働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議を効率的に行う企業が増えています。
しかし、未だに改善方法が分からず、会議の時間が短縮できないことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議が効率化できない原因と対応策を中心に解説します。
- 会議が効率化できない原因を知り、自社の改善点を見つけたい
- どうしても会議の時間を短縮できないので、対応策を知りたい