昨今はリモートワークや在宅勤務などの柔軟な働き方を採用する企業が増えています。そこで、帳票類の電子化をすると、オフィスに出社せずとも管理できる体制を整えることが可能です。
なかには、帳票の電子化にツールを活用を検討しているものの、自社に合うサービスが分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票の電子化に使えるツール7選や選び方のコツを中心に紹介します。
- 帳票の電子化に伴い利用するおすすめのツールを知りたい
- 選定ポイントを抑えて自社に合う帳票電子化に役立つツールを選びたい
- 電子化した帳票を、難しい操作なしで管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、電子化した帳票の管理が円滑化するツールが分かり、自社に合ったサービスが判断できます。
目次
- 1 帳票を電子化する必要性とは
- 2 帳票専用ツールの代表的な種別
- 3 自社に最適な帳票ツールを選ぶコツ
- 4 【無料あり】帳票の電子化に使えるツール7選！
- 5 帳票の電子化に使えるツール7選まとめ
帳票を電子化する必要性とは
帳票の電子化は、社内情報を管理・閲覧しやすくするうえで必要性があります。
まず、帳票は経営に関わる社内のあらゆる書類が該当します。紙で帳票を作成するとファイリングの手間がかかるうえ、紛失や汚れの恐れがあり、正しく管理できないリスクが高まるのです。
そこで、帳票を電子化すればパソコン上での管理になり、紙管理の負担が解消されます。さらに、クラウド型のITツールを活用して電子化した帳票のデータを集約すれば、インターネット回線を通じて場所を選ばず確認可能になり、効率的な帳票管理につながります。
帳票専用ツールの代表的な種別
帳票をデータ出力したり、管理する専用ツールには種類があります。たとえば、代表的な種別は以下の通りです。
- BIツール
- SFVツール
- 開発型ツール
企業のデータを収集・分析し、経営判断に役立てられるツールです。帳票は経営に関するあらゆる書類が該当するので、経営判断に関する機能の一環として帳票作成機能が備わっている場合があります。
帳票の作成・印刷の効率化を目的としたツールです。
コードを入力し、帳票の作成をカスタマイズする形式です。
ただし、上記のツールは導入しても専門的かつ複雑で使いこなせない恐れがあります。そのため、「PDFやExcelデータ化した帳票を簡単に管理したい」「ITに不慣れな社員が多い」企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールでの記録がおすすめです。
自社に最適な帳票ツールを選ぶコツ
電子化した帳票を確実に管理するために、利用するツールを見極めて導入しなければ社内に浸透しないリスクがあります。そこで以下では、自社に最適な帳票ツールを選ぶコツを紹介します。
自社に合った種類のツールか
まず、自社に合った種類の帳票ツールを選びましょう。
帳票ツールには「帳票を作成するツール」「データを管理するツール」などの用途をはじめ、クラウド型・オープンソース型などのツール種別もサービスによって異なります。
そのため、ツール選定時には用途・種別含めて、どのような仕様かを確認しましょう。とくに、非IT企業やITに不慣れな担当者が運用する場合、オープンソース型を選ぶとメンテナンスに知識が必要になるため、種別は「クラウド型ツール」が最適です。
継続的に運用できる価格帯か
導入後に、継続的に運用ができる価格帯のツールを選ぶことは重要です。
帳票の電子化は、社内の業務フローが大きく変わる大規模な取り組みであり、慎重に進めなければなりません。しかし、帳票ツールの運用にかかる費用が高額だと、継続的な利用が困難になるリスクを伴います。
導入したツールの利用が続けられなければ、従来の管理方法に戻さざるを得なくなり、料金・時間・作業とあらゆる面で膨大なコストが発生してしまいます。したがって、継続的に運用可能な価格帯のツールを選ぶことが前提として必要です。
セキュリティ体制が整っているか
帳票ツールは、セキュリティ体制が整ったサービスを選定しましょう。
なぜなら、会計関係はもちろん、経営に関わるあらゆる書類が帳票に含まれるので、帳票は重要な機密情報だからです。セキュリティが不十分なツールに帳票データを保管すれば、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
