マイルストーンはプロジェクトの進捗を管理する中間目標を指します。マイルストーンを設けるとスケジュール管理がしやすくなるだけでなく、従業員のモチベーションを保つ役割も担っているのです。
一方、「マイルストーンを上手く活用できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マイルストーンの書き方や注意点、管理方法などプロジェクトリーダーとして把握すべき基本情報を中心に紹介します。
- 効果的なマイルストーンを作成してプロジェクト管理に活かしたい
- チーム全体の進捗を把握したい
- プロジェクトの情報を一か所にまとめて管理したい
という方は本記事を参考にすると、マイルストーンの概要が分かるだけでなく、プロジェクト全体の情報を簡単かつ効果的に管理できるようになります。
目次
マイルストーンとは
ここでは、マイルストーンの意味や種類を紹介します。プロジェクト管理における基本知識となるので、プロジェクトリーダーの方は必見です。
マイルストーンの概要
マイルストーンは本来、一定の距離（マイル）間隔に置かれる標石（ストーン）を指す言葉です。ビジネスにおいてはプロジェクトの進み具合を管理するための区切りや中間目標という意味で使われます。
たとえば、アプリ開発のプロジェクトにおけるマイルストーンは「基本設計をする」「開発に着手する」「動作テストをする」「リリースする」などが挙げられます。
マイルストーンによって細かな目標が設定されれば、プロジェクトの方向性を見失わずに進められます。そのため、マイルストーンは長期のプロジェクトや、工程が複雑なプロジェクトで頻繁に利用されるのです。
マイルストーンの種類
マイルストーンには、「プロジェクトの期日から逆算して設定する場合」と「業務品質を基準にして設定する場合」の2パターンがあります。
たとえば、期日を基準に設定する場合、リリース日や進捗会議などがマイルストーンになります。一方、品質を基準にする場合は出荷判定や品質チェックなどをマイルストーンとして設定するのです。
どちらのプロセスでマイルストーンを設定するかによって進め方が変わるため、プロジェクトごとに適した方法を用いましょう。
スケジュール・タスク・目標との違いとは
マイルストーンと混合されやすい用語として、スケジュールやタスク、目標があります。以下では、それぞれの違いを解説します。
- マイルストーンとスケジュールの違い
- マイルストーンとタスクの違い
- マイルストーンと目標の違い
スケジュールは計画における全体の予定であり、マイルストーンは計画の節目となる中間地点です。つまり、両者は全く異なる意味を持ちます。
マイルストーンは目標であり、タスクは作業です。つまり、マイルストーンは複数のタスクをこなすことで到達できる目標地点と言えます。
マイルストーンも目標の一つですが、プロセスを振り返るときの指標でもあります。つまり、プロジェクトの進捗を明らかにする役割を持つのです。
このように、マイルストーンは最終目標に対する現在地を知るために設定するものであり、チームが方向性を見失わないための重要な役割を持っているのです。
マイルストーンを使う3つのメリット
スケジュールを管理するときにマイルストーン（中間目標）をいくつか立てておくと、進捗をこまめにチェックできるようになります。以下は、マイルストーンを使う3つのメリットです。
- スケジュール管理がしやすい
- モチベーションを維持できる
- 品質を管理できる
プロジェクトの規模が大きくなるほど、先行きが不透明になりがちです。そこで、マイルストーンを設定すれば、ゴールまでのステップが明確になり、スケジュール管理がしやすくなります。
長期プロジェクトはゴールまでの道のりが長いため、従業員のモチベーションを維持するのが困難です。そのため、マイルストーンを設定して目指すべき中間目標を共有することが重要です。
業務品質を基準にしてマイルストーンを設定すれば、プロジェクトの段階ごとに細かく品質を管理できます。
このように、マイルストーンを立てれば、プロジェクトを効率よく進められるうえに業務の品質も保てるのです。
マイルストーンの書き方
ここでは、マイルストーンの書き方を4つのステップで紹介します。以下の手順を参考に、自社のプロジェクト管理を改善しましょう。
（1）期日を設定する
はじめに、プロジェクトの期限を設定する必要があります。
プロジェクトで何らかのトラブルが発生する可能性も考慮して、適度な余裕を持たせて期限を設定しましょう。次に、プロジェクト期限までに通過すべきポイント（マイルストーン）を設定します。
マイルストーンを細かく設定すれば、現時点での達成率を定期的に確認できるようになり、メンバーのモチベーション維持にもつながります。そのため、長期的なプロジェクトであれば、2～4週間単位で設定するのがおすすめです。
（2）タスクを設定する
次に、プロジェクトに必要なタスクを洗い出します。
タスクを洗い出せば、具体的な工数が明らかになり、スケジュールが立てやすくなります。さらに、タスク同士の関係性や優先順位も分かるので、効率よく作業を進められるのです。
マイルストーンを達成するために重要な工程となるので、抜け漏れがないようにタスクを設定しましょう。
（3）担当者を設定する
次に、タスクに担当者を割り当てます。
