「Notion（ノーション）」の豊富に備わった機能があれば、あらゆる用途に活用できるので、業務効率を高められます。とはいえ、導入したものの「多機能すぎて、自社では使いこなせなかった」と移行を検討する企業も少なくありません。
そのため、「Notionのような機能を持ちつつ、自社に合ったツールが欲しい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SNotionの代替におすすめのツールTOP5と選定ポイントを中心にご紹介します。
- Notionに代わるツールを探している
- ストレスフリーで使えるツールが欲しい
- すぐに社内に浸透する代替アプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Notionの代替アプリを選ぶポイントだけでなく、自社に最適なアプリまで見つかります。
目次
Notionからの移行を考える理由とは？
ここでは、Notionを実際に利用したユーザーの声を紹介します。Notionの利用を中断した方の中には「操作が難しい」という声が多くありました。
※こちらで紹介する口コミ・評判はSaaS LOG（サースログ）より引用しております。
匿名ユーザー投稿日：2022年4月4日利用期間：2020年4月頃〜2021年11月まで拡張機能も多数あるのはわかるが、それを使うための操作が分かりづらかったです。
匿名ユーザー投稿日：2022年4月4日利用期間：2020年7月から2021年6月まで・導入した事例が少なく、運用イメージが湧きづらい状態で運用を開始しました。・全く利用したことのないUIに利用者が戸惑い、最終的に利用されたのはごく一部の方だけとなってしまいました。
匿名ユーザー投稿日：2022年4月4日利用期間：2021年2月～2022年2月現在まで・格納されたファイルに複数人で投票し、どのソリューションが1番人気で票が高いかを決める際に、コメントをどこで入力すれば良いのか分からなかった。・知っているメンバーに聞いて入力方法を教えて貰ったが、ノーションに関する簡易マニュアルなどがあれば、自分で調べて対応出来たかもしれません。
Notionの代替ツールを選定する3つのポイントとは
以下では、Notionの代替ツールを選定するときのポイントを3つ紹介します。「代替ツールを導入したものの、また現場に浸透しない」というトラブルを回避するためにも、担当者の方は必見です。
（1）機能に過不足ないか
1つ目のポイントとして、機能に過不足ないか確認しましょう。
たとえば、機能が不足しているツールでは、業務がスムーズに進まなかったり、ほかのツールと併用したりしなければなりません。一方、機能が多すぎると、全ての機能を使いこなせず、かえって社員のストレスとなってしまうのです。
そのため、知名度だけで導入を判断するのではなく、自社の課題に必要な機能が過不足ないく備わっているかを見極める必要があるのです。
（2）誰でも使える操作性か
2つ目のポイントとして、誰でも使える操作性であるかは重要です。
操作が難しいツールでは、社員が使いこなせるまでに、時間がかかってしまいます。加えて、場合によっては、操作方法をレクチャーする必要があったりと、通常業務に支障をきたしかねないのです。
以上のように、かえって業務効率を低下させてしまうツールでは、Notionから乗り換えた意味がありません。そのため、誰でも簡単に操作できるツールを使いましょう。
たとえば、「ノート「タスク」「メッセージ」のシンプルな機能性の「Stock」なら、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使うことができます。
（3）情報にすぐにアクセスできるか
3つ目のポイントとして、情報にすぐにアクセスできるツールを選びましょう。
あらゆる情報をひとつのツールにまとめたとしても「どこに、何があるか」が分からない管理では、必要なときに情報を振り返ることができません。その結果として、メンバー間で業務に対する認識に違いがでたり、作業が属人化したりするのです。
そのため、情報は適切に管理して、すぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。たとえば、情報を2階層で分けられる「ファイル」に加えて、本文やタイトル別にキーワードを絞れる「検索機能」がついたツールであれば、情報がすぐに見つかります。
Notionからの乗り換え先におすすめの代替ツールTOP5
以下では、Notionからの乗り換え先におすすめの代替ツールTOP5を紹介します。
Notionはオールインワンアプリと呼ばれるほど機能が充実しており、多くの企業で重宝されています。一方、「機能が多すぎて、使いこなせない」という意見のように、ITが苦手な方やシンプルに使いたいという方には、不向きな傾向にあるのです。
そのため、Notionの代替には「必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単に使えるツール」を選ぶべきです。
結論、Notionの代替ツールとして選ぶべきは、テキストや画像、ファイルを「ノート」にまとめることができ、情報の管理・共有を一元化するツール「Stock」一択です。
Stockのノートは、カテゴリーごとに2階層の「ファイル」で分けられるので情報が入り乱れる心配がありません。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、チャットツール・タスク管理ツールとしても活用できます。
【第1位】最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【第2位】アイディアの記録・整理できるツール「Evernote」
