介護マニュアルの作成・管理を効率化する方法
以下では、最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法をご紹介します。
介護の現場は、利用者様の状態や職員の経験年数、施設ごとのルールによって対応が変わりやすくマニュアルが形骸化しやすい領域です。また、介護中の事故は命に関わるため、迅速かつ適切に行動できるようなマニュアルの整備は欠かせません。
しかし、紙のマニュアルは作成した後の更新が面倒かつ共有されにくいことから、古い手順を参照したり職員によって異なる資料を使ったりする状況が発生します。口頭での周知だけでは、資料の差し替えや変更内容の伝達はできません。
そのため、マニュアルを一か所に集約し、職員が必要なときに確認できる共有環境を整えることが重要になります。こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作性でマニュアル作成から管理まで完結する「Stock」です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく、表や画像を添付して簡単にマニュアルを作成・共有できます。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているので、現場にいても社員全員がすぐに確認でき、対応がスムーズになるのです。
わかりやすく介護マニュアルを作成・管理できる「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを用いた介護業務マニュアルの作り方
以下は、テンプレートを使って介護業務マニュアルを作成した例です。
介護業務マニュアル
目的：入所者への対応を円滑にし、サービスの質を標準化する
■ 入所前の準備
- 担当者の確定 ／ 完了日：yy/mm/dd
- フロアの決定 ／ 完了日：yy/mm/dd
- 入所者の状況確認 ／ 完了日：yy/mm/dd
■ 入所日
- 入所者・家族の案内 ／ 担当者：〇〇
- 書類・持参品の確認 ／ 完了日：yy/mm/dd
■ 入所後の対応
- 職員への情報共有・介護記録の作成
- 居室・設備・必要な備品の確認
【無料】介護マニュアルのテンプレート3選
以下では、無料で公開されている介護業務マニュアルを3つご紹介します。簡単にPDFでダウンロードできるため、すぐに活用したい方は必見です。
厚生労働省が公開している介護手順書マニュアル
こちらは、厚生労働省が提供する「介護手順書マニュアル」です。
ベッドメイキングや移乗・移動、食事介助など、介護の基本的な技術を幅広く解説しています。PDFでダウンロードして印刷すれば、すぐにマニュアルとして活用できます。
社会福祉法人がPDFで公開している介護マニュアル
こちらは、社会福祉法人が提供する「介護マニュアル」です。
写真付きで介助の手順が説明されているため、理解しやすいです。また、各ポイントも簡潔にまとめられているので、誰でも安全かつ正確に介護業務ができます。
【Excel】シンプルな業務マニュアルテンプレート
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務マニュアルのテンプレート」です。
基本的な形式のテンプレートなので、自社に合わせた項目を追加するなどしてカスタマイズしながら作成できます。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜シンプルな業務マニュアルのテンプレート
介護マニュアルを作成するときの6つのポイント
ここでは、介護マニュアルを作成するときの6つのポイントをご紹介します。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識して作成しましょう。
（1）作成範囲を決める
1つ目のポイントは、作成範囲を事前に決めておくことです。マニュアル作成がうまくいかない要因として、事前に作成範囲を決めず、すべての業務を網羅しようとすることが挙げられます。
マニュアルの範囲が広すぎると、覚える内容が増えてしまい、現場のスタッフが活用を面倒に感じる可能性があります。その結果、「時間をかけて作ったのに、誰も使ってくれない」という事態に陥ってしまいます。
そのため、マニュアルは「日常的にする業務」や「サービス品質に直結する重要な業務」など、本当に必要な範囲に絞って作成することが望ましいです。
（2）実行できる内容にする
2つ目のポイントは、確実に実行できる内容にすることです。
マニュアルは、「見れば誰でも同じようにできる」内容でなければ活用されません。たとえば、現状のスタッフの能力や人数では対応できないような無理な内容をマニュアルにしても、かえって現場の不満を招くだけです。
