多くの企業では、KPT法を用いた振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。とはいえ、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出することはできません。
しかし、なかには「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPTの作成手順や成功のコツを中心にご紹介します。
- KPTの効果的な進め方を知りたい
- KPTのテンプレートを活用して、効率的に会議を進めたい
- 「良い点」や「課題点」を確実に抽出できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かるだけでなく、KPFに必要な仕組みを整えることができます。
目次
KPT法とは
KPTとは、Keep＝継続すること、Problem＝改善すること、Try＝新たに挑戦することの頭文字をとった言葉です。
KPTは上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定するフレームワークとして役割を果たしています。また、KPTは結果だけでなく、過程や仕事の仕方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。
以上のように、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進めていくうえで、KPTは欠かせないフレームだと言えます。
KPTの作成手順
ここでは、KPTの作成手順について紹介します。KPTを取り入れた振り返りの実施を考えている方は必見です。
- フレームワークを用意する
- 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す
- 「Problem」欄に課題を書いて分析する
- 「Try」欄に対策を書き出す
- 対策を実行し、振り返りをする
「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。KPTで使用する用紙は、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。
プロジェクトを進めていく中で上手くいった点や継続したい点を書き出していきましょう。ポジティブな内容から振り返りをすることで、会議の雰囲気を明るくする効果があります。
課題に感じた点や見直したい点を書き出していき、なぜそのような結果が発生したのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えたこともまとめましょう。
「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦していきたいことを書き出していきましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。
「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施するのが大切です。
以上のように、KPTはプロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を模索しつつ、実行して振り返りをするという手順で進めていきます。
KPT法を成功させる3つのコツ
KPT法を成功させるためのコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは、課題解決の効果は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。
（1）意見を交わしやすい環境を作る
KPT法では対話を基本として、メンバー間でより多くの率直な意見を交わしながら進めましょう。
KPTでは重大な問題点や効果的な対策を見逃さないためにも、誰のどんな意見でも受け止める姿勢と素直な意見を発言しやすい環境が大切です。また、チームを複数に分けたり、進行役を立てることで個人の意見を取り入れやすくなります。
よって、KPT法を進めるときに欠かせないのは、活発な意見交換ができる環境作りです。
（2）すぐに振り返れるようにする
KPTの内容はその都度保管して、振り返れるようにしておくと便利です。
以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を容易に見直すことができ、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなります。
そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるよう、会議ごとに整理して保管しておきましょう。
（3）テンプレートを活用する
KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。
KPTでは話し合う内容は毎回異なりますが、必要となる項目は同じです。そのため、あらかじめテンプレートを用意しておくと、スムーズに会議を始められます。
とはいえ、テンプレートを活用したとしても、紙やPower Pointで記録するのは、情報を更新したりチームで共有したりするのに時間がかかってしまい不便です。
そのため、情報を「ノート」に記載するだけで、リアルタイムでチームに共有できる「Stock」を使って、KPTの流れを止めることなく進行していきましょう。
PowerPoint｜無料で使える企画書・議定書テンプレート
こちらは、無料で使えるKPTのテンプレートです。KPTの書き方が分からない方は参考にしましょう。
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Power Pointのテンプレートです。
誰が見てもわかりやすく、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときには、付箋やマーカーペンを使用して項目ごとに色分けをすることで、さらに見やすくなります。
KPTの実施に役立つ情報共有ツール
以下では、KPTの実施に役立つ情報共有ツールをご紹介します。
プロジェクトごとにKPT法を活用して振り返りをすることは、業務を改善していく上で欠かせません。しかし、毎回一から項目を作成するのは面倒なうえに時間もかかるため、テンプレートを活用するのがおすすめです。
ただし、テンプレートを活用したとしても、紙やpower pointでの管理は、情報が入り乱れやすく、すぐにKPTの内容を振り返ることができません。そのため、「フォルダごとに情報を管理できるツール」を使って、すばやくアクセスできる仕組みを整えましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、会議の内容を直接「ノート」に残すことができ、誰でも簡単に振り返られる「Stock」一択です。
Stockのノートには表やグラフを貼り付けられるだけでなく、テンプレートを登録すれば、すぐに項目を呼び起せられるため便利です。さらに、作成したノートは「フォルダ」に分けて管理できるので、KPTの作成と管理を一元化できます。
チームの情報を簡単にストックできる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
KPTの作成手順や成功のコツまとめ
これまで、KPT法の作成手順や成功のコツを中心にご紹介しました。
KPT法で振り返りを実施するとき、テンプレートを活用すれば、スムーズに会議を進めることができ、その分会議自体に時間を割けられます。しかし、紙やPowerPointに記録すると結局、情報を振り返る手間がかかってしまうのです。
そこで、情報共有ツールを導入して、誰でも簡単に情報を残したり、閲覧できる環境を整えるべきです。また、プロジェクトごとにフォルダで管理できるツールを使用すれば、KPTの作成と管理をまとめてできます。
したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管に最適なツールは、あらゆる情報を簡単に管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、KPTの作成や管理にかかる手間を削減しましょう。
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