マイルストーンは設定して終わりではなく、計画通りに遂行されているかを確認してはじめて効果を発揮します。そのため、負担が一部に偏らないようにタスクをメンバーに配分して、期限通りに進んでいるかか把握しなければなりません。
しかし、メンバーが個人でタスクを管理すると、別のツールで進捗を共有する手間がかかります。そこで、メンバーのタスクが一覧で表示され、チャット機能も搭載した「Stock」のようなツールを使って、チーム単位でタスクを管理しましょう。
（4）ガントチャートを作成する
最後に、ガントチャートを作成しましょう。
ガントチャートとは、タスクごとのスケジュールを表形式で管理する手法であり、進捗管理や工程管理に役立ちます。作成すると以下の図のように視覚的に作業にかかる期間が分かるので、プロジェクトの進め方が具体的にイメージできます。
ここまでに設定した期日、タスク、担当者をもとにガントチャートを作成して、プロジェクトのスケジュールを見える化しましょう。
マイルストーンを設定する3つの注意点
ここでは、マイルストーンを設定する3つの注意点を解説します。以下を参考にして、マイルストーンを効果的に活用しましょう。
（1）マイルストーンを設定しすぎない
マイルストーンを設定しすぎるとプロジェクトの進捗が分かりづらくなります。
プロジェクトに必要なマイルストーンは一定ではなく、「ゴールまでにどのステップを達成する必要があるか」という目安によって異なります。したがって、むやみに設定することは避けましょう。
また、メンバーに過剰な負担のかかる目標になっていないかをヒアリングして確認することも重要です。加えて、プロジェクトにおいては特定の業務が終わらないと進められないタスクも発生するので、マイルストーンの前後関係が適切かをチェックしましょう。
（2）マイルストーンとタスクを混同しない
マイルストーンとタスクを混同しないように注意しましょう。
マイルストーンは中間地点であり、タスクは目標に到達するために対応すべき作業を指します。そのため、マイルストーンをタスクとして扱うと、各工程における進捗が不透明になってしまいます。
したがって、マイルストーンとタスクは分けて管理して、プロジェクトの進捗を定期的に振り返れる環境を整えましょう。
（3）プロジェクトの全情報をツールで一元管理する
プロジェクトを成功させるには、あらゆる情報を一元管理する必要があります。
情報が一か所に集約されていれば、すぐに必要な情報へアクセスできるようになるので、資料探しに時間をとられることがなくなります。そのため、情報を一元管理できるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
たとえば、フォルダで情報を階層管理する「Stock」のようなツールを使えば、Excelのファイル管理のように情報が散在する心配もありません。
【担当者は必見】プロジェクトの情報管理に必須のツール
以下では、プロジェクト管理の情報管理に必須のツールを紹介します。
Excelでのプロジェクト管理では、メンバーに共有するときにチャットやメールを介したり、更新のたびにファイルを探して開いたりと手間がかかります。さらに、スマホやタブレットでは見づらいため、現場仕事や外出が多い場合には不向きです。
一方、プロジェクト管理ツールであれば、時間や場所を問わずスムーズに共有や更新ができるほか、通知機能によりタスクが漏れるリスクも抑えられます。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しいため、「誰でも簡単に操作できるシンプルさ」も重要です。
したがって、プロジェクト管理に選択すべきツールは、必要な機能に過不足がなく非IT企業の65歳の方でもすぐに使える情報管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、工程表やガントチャートなどのファイルや画像も簡単に添付できます。さらに、仕事の担当者と期限を記録できる「タスク」もノートに紐づいているため、情報が入り乱れる心配がありません。
ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マイルストーンの書き方とおすすめの管理ツールまとめ
これまで、マイルストーンの書き方やおすすめの管理ツールを中心に紹介しました。
マイルストーンは設定して終わりではなく、後から振り返って進捗を把握できるよう、適切に管理する必要があります。ただし、Excelではファイル管理が煩雑になりやすいうえ、共有には別のツールを使わなければなりません。
そこで、プロジェクト管理ツールを使えば、マイルストーンなどプロジェクトに関するあらゆる情報を見やすく残せるうえ、共有もスムーズです。ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、「誰でも直感的に操作できるシンプルなツール」が最適です。
以上を踏まえると、自社のプロジェクト管理には、非IT企業の65歳の方でも適切に情報を管理・共有できるシンプルな「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心に業界・業種を問わず240,000社以上に導入され、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトを効率よく進めましょう。