さらに、現場のキャパシティに合わない不適切な介護マニュアルが原因で事故が起こった場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。トラブルを未然に防ぐために、現場の実情に合ったマニュアルを作成することが重要です。
（3）情報をフローチャート化する
3つ目のポイントは、情報をフローチャート化することです。
長文のマニュアルは、読みづらく、一読しただけで要点を理解するのが困難です。そのため、たとえば以下のように文章だけでなく、作業手順を時系列でフローチャート化するなど、一目でわかるように工夫しましょう。以下に例を載せます。
【入浴前の手順】
健康状態のチェック（利用者に入浴の意思確認）→滑り止めマットの設置→浴槽に38度～40度のお湯をためておく→脱衣室と浴室を温めておく（ヒートショック対策）→衣類の着脱→床ずれ、皮膚状態の確認
とくに、現場などで読まれるマニュアルの場合は「新人でも一瞬で理解できる内容になっているか」を念頭に作成することが重要です。
（4）動画や画像を使って視覚的にまとめる
4つ目のポイントは、動画や画像などを使って視覚的にまとめることです。
文章だらけのマニュアルは読みづらく、理解するのにも時間がかかります。写真や図などの視覚情報を差し込めば、より作業のイメージがつきやすくなり、間違いを防げます。
また、介護の一連の動きを把握するのに、写真よりも動画の方が好まれることがあります。ただし、ツールによっては動画を添付できなかったり、動画の再生が遅かったりするので、「動画をはじめとしたあらゆる情報を円滑に管理できるツール」を使いましょう。
（5）テンプレート・ひな形を活用する
5つ目のポイントは、テンプレートやひな形を活用することです。
マニュアルの体裁が揃っていなければ、作るのに時間がかかるだけでなく、読む側が混乱する原因になりかねません。とくに、手順が細かすぎたり大雑把すぎたりすると、本当に重要な内容が伝わらなくなってしまいます。
そこで、あらかじめマニュアルの書き方をテンプレート化しておけば、一から作成する手間が省けるうえ、統一された体裁で読みやすいマニュアルを作れます。たとえば、厚生労働省などが提供するひな形を活用するのも有効です。
（6）マニュアル作成ツールを導入する
6つ目のポイントは、マニュアル作成ツールを導入することです。
従来、多くの介護施設では、マニュアルを紙やWord、Excelで作成していました。しかし、紙ではマニュアルを更新するのに書き直す手間がかかり、ExcelやWordは共有するときに別のツールを使う必要があるというデメリットがあるのです。
一方、マニュアル作成ツールを導入すれば、テンプレート機能で作成の手間を省けるうえ、簡単な操作で最新情報をリアルタイムに共有できます。そのため、テンプレートを使ってリアルタイムで情報共有できる「Stock」のようなツールを採用しましょう。
マニュアル作成後の活用方法
マニュアル作成後の活用方法は、以下の3つです。
- PDF化して見えやすい場所に貼る
マニュアルをPDF化・印刷して職場の壁などに掲示すると、職員が隙間時間に内容を確認し、すぐに実践へ移しやすくなります。ただし、内容の更新や再印刷に手間がかかり、印刷費も発生します。 - スマホでも見られるようにする
マニュアルをスマホから確認できるようにすると、介護の途中でも必要な手順をすぐに調べられ、PCのある部屋まで移動する手間を省けます。スマホに対応した「Stock」のようなツールを使えば、マニュアルをいつでも簡単に確認できます。 - 誰でも簡単に編集できるようにする
マニュアルを定期的に更新すると、古い手順によるミスやトラブルを防ぎやすくなります。ただし、編集できる人や閲覧できる人を適切に設定し、職員間で手順の食い違いが起きないように管理することが大切です。
このように、マニュアルは作成するだけでなく、職員が必要なときに確認でき、内容を適切に更新できる環境を整えることが重要です。マニュアルの共有や編集を簡単に行えるツールを活用し、現場で継続的に使われる状態を目指しましょう。
わかりやすい介護マニュアルの作成・活用方法まとめ
ここまで、介護業のマニュアル作成方法や活用方法を中心に解説しました。
介護の現場は、利用者様の状態や職員の経験年数、施設ごとのルールによって対応が変わりやすく、マニュアルが形骸化しやすいです。実際にマニュアルを作成するときは、テンプレートを使って視覚的にまとめましょう。
マニュアルは作成して終わりではなく、職員が必要なときに確認でき、業務内容の変更に応じて更新できる環境を整えることが欠かせません。しかし、紙や個人のパソコンで管理している、職員全員が最新の手順を把握しにくくなります。
そのため、介護施設のマニュアル作成に最適なのは、パソコンが苦手な職員でも簡単に操作できる「Stock」です。Stockを導入した介護事例も豊富にあり、介護における情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、職員が実際の介護現場で活用・更新できるマニュアルの運用していきましょう。
