【無料あり】商談管理の必須8項目やおすすめツール7選をご紹介

商談管理とは、商談の準備段階から受注するまでの各フェーズを管理することを指します。ITツールを導入して商談管理をすれば、メンバーの稼働状況や顧客ごとのフェーズが可視化されるので、受注確度の高い顧客から対応できるようになります。

一方で、ツールの導入を検討していても、自社にマッチするツールが見つからず悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、商談管理に必要な8項目やおすすめツール7選をご紹介します。

顧客ごとの商談状況が共有されておらずチーム内で連携が取れていない
顧客の情報管理が属人化しており、引継ぎの際に適切に情報が共有できていない
教育コストがかからず誰でも簡単に操作できる商談管理ツールを探している

という担当者の方は本記事を参考にすると、自社に最適な案件管理ツールが選定でき、最新の商談状況が適切に共有される仕組みをつくれます。

「社内の情報を、簡単に管理する方法がない---」
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app-stg.info/

1 商談管理に必要な8つの項目
2 商談管理に使えるツールとは
- 2.1 SFAとCRMの違い
3 商談管理ツールの3つのメリット
4 無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選
5 おすすめの商談管理ツールまとめ

商談管理に必要な8つの項目

商談管理とは「顧客との商談発生から契約成立までの進捗管理」です。進捗を可視化しておくことで、商談の段階ごとに適切なアプローチができるのです。

以下では、商談管理に必要な項目の種類をご紹介します。Excelやメモで作成した顧客管理表には下記の項目を盛り込み、内容に漏れが生じないようにしましょう。

項目	特徴やメリット
担当者	・案件を担当している従業員の氏名を記載する・担当者の記載があると、案件が放置されることなく適切に捌ける・管理者は各メンバーの案件が一覧で見られるので進捗状況が確認しやすい
提案商材	・自社の保有する商材が複数ある場合は、顧客に対して提案した商材を顧客管理表に記載・顧客管理表に記載しておけば、製品ごとに受注量を把握できる
顧客企業の売り上げ規模・年商	・顧客企業の予算を記載することで、予算内で最適な商品を提案可能・過去の取引履歴を残していれば、顧客企業の予算を推測できる
見積金額	・商談を通して得た見積金額を記載する・見積金額決定の背景や提案時の反応を詳細にまとめると、最適な提案タイミングの判断材料となる
導入希望時期	・顧客の製品導入希望時期を記載する・導入スケジュールは連携して対応するためにも社内で共有が必須
決裁者とのコンタクトや承認の有無	・顧客の商談担当者や承認の有無を記載する・決裁権者とのコンタクトがとれれば案件の受注に近づく
受注確度	・顧客ごとに受注が受注される確率を記載する・案件に優先度を設定できる
次回の行動内容／時期（締め切り）	・次回の商談までのタスクをまとめる・仮に担当者が変わってもスムーズに引き継ぎできるように詳細に記載する

商談管理に使えるツールとは

商談管理に活用できるツールには、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などが挙げられます。SFAとCRMは異なる役割を持っているため、営業において何の役に立つかを理解しておくことが求められます。

SFAとCRMの違い

以下では、SFAとCRMの違いを解説します。ご紹介する機能の違いを理解し、自社の商談管理に正しく役立てましょう。

SFA(=Sales Forces Automation)

SFAは「営業支援システム」を指し、主に案件管理や活動報告、名刺管理など商談のプロセス全体を支援します。SFAの役割は営業部門の業務効率化を実現し、営業成績を向上させることです。

CRM(=Customer Relationship Management)

CRMは「顧客関係管理システム」を指し、主に顧客管理や顧客分析、プロモーション管理などの機能を搭載しています。CRMの役割は顧客との良好な関係を維持することです。

このように、SFAとCRMは商談のプロセスごとに上手く使い分ける必要があります。たとえば、商談から受注まではSFAで管理し、受注後の顧客とのコミュニケーションはCRMで管理するなどの工夫が求められます。

商談管理ツールの3つのメリット

ここでは、商談管理ツールの3つのメリットをご紹介します。以下のメリットを理解し、最大限ツールを活用しましょう。

（1）過去の商談が分析しやすくなる

一つ目のメリットは、過去の商談が分析しやすくなる点です。

ツールに過去の商談記録を残しておくことで、いつでも確認できます。過去の商談記録を分析しておけば、今後の商談や顧客とのトラブルの際にマニュアルとして使えるのです。

たとえば、業界業種ごとに商談記録をまとめておけば、業界業種ごとの共通点を見つけられます。共通点を見出しておくと、商談前に方針を考える時間を削減可能です。

したがって、ツールに蓄積された過去の商談記録を分析し、PDCAサイクルを回すことで商談の成功率が高まると言えます。

（2）管理にかかる時間を削減できる

二つ目のメリットは、管理にかかる時間を削減できる点です。

仮にExcelで商談管理をする場合、使い慣れていなければ入力に時間がかかってしまいます。商談管理は商談を効率化する目的ですが、Excelによる商談管理ではかえって非効率になっているケースが多いのです。

ツールでは、必要な事を記入するだけで自動管理されます。たとえば、過去のデータを探す場合にも検索機能を使えば一瞬です。

このように、管理にかかっていた時間をツールで削減すれば、隙間時間を商談の方針作成などに有効活用できます。

（3）商談記録を可視化できる

三つ目のメリットは、商談記録を可視化できる点です。

商談記録がツールに残っているので、担当者でなくともほかの従業員の商談記録を参考にできます。そのため、営業ノウハウが共有されやすいのです。

また、商談フローが多い場合、前回の記録を参考にすれば効率よく商談を進められます。そのため、情報をいつでも確認できる環境を形成することが求められます。

したがって、案件ごとに情報を紐付けて管理できるツールが必須です。たとえばノートごとに分かれているので情報が確認しやすい「Stock」のようなツールであれば、適切に商談管理できます。

無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選

以下では、無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選をご紹介します。

従来のExcelによる商談管理では、情報の更新やバージョン管理に手間がかかり、管理表に記載すべき項目に漏れが発生しがちです。一方、商談管理ツールを活用すれば案件や顧客ごとに情報を蓄積でき、時間や場所を問わずアクセスできます。

また、ツールを導入するうえで重要なのが「誰でも簡単に情報を書き込めること」です。機能が複雑で操作の難しいツールでは、商談の情報を記載するまでに時間がかかると同時に「ツールの教育」が通常業務を圧迫してしまうので社内に浸透しづらくなるのです。

そのため、選ぶべきツールは、非IT企業の65歳の従業員でもすぐに使いこなせるほどシンプルで、商談管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。

Stockは、「ノート」に直感的に情報を書き込めるうえ、商談の資料やファイルを一元管理できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で商談に関するやりとりもでき、次回の商談までにすべきことを「タスク」に登録しておけば、抜け漏れはありません。

【Stock】非IT企業の65歳でも商談管理できるツール

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app-stg.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0

特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。