外部からの用件を担当者に伝える方法のひとつが「伝言メモ（電話メモ）」です。伝言メモには項目があらかじめ記載されているので、新入社員でも、何を伝えれば良いか迷わないメリットがあります。
一方、伝言メモや電話メモを一からつくるのは面倒なため、テンプレートで効率化したい方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモ・電話メモのExcelテンプレート9選を中心にご紹介します。
- 伝言メモ・電話メモの作成が面倒なので、テンプレートを使いたい
- 無駄なコストをかけたくないので、無料のExcelテンプレートを探している
- 厳選されたテンプレートから、自社で使いやすいものを選定したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったExcelテンプレートが分かり、伝言メモ・電話メモを効率よく作成できるようになります。
目次
【Excel】伝言メモ・電話メモの無料テンプレート9選
伝言メモ・電話メモを一から作成する場合、項目やデザインを考える必要があるので、多大な時間がかかってしまいます。
そこで以下では、ダウンロードして印刷すればすぐに使用できる、無料のExcelテンプレート9選をご紹介します。
4分割のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートダウンロードから利用できるテンプレートで、A4を4分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名//先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
至急、電話をください/再度、電話します/下記、用件をお伝えください
6分割のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートダウンロードでダウンロードできるテンプレートで、A4を6分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話して下さい/再度、電話します/下記、用件を伺いました
8分割のテンプレート
こちらは、テンプレルンのサイトでダウンロードできるテンプレートで、A4を8分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/折り返しお願いします/また電話します/下記の件でした
9分割のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートダウンロードで利用できるテンプレートで、A4を9分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話をいただきたい/改めて電話します
色分けできるテンプレート
こちらは、KOKUYOのサイトでダウンロードできるテンプレートで、カラーが3色用意されているので用件によって使い分けられます。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
電話がありました/電話を頂きたい/もう一度電話します
来社されました/来て頂きたい/もう一度訪問します
シンプルなテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会のサイトでダウンロードできるテンプレートで、使いやすいシンプルなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お見えになりました/お電話をかけてこられました/折り返しお電話お願いします/また電話します
カラフルでおしゃれなテンプレート
こちらは、テンプレートボックスのサイトでダウンロードできるテンプレートで、ナチュラル系カラーのおしゃれなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名
電話がありました/折返しお電話ください/また、お電話します/来社されました
パンダがイラストされたかわいいテンプレート
こちらは、可愛いだらけ♡のサイトでダウンロードできるテンプレートで、かわいいパンダのイラストが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話番号/用件
来訪されました/お電話がありました/折り返しお電話おねがいします/またお電話します/またお伺いします/伝言お願いします
かわいい動物イラストのテンプレート
こちらのサイトでは、テンプレートに数種類のかわいい動物がイラストされています。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/電話番号/用件
お電話がありました/折り返しお電話を下さい/再度お電話します/お電話があったことをお伝え下さい/来訪いたします/再度来訪いたします/ご用件をお伝え下さい
【Excelよりも楽】伝言メモ・電話メモの管理に最適なアプリ
ここからは、伝言メモ・電話メモの管理に最適なアプリをご紹介します。
