コツを押さえて作成したマニュアルは、項目が見やすく整理されているので、従業員の「読むストレス」が発生しません。そのため、「継続的に運用されるマニュアル」となり、現場業務の質の向上に大きく貢献します。
とはいえ、いきなり見やすいマニュアルを作成するのは難しく「運用されるマニュアルのポイントが分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、押さえておくべきマニュアル作成のコツ8選を中心に解説します。
- 「運用されるマニュアル」を作成するにあたり、重要なポイントを把握したい
- 作成したマニュアルを全社に浸透させ、業務の質を向上させたい
- マニュアル作成の手間を解消して、ほかの業務に多くのリソースを割きたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを短時間で作成するコツだけでなく、メンバーに活用されるマニュアルの作り方も分かります。
目次
マニュアルを作成して得られる4つのメリット
ここでは、マニュアルを作成する4つのメリットをご紹介します。これまでマニュアルを運用していなかった会社は、以下の目的を把握して作成を検討しましょう。
（1）作業の均質化を図る
1つ目のメリットは、作業の均質化です。
マニュアルがなければメンバーが自由に作業を進め、プロダクトやサービスの質がばらつく原因となります。また、作業のスピードが担当メンバーごとにズレてしまうと、チーム全体のタスクも遅れる恐れがあります。
しかし、マニュアルを作成すれば作業方法が統一されるため作業クオリティの均質化が図れます。マニュアルに「作業の手順」を明確に記載すれば、全従業員が同じステップで作業を進められるのです。
（2）作業のタイムロスをなくす
2つ目に、マニュアルがあれば作業のタイムロスをなくせます。
業務に関する参照資料がなければ、ほかのメンバーに質問して疑問を解消しなければなりません。しかし、相手が忙しいときは「なかなか疑問を解消できない」事態に陥り、結果として作業の進捗に悪影響が出てしまいます。
そこで、マニュアルを完備すると、担当者に質問せずとも資料を見るだけで疑問が解消できるので、スムーズに仕事を進められるのです。
（3）知識・スキルを共有できる
3つ目の目的として、知識やスキルを共有する目的が挙げられます。
仮に、仕事のノウハウやスキルが属人化すると、情報が社内に蓄積されず、メンバーの異動・退職と同時に失われてしまうからです。また、不明点があった場合は、担当の社員に逐一連絡をとらなければならず面倒です。
しかし、マニュアルを作成すればチーム単位でノウハウやスキルが共有されるので、メンバーの異動・退職で現場が混乱する問題が起こりません。
（4）コストを削減する
4つ目の目的は、コストの削減です。
新入社員を育成する場合、マニュアルを参照すれば自己学習が可能になるので、トレーナーやマネージャーがつきっきりで対応する手間が省けます。そのため、教育にかかる人件費や時間などのコストを削減できるのです。
また、マニュアルを作成すると、新人教育に必要な外部講師によるトレーニングやコンサルティングにかかる費用を見直すきっかけになり、別の業務にリソースを割けるメリットもあるのです。
押さえておきたい！マニュアル作成のコツ8選
ここでは、マニュアル作成のコツを8つご紹介します。継続して運用されるマニュアルを作成するためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）マニュアルのテーマを明確にする
まずは、マニュアルを作成する前に、テーマを明確にします。
テーマがあらかじめ明確でなければ、作成の途中で本筋から外れて冗長な文章やコンテンツが多くなり、作成時間も無駄にかかってしまいます。たとえば、「〇〇の機械の操作方法」のマニュアルを作成する場合は、操作方法「のみ」をマニュアルにします。
作成者側としても、マニュアル作成に必要以上の時間がかかると、ほかのタスクへのリソースが十分に確保できません。したがって、作成時間を短縮するために、マニュアルのテーマを明確にすべきです。
（2）読み手を第一に考える
マニュアル作成で一番重要なのが、読み手の立場になることです。