そのため、ツールはセキュリティ体制が十分か導入前に確認しましょう。
【無料あり】帳票の電子化に使えるツール7選！
以下では、帳票の電子化に使えるツールをご紹介します。
帳票は企業の重要書類であり、適切な管理が求められます。そこで、データ管理に移行しツール上で管理すると、紙の帳票で発生していた手作業でのファイリングの手間や物理的な保管場所の確保が不要になり、管理の負担をおさえられるのです。
ただし、非IT企業が専門的なツールを使うと、理解に時間がかかりデータ化に取り組めないのでツールは慎重に選定しましょう。そこで「社内情報を簡単に記録・共有可能な情報共有ツール」を導入すると、専門知識不要で帳票を円滑に管理できます。
したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも直感的に帳票の記録や管理が可能な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に残した文章やファイルをリアルタイムでメンバーへ共有可能なうえ「フォルダ」で整理も可能なので帳票管理に最適です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」では、話題が混ざらないので関連情報のやりとりも混乱しません。
【Stock】最も簡単に帳票を管理可能なツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【SVF Cloud】さまざまなクラウドサービスと連携可能な帳票出力ツール
SVF Cloudの特徴
- プログラミングなしで簡単に帳票の作成が可能
- クラウドサービスとの連携が可能
帳票の作成や既存の帳票のレイアウト変更がプログラミングなしで作成できます。
SVF Cloudを通じて、作成した帳票データをクラウドサービスと接続することで、印刷や出力が行いやすくなります。
SVF Cloudの注意点
- データ連携の方法がITに不慣れだと分かりにくい
データの出力・印刷や関連サービスとのプログラム連携について、専門的な構造を理解する必要がありITに不慣れだと理解に時間がかかる恐れがあります。
SVF Cloudの料金体系
- 初期費用+月額料金となっており、帳票出力数に合わせてプランが設定されています。詳細な料金は価格表の問い合わせが必要です。
【SAP Crystal Reports】レポート形式で帳票を社内外に配信可能なツール
SAP Crystal Reportsの特徴
- さまざまなレイアウトでのレポートが出力可能
- 作成したレポートの加工に対応
データはチャートや画像イメージなどのさまざまなデザインで出力でき、自社に合ったレイアウトを整えられます。
出力したデータは並べ替えや条件指定に対応しているので、必要な内容のみを表示したレポートに加工できます。
SAP Crystal Reportsの注意点
- ITリテラシーの高い人が利用することを想定されている
SAP Crystal Reportsは開発者などのITリテラシーの高いユーザーからの支持を集めるツールであり、使いこなすのが困難な可能性があります。
SAP Crystal Reportsの料金体系
- SAP Crystal Reports 2020：85,300円(税別)/1ユーザー
- SAP Crystal Reports 2016：85,300円(税別)/1ユーザー
【LaKeel BI】自動で帳票作成が可能になるBIツール
LaKeel BIの特徴
- 帳票の自動作成が可能
- PDF・Excelでの出力に対応
作成したフォーマットを踏襲した帳票を自動で作成可能です。また、表示項目はユーザーが任意で設定できます。
LaKeel BI上で作成した帳票は、PDFやExcelでの出力にも対応しています
LaKeel BIの注意点
- 利用人数が少ないと1人あたりの料金が高くなる可能性がある
LaKeel BIではサーバーライセンス型（1つのサーバーに対してソフトウェアを購入する形式）の料金体系を採用しており、利用人数の増減に対して料金が変動しません。そのため、社内で使用するメンバーが少ないと、導入にかかる1人あたりの料金が高くなる可能性があるため注意しましょう。
LaKeel BIの料金体系
- 無料で「Lakeel BI」を試せるサービス「LBISS」も提供しています。「Lakeel BI」の料金および「LBISS」の詳細は問い合わせが必要です。