＜Evernoteの特徴＞
- 外部ツールと連携できる
- Webクリッパー機能がついている
Google カレンダーと連携すれば、スケジュール管理だけでなく、予定の背景情報も残すことができます。
Web上のURLや画像をEvernoteに直接保存できるので、ブックマークよりも便利に情報を一元管管理できます。
＜Evernoteの注意点＞
- FREEプランだと試せる範囲が少ない
- 2023年5月1日よりプラン価格が改定された
FREEプランでは「登録できる端末が2台」「月のアップロード容量が60MB」と利用できる範囲が狭く、社内に導入するか判断しづらいと言えます。
2016年、2021年に引き続き、2023年にも料金の改定がされるなど、今後も値上げが懸念されます。
＜Evernoteの料金体系＞
- 個人ユーザー向けプラン
- 企業向けプラン
FREE：0円
PERSONAL：1,100円/月（月払い）
PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
1,100円/ユーザー/月
【第3位】あらゆる働き方に対応するツール「Google Workspace」
＜Google Workspaceの特徴＞
- 連絡手段が複数ある
- Googleアプリの機能が集結している
チャットやメール、ビデオ通話など、シーンに応じて連絡手段を選べます。
Google Workspaceがあれば、ほかのGoogleアプリに備わっているビジネス向けの機能を、包括的に利用することができます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 大切な情報が流れてしまう
- 情報の管理がしづらい
メールやチャットでのやりとりでは情報が流れやすく、重要事項を見逃したり、メッセージを振り返るのが煩わしかったりするのです。
ドキュメントやスプレットシート、ドライブなど情報を管理する場所が複数あると、かえって「どこに、何があるか」を瞬時に把握できないことがあります。
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【第4位】プロジェクト管理の負担を軽減するツール「Trello」
＜Trelloの特徴＞
- タスクを「カード」単位で管理できる
- マルチデバイスに対応している
タスクを「カード」単位で管理でき、ラベルを付けたりチェックリストを使ったりすることで視覚的にも分かりやすくなります。
PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えるので、時間や場所を気にする必要がありません。
＜Trelloの注意点＞
- 海外のツールである点に注意が必要である
- 大手企業向けの傾向がある
Trelloは、海外のツールなので、自動翻訳だけでは機能を十分に理解できない可能性があります。
ENTERPRISEでは、ユーザー数が多いほど一人当たりの単価を押さえられる一方、少人数での利用は痛手となる可能性があります。
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：0ドル
- STANDARD：6ドル/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：12.50ドル/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～17.50ドル/ユーザー/月
【第5位】業務の効率化を実現するツール「kintone」
＜kintoneの特徴＞
- 社内コミュニケーションがとれる
- データ管理を一元化できる
ツール内にチャット機能がついているので、ほかの連絡手段を使わなくても、スムーズなやりとりができます。
kintoneにはテキストだけでなく、ファイルも残すことができます。さらに、アプリ内のデータを集計してグラフ化することも可能です。
＜kintoneの注意点＞
- カスタマイズするのに一苦労である
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
kintoneは、自社にあったアプリを組み合わせられる点が強みですが、思い通りにカスタマイズをするには専門的な知識が必要だという意見もあるようです。（参照：ITreview）
多機能なアプリは便利な反面、操作が難しい傾向にあるので、ITに不慣れな方が多い現場には馴染まない可能性が懸念されます。
＜kintoneの料金体系＞
以下のコースは、5ユーザーから契約できます。
- ライトコース
- スタンダードコース
基本料金：780円/ユーザー/月（月払い）
ゲストユーザー価格：580円/ユーザー/月（月払い）
基本料金：1,500円/ユーザー/月（月払い）
ゲストユーザー価格：1,200円/ユーザー/月（月払い）
Notionの代替におすすめのツールTOP5と選定ポイントまとめ
ここまで、Notionの代替におすすめのツールと選定ポイントを中心に紹介しました。
Notionから乗り換えるときは「過不足ない機能性か」「誰でも簡単に操作できるか」「情報へのアクセス性が良いか」の3つのポイントを満たすツールを導入しましょう。
万が一、これらの条件を満たさないツールでは「導入したものの、社内で使いこなせていない」という事態が、繰り返し起きてしまうのです。
結論、Notionの乗り換え先として最適なのは、あらゆる情報を一元管理でき、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、Notionよりも簡単に業務の効率化を図りましょう。
