昨今では、営業部の上司と部下でコミュニケーションをとるために、面談を実施するチームが増えてきています。そして、面談の記録を業務に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの質が向上して、業績アップにつながるのです。
しかし、「営業向けの面談記録シートの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業向け面談記録シートのおすすめテンプレートや活用方法を中心にご紹介します。
- 面談記録シートの無料テンプレートが知りたい
- 面談記録シートを上手く活用したい
- 部下と面接をしてパフォーマンスを上げてあげたい
という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかるだけでなく、作成・管理におすすめのツールまで分かります。
目次
面談をする目的とは
ここでは、面談をする主な3つの目的を紹介します。
- 上司と部下の信頼関係を築く
- 部下の成長を促す
- モチベーションを高める
部下が抱えている悩みや相談を上司に話すことで、互いの信頼関係が深まります。結果、普段の業務上のコミュニケーションも取りやすくなるのです。
部下から相談を受けた上司は、解決に向けたアドバイスをします。また、日頃の仕事ぶりから改善点をフィードバックすれば、部下がより成長できます。
部下は自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。よって、今後の業務に高いモチベーションを持って取り組めます。
上記の3つの目的を意識して面談を設けることで、業績アップにもつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、面談を効率よく進めていきましょう。
面談記録シートに記載すべき5つの項目
以下では、面談記録シートに記載すべき5つの項目を紹介します。
- 目標と進捗
- 成果を上げたこと
- 困っていること
- アドバイス
- 次の目標
業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。
これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。例えば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。
業務を進める中で困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に記載します。
上司はこれまでの経験や考えをもとに、アドバイスをしましょう。今後のキャリアプランに関する相談などもあります。
面談を通じて、今後の目標を決めます。フィードバックを与えることで、正しい方向性で目標を立てることができます。
これらの5つの項目は、面談シートに取り入れたい最低限の必須項目だと言えます。
面談記録シートの活用方法
それでは、面談記録シートの活用方法についてご紹介していきます。
社員の評価をする
上司は、面談を通じて社員の評価をすることができます。
評価に結びつける場合は、上司の主観に左右される可能性があるため、複数人で面談を行いましょう。
その際、面談記録シートを共有し、複数の上司がフィードバックをするなど、多角的で公正な評価が行われるような対策が必要です。
今後の育成に役立てる
面談記録シートを利用して、今後の社員の育成に役立てましょう。
例えば、社員の業績が伸び悩んでおり、部署が社員に合っていないと面談の中で判明した場合には部署の異動を検討する必要があります。
面談記録シートがあれば、今後の社員の育成方針を任意のメンバーと検討できます。
面談記録シートのおすすめテンプレ―ト3選
以下では、面談記録シート作成に便利なおすすめのテンプレートを3つご紹介します。
王の嗜み
こちらは、シンプルなデザインの面接記録シートのテンプレートです。
Excel・Word・PDFの中から用途に合わせて、編集や印刷できる無料のテンプレートとなります。
日本の人事部
こちらは、聞きたい項目があらかじめ記載された面接記録シートのテンプレートです。
面接などで相手と話すのが苦手な人でも、詰まることく質問ができます。
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、面接内容を自由に記載できる面接記録シートのテンプレートです。
ヒアリングする項目を社員ごとに自由に設定できるのが特徴です。
【ファイルは不便】面談記録シートの作成・管理に最適なツール
以下では、面談記録シートを作成・管理するのに最適なツールをご紹介します。
WordやExcelの面談記録シートは、個別にファイルを作成するので管理が煩雑です。そのため、ファイルを用意することなく、簡単に面談記録を残せる「ノート型ツール」が必要になります。
ただし、多機能なツールでは使い方が分からず、社内に浸透しない恐れがあります。したがって、ITに不慣れな方でもすぐに使える、必要な機能に過不足がないツールを導入すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に保存でき、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockのテンプレ機能を使えば、面談記録シートを一から作成する必要がなくなります。また、フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できるため、社員のプライベートな情報を管理するのにも安心です。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
面談記録シートのテンプレートや活用方法まとめ
これまで、面談記録シートのテンプレートや活用方法についてご紹介しました。
Excelなどに面談記録をまとめても管理が面倒になり、あとから見ることがなくなってしまいます。これでは、面談を今後の社員育成に生かすことができません。
また、面談内容を上層部で共有して社員の評価をすることもあるため、誰でも簡単に使えるツールで面談記録を管理するのが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、面談記録シートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。