【FileMaker】自社に合わせてカスタマイズ可能なアプリケーションソフトウェア
FileMakerの特徴
- 自社専用にカスタマイズしたアプリが作成可能
- 幅広い端末での利用に対応している
自由に機能をカスタマイズしたアプリが作れるので、自社に合った帳票作成に役立ちます。
パソコン・スマホでの利用が可能です。また、利用環境もクラウドとオンプレミス（自社サーバー内での利用）いずれにも対応しています。
FileMakerの注意点
- 利用するにはエンジニアレベルの知識が必要
FileMakerはコードを入力してアプリを構築するツールであり、帳票の作成・出力専用のツールではありません。そのため、最低限のエンジニアレベルの知識がなければ帳票作成に転用できないので注意しましょう。
FileMakerの料金体系
利用人数が100名以上の場合は、法人営業窓口に問い合わせが必要です。
- 無料評価版：0円（45日間）
- Cloud Essentials：2,365円/ユーザー/月（年間払い）
- Cloud Standard：4,840円/ユーザー/月（年間払い）
【Create!Form Design】帳票の設計・デザインからテストまで可能なツール
Create!Form Designの特徴
- マウス操作でレイアウトの設定が可能
- 帳票のテンプレートが充実
帳票のレイアウト設計はマウスを使って行えます。
「請求書」「健康診断報告書」「注文用紙」など、幅広い種類のテンプレートがカラー付きで提供されています。
Create!Form Designの注意点
- 1ライセンスあたりの料金が高額
料金設定が1ライセンス200,000円～となっています。そのため、新しく帳票設計ツールの導入を検討する企業は、自社に合っているか慎重に検討しましょう。
Create!Form Designの料金体系
- 1ライセンス：200,000円
- 3ライセンス：500,000円
- 5ライセンス：800,000 円
- 10ライセンス：1,500,000円
【Software Interstage List Creator】富士通の帳票設計・出力ツール
Software Interstage List Creatorの特徴
- 帳票の運用を助ける機能が備わっている
- 多言語対応している
「Web上でのデータ出力」や「離れた拠点での高速印刷」といった、帳票の運用を進めやすくする機能が充実しています。
日本語や英語、韓国語などを含む13言語での帳票作成に対応しています。
Software Interstage List Creatorの注意点
- 製品体制が複雑
製品の種類はさまざまあり、バージョンによって利用可能な機能が異なります。サービスによっては紙・PDFなどの出力やリモート印刷の機能を利用する機能が備わっていない場合もあるので、選定時は注意しましょう。
Software Interstage List Creatorの料金体系
料金はWindows・Linuxそれぞれで異なります。詳細は「型名 / 価格 / 適応機種 / 適応OSの一覧」から確認可能です。
また、プランによって納品形式が「DVDROM」「電子納品」いずれかになります。
帳票の電子化に使えるツール7選まとめ
これまで、帳票の電子化に使えるツールを中心にご紹介しました。
帳票の電子化は、社内情報を管理・閲覧しやすくする観点で効果的です。帳票管理に使うツールは「自社に合った種別か」「継続利用が可能な価格か」「セキュリティ体制が整っていて情報を適切に保護できるか」を踏まえて選定しましょう。
ただし、帳票の設計・管理専用のツールは、エンジニアレベルの知識を求められたり料金が高額になったりと利用のハードルが高いサービスが多くあります。そのため、とくに非IT企業や少人数で業務を進めるチームでは、導入しても合わない可能性が高いのです。
そこで、直感的な操作で社内の情報を記録可能な情報共有ツール：「Stock」に帳票を集約すれば、特別な知識がなくとも簡単に運用可能なのです。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上がストレスなく社内情報を共有しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、簡単に電子化した帳票を管理しましょう。