前提知識は、マニュアル利用者によって大きく異なります。そのため、専門用語を多用したり、「説明しなくても伝わるだろう」と主観的な判断で手順を省略したりすると、初めて見た人の不明点が解消されないまま業務に取り組む事態となってしまいます。
それゆえに、「他部署のメンバーにも分かる言葉を使う」「作業手順を漏れなく記載する」など、常に読み手を考慮しながらマニュアルを作成するのが大切です。
（3）マニュアルの要点を押さえる
マニュアルの要点を押さえることも大切です。
情報を詰め込み過ぎたマニュアルでは、重要な点や注意すべき箇所が掴みづらく、認識の齟齬から作業ミスを生む恐れがあります。そのため、不要な表現は避けたり、箇条書きを用いたりして、要点を分かりやすくすべきなのです。
また、重要なポイントは目立つようにマーカーを加え、強調するなど視認性を高めるのもおすすめです。
（4）必要な情報がすぐに見つかるように工夫する
マニュアル作成では、必要な情報がすぐに見つかるように工夫するのもコツです。
たとえば、見出しやタイトルに適切なキーワードを記載すると「本文がどのような内容なのか」が一目で分かります。また、「詳しくは〇〇ページ参照」といった注釈を設けると、利用者が目的の内容をより早く探し出せるのです。
必要な情報がすぐに見つかれば、検索にかかる時間も減るので、結果として業務スピードも向上します。したがって、内容はもちろん、見出しや注釈などの細部までこだわる必要があります。
（5）マニュアルに図・写真を挿入する
さらに、マニュアルを読みやすくするには、図や写真の挿入も必要です。
たとえば、複雑で細かい作業の場合、テキストのみでは作業内容がわかりづらい恐れがあります。そこで、図や写真を挿入すれば、作業全体のイメージが持ちやすくなるので、人によって解釈が分かれることもありません。
ただし、図や写真を多用し過ぎると、かえって詳細が伝わりづらくなることもあるため、テキストと情報のバランスを考慮すべきです。
（6）マニュアルを定期的に改善する
マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的な改善が大切です。
マニュアルを運用するなかで「マニュアルに記載されている作業手順が変わった」「〇〇の手順を追加するように依頼された」などのケースがあります。そこで、定期的にマニュアルを改善すれば、実務とマニュアルがズレる心配もありません。
したがって、内容の更新漏れによる現場の混乱を防ぐためにも、マニュアルは定期的に更新・改善し、常に最新かつ正確な情報を維持する必要があるのです。
（7）完璧を目指さない
マニュアルを作成するコツに、完璧を目指さないことがあります。
完璧なマニュアルを作成するには、多大な時間とリソースがかかります。したがって、解消したい目的に応じて「どの粒度まで細かくマニュアルを作り込むか」はを決めておく必要があるのです。
また、「定期的に更新しなければならないこと」を考慮すると、完璧なマニュアルの作成は難しいです。そのため、実現したい目的に対し、完璧なマニュアルではなく「どこまでの領域をマニュアルに反映させるか」の明確化が必要です。
（8）ITツールを活用する
最後に、マニュアル作成・管理には、ITツールやアプリの活用が欠かせません。
マニュアルを紙で作成すると、印刷コストがかかるだけでなく、メンバーへの共有に時間がかかる問題が生じます。また、WordやExcel、PowerPointを使った共有の方法では、マニュアルを見るたびにファイルを開かなければならず面倒です。
一方、「ITツール」を使うと、従来の課題を解消できます。そこで、誰でも即日から使いこなせる「Stock」のようなマニュアル管理ツールを使って、ストレスなくマニュアル作成・管理を進めるチームも多いのです。
【必見】マニュアル作成・管理・共有の手間を解消するITツール
以下では、手間なくマニュアルを作成・管理・共有できるツールをご紹介します。
紙でマニュアルを作成すると、印刷コストがかかるうえに共有もスムーズにできません。また、WordやExcelではマニュアル確認のたびにファイルを開かなければならない面倒さがあるため、マニュアルが次第に読まれなくなってしまいます。
そこで、「スピーディかつ簡単に、時間や場所を問わず情報へアクセスできるITツール」が必須です。ただし、情報管理に多機能なツールを導入しても、マニュアル作成者しか使いこなせず、現場メンバーは次第にツールを放置するようになるので注意しましょう。