伝言メモ・電話メモのテンプレートには事前に項目が記載されており、誰でも簡単に伝言ができます。しかし、紙やExcelの伝言メモ・電話メモを使い続けると、目的のメモが埋もれたり、手渡しでの共有に手間がかかったりする点に注意しなければなりません。
一方、メモアプリを導入して伝言メモ・電話メモをデジタル化すれば、メモを快適に作成・共有できます。ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせず、紙のメモ管理に戻ってしまうので「誰でも簡単に使えるアプリ」が求められるのです。
結論、伝言メモ・電話メモのデジタル化には、非IT企業の65歳の方でも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、伝言メモや電話メモを直感的に書き残したり、テンプレートを瞬時に呼び出したりできます。また、作成したメモはすぐに任意のメンバーへ共有されるほか、メモをカテゴリ別に「フォルダ」で振り分けられるのも強みです。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事の伝言メモ・電話メモをすぐにデジタル化すべき理由5選
ここからは、仕事の伝言メモ・電話メモをすぐにデジタル化すべき理由を5つ解説します。未だに紙でメモ管理をしている方は必見です。
（1）仕事が非効率になる
まずは、紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、業務効率が下がります。
紙の伝言メモ・電話メモは、手作業ゆえに作成の時間がかかるうえ、逐一印刷して共有しなければなりません。さらに、場合によっては、担当者のデスクまでメモを届ける手間もかかります。
一方、デジタルのメモアプリを使えば、面倒な手書きをする必要がなく、PCやスマホ、タブレットからメモを共有できます。そのため、仕事の効率が大きく上がるのです。
（2）過去の応対記録が分からない
次に、紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、過去の応対記録が分かりづらくなります。
紙の場合、「対応が完了したメモを残しておくとかさばる」という理由から、すぐに処分されるケースも多いです。その結果、後日改めて確認したいことがあっても、応対記録が一切分からなくなってしまうのです。
一方、伝言メモを大量に保存できるメモアプリを使えば、過去の応対記録を簡単に確かめられます。さらに、メモアプリの検索機能を使いこなせば、目的の伝言メモ・電話メモだけを探し出せるため便利です。
（3）テレワークに対応できない
次に、紙の伝言メモではテレワークに対応できません。
「職場では紙のメモ」「テレワークの社員にはメモアプリ」と使い分ける方法もありますが、混乱の原因となるうえに、情報も分散してしまいます。
そのため、デジタルのメモアプリを全社に導入するのがベストな解決策です。ただし、非IT企業で導入するときは、デジタルが苦手な社員でもすぐに使いこなせる「Stock」のように、シンプルなメモアプリを選びましょう。
（4）コストがかかる
次に、紙の伝言メモはコストも圧迫します。
たとえば、紙の伝言メモには用紙やインク、ペンが必要です。紙1枚やペン1本のコストは小さいものの、長期的には大きな出費となってしまいます。
そこで、無料利用できるメモアプリを導入すれば、インクやペンなどの消耗品にかかるコストが大きく抑えられます。また、紙のメモを印刷・裁断・分配する「時間的なコスト」も削減できるのです。
（5）紛失の可能性がある
最後に、紙の伝言メモ・電話メモには紛失リスクもあります。
たとえば、担当者のデスクがほかのメモ帳や資料で溢れていると、紙の伝言メモ・電話メモは埋もれて、見つけづらくなってしまうのです。そして、メモに電話番号などの機密情報が書かれていれば、情報漏えいにつながる可能性も無視できません。
一方、メモアプリであればメモを分かりやすく管理できるほか、アクセス権限も付けられるため安心です。とくに、2段階認証が備わっているアプリであれば、万が一端末を紛失しても、第三者に閲覧されることはありません。
伝言メモ・電話メモのExcelテンプレートまとめ
これまで、伝言メモ・電話メモの無料Excelテンプレートや、メモをデジタル化すべき理由を中心にご紹介しました。
テンプレートがあれば、伝言メモ・電話メモの作成時間を短縮できるものの、紙では「仕事が非効率になる」「紛失しやすい」などのデメリットがあります。こうした点をカバーするには、リアルタイムでメモを作成・共有できる”メモアプリ”が必須です。
しかし、複雑な機能を豊富に搭載しているメモアプリは、使いこなすのが難しく次第に誰も利用しなくなってしまいます。したがって、「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなメモアプリ」でなければなりません。
結論、自社に最適なメモアプリは、ITに詳しくない65歳の社員でも、導入即日から使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。Stockの「ノート」にメモのテンプレートを登録すれば、いつでも瞬時に呼び出せます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、伝言メモ・電話メモを円滑に管理しましょう。
