職場での会議を効率的に進めるためにはアジェンダを事前に用意して、何を話し合うのかを明確にしておく必要があります。
一方、「どのようにアジェンダをつくれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議アジェンダの書き方のコツやテンプレートを中心に解説します。
- 会議で何をするのかを事前に把握するためにも、アジェンダをつくっておきたい
- 部下がアジェンダを用意するのに慣れていないため、書き方のコツを教えたい
- 誰でも簡単に使えるテンプレートでアジェンダの書式を統一したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダの概要やメリットを把握し、短時間で質の高いアジェンダを作成できるようになります。
目次
会議におけるアジェンダとは
ここでは、「アジェンダを作成する目的」と「アジェンダと議題の違い」を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。
アジェンダとは？
アジェンダとは、予定している会議の議題をまとめたものを指します。
事前にアジェンダを作成して参加メンバーと共有しておけば、それぞれが会議の目的や内容を把握したうえで会議に臨めます。したがって、アジェンダは会議を効率的に進めるうえで必要不可欠なのです。
また、アジェンダは事前に共有するだけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に参加できなかったメンバーにメールで送ったりすることもあります。
アジェンダと議題の違いとは？
アジェンダと議題は意味が混同されやすいので、両者の違いを正しく把握しましょう。
アジェンダは「予定している会議の全体像」で、一方の議題は「会議中に討論される具体的な項目」です。つまり、議題はアジェンダを構成する要素のひとつで、会議のスケジュールや全容を把握するためにアジェンダが必要なのです。
たとえば、「社内報」がテーマの会議において、アジェンダは会議の目的や内容、討論する話題など、すべての項目をまとめた「目次の役割」と言えます。一方、議題は「社内報を活性化させる施策」のような討論すべき話題を指します。
会議のアジェンダを作成するメリットとは
アジェンダがなくとも会議はできますが、整理されたアジェンダを活用して会議を進行すると、参加者全員が以下のメリットを得られます。
- 会議の方向性が定まる
- 会議の生産性が上がる
- 時間を有効に使える
会議のアジェンダを用意するメリットの一つとして、会議の方向性が定まる点が挙げられます。アジェンダを共有することで、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題が逸れることなくゴールに向けた話し合いができるのです。
会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けて確認や準備ができます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。
会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。
以上のように、アジェンダには多くのメリットがあるため、担当者はメリットを最大限活かせるような分かりやすいアジェンダを作ることが求められます。
会議アジェンダの書き方の3つのコツ
ここでは、会議アジェンダの書き方のコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを共有しているチームは、以下のポイントを確実に押さえています。
（1）議題を詰め込みすぎない
アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。
会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に触れられないだけでなく、一つひとつが浅い話し合いになりがちです。結果、十分な時間を取ったにも関わらず「納得感のない会議」になってしまうのです。
そのため、議題ごとに時間配分を細かく設定したり、ときには議題をひとつに絞り込んで徹底的に話し合う場を作ったりするなどの工夫をしましょう。
（2）会議のゴールを明確にしておく
会議のゴールを明確にしておくのも重要なポイントです。
あらかじめ会議のゴールを明確にしておけば、話題が逸れたり、会議の時間が無駄に伸びたりしません。また、会議のゴールがメンバー共通の目標となり「達成のためには何ができるのか」を一人ひとりが考えるので、会議への参加意欲も高まります。
また、ゴールに合わせて会議終了後にやるべきこと（ToDo）も明らかにしやすくなる副次的な効果も生まれるのです。
（3）必要事項は漏れなく記載する
必要事項を漏れなく記載することも欠かせません。
アジェンダの必要事項に抜けがあると、メンバーは正確な会議内容を把握できないため、以下の項目は最低限含めましょう
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
|
会議名 |
開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 |
|
日時 |
開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 |
|
場所 |
開催場所を記載します。社内向けであれば省略して問題ありませんが、社外と共有する場合は誰でも分かるように場所を記載しましょう。 |
|
目的 |
参加メンバーが会議で何を話し合うのかを理解するために記載します。 |
|
議題(時間配分) |
話し合うべき議題を並べ、話し合うのに必要な時間も忘れずに記載します。 |
|
参加者(氏名・人数など) |
当日の参加者を記載します。参加者の役職はもちろん、役割も記載しておくとスムーズに進行できます。 |
|
配布資料 |
配布資料が足りているかを確認できるので、配布資料がある場合には記載します。 |
|
備考 |
自由に記載できる備考欄を設けます。各メンバーが会議中の発言で出た重要な内容をメモしておくのにも使えます。 |
以上のように、基本的な必要事項を用意しておけば、会議もスムーズに進められるのです。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「Stock」のようなツールを使うチームも増えています。
【無料】会議アジェンダのテンプレート3選（無料）
以下では、会議アジェンダの無料テンプレートを3選ご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。
（1）BOXILのアジェンダテンプレート
こちらは、BOXILが提供する会議アジェンダの無料テンプレートです。
シンプルなデザインとなっており、ブルー・ブラック・グレー・ブラウンの4色のカラーから選べます。
ただし、無料会員登録が必須な点に注意が必要です。(GoogleまたはFacebookのアカウントを連携すれば、入力項目を省略可能)
（2）Microsoftのアジェンダテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する会議アジェンダの無料テンプレートです。
シンプルなアジェンダとなっているので、会議の参加メンバーに情報が行き渡りやすく、会議への集中力を高めます。会員登録も必要ないため、ダウンロードしてすぐに使用できます。
（3）日本の人事部のアジェンダテンプレート
こちらは、日本の人事部が提供する会議アジェンダの無料テンプレートです。
表で作成されており、項目ごとに余白が設けられているので、会議の議題や決定事項をメモするのに役立ちます。こちらも会員登録をせずにダウンロードできます。
【知らなきゃ損】議事録やアジェンダの管理におすすめのツール
以下では、議事録やアジェンダの管理におすすめのツールをご紹介します。
WordやExcelのテンプレートを使うと、会議のたびにファイルが増えてしまい「あの議題を話し合ったファイルが見つからない」という事態になりかねません。さらに、ファイルをメールやチャットで共有しても、ほかのメッセージで流れてしまうのです。
そこで、アジェンダや議事録の作成・管理には「ノート型ツール」を使いましょう。ノート型ツールはファイルをつくる必要がなく、あらゆる情報を保存できるノートが備わっているのです。
ただし、多機能なツールは使いこなせない可能性があるので、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。結論、導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるノート型ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるうえ、「テンプレート」で誰でも簡単にアジェンダを用意できます。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいており、チャットツールのように話題が入り乱れることはありません。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議アジェンダの書き方やテンプレートまとめ
ここまで、会議アジェンダの書き方のコツやテンプレートを中心に解説しました。
アジェンダを作成するコツとしては「議題を明確にして、必要な事項を過不足なく記載すること」が挙げられます。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする必要がないので便利です。
しかし、Wordなどのテンプレートには「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などの何度も見返す資料は、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「ノート型ツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも迷わずに使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アジェンダや議事録をシンプルに管理しましょう。
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