したがって、自社が導入すべきITツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単にマニュアルを作成・管理・共有できる情報管理ツール「Stock」一択です。
Stockのあらゆる情報を簡単に残せる「ノート」を使えば、マニュアル作成後に任意のメンバーに共有されるうえ、直感的な「フォルダ」で管理も容易です。また、Excelのようにファイルで管理せずに済むので、利用にストレスが発生しないのも大きな特徴です。
最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
4ステップ｜マニュアルの作り方
ここでは、マニュアル作成の進め方を4ステップでご紹介します。スピーディにマニュアル作成を進めるためにも、各ステップのポイントを実践しましょう。
（1）5W1Hを意識する
まずは、マニュアルの大枠を5W1Hで決めます。5W1Hの内容は以下の通りです。
- Why:「なぜ作成するのか」
- What:「何をするのか」
- When:「いつのタイミングでその作業をするのか」
- Who:「誰に向けたマニュアルか」
- Where:「どこで使うのか」
- How:「どのように作業を進めるのか」
以上のポイントを意識せずマニュアルを作成すると、分かりづらさから利用されなくなる恐れがあります。そのため、5W1Hを意識したうえで作成し、読者が理解しやすいマニュアルにするのが重要です。
（2）マニュアルの構成を決める
次に、マニュアルの大枠を決定したら構成を考えます。
マニュアルの構成は目次の役割も果たしています。したがって、構成を見ただけで「どこに、何が記載されているのか」が分かるマニュアルにする必要があるのです。下図は、飲食店マニュアルの具体例です。
このように、簡潔かつ分かりやすいマニュアルは、必要な情報を見つけやすいため継続的に運用されます。また、似た系統のマニュアルを複数つくる場合は、「テンプレート化」すれば作成時間が短縮できるのでおすすめです。
（3）業務手順を書き出す
次に、マニュアルの大枠・構成を決めた後は、業務手順を書き出します。
業務手順が正しく理解されないと、誤った方法で作業が進められたり、無駄な作業時間がかかったりしてしまいます。したがって、「図やフローチャートの挿入」「簡潔な文章での記載」などを意識し、誰もが正確に内容を理解できるようにすべきです。
また、業務をスムーズに進める方法や注意点を示すために、実際の業務を経験したうえで手順のポイント書き出すと、現場の社員に分かりやすいマニュアルになります。
（4）フィードバックを反映する
最後に、マニュアルが完成したら、利用者に見せてフィードバックをもらいましょう。
一人でマニュアルを作成すると、抜け漏れなどのミスに気づかない可能性があります。そのため、本格的に導入する前に、マニュアルを使う従業員からのフィードバックを反映する必要があるのです。
フィードバックを反映していれば、誤った情報を共有する恐れもなくなり「継続的に利用されるマニュアル」になります。たとえば、マニュアルごとにメッセージを紐づけられる「Stock」のようなITツールであれば、簡単にフィードバックを集められます。
マニュアル作成のコツや手順まとめ
これまで、マニュアル作成の目的やコツ、作成手順を中心にご紹介しました。
マニュアルは、常に読み手を意識して分かりやすいものを作成する必要があります。また、マニュアルを簡単に利用できる仕組みが整っていなければ、次第に誰も使わなくなるので対策が必要です。
WordやExcelは、マニュアルを確認するたびにファイルを開く必要があり、情報がリアルタイムで反映されないデメリットがあります。そのため、マニュアル運用には「更新内容がすぐに反映され、目的の情報へすぐにアクセスできるITツール」が必須です。
結論、マニュアル運用に必要なツールは非IT企業の65歳の方でも即日で、簡単にマニュアルを作成・管理・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアルを簡単に作成・管理し、従来の情報共有にかかるストレスを解消しましょう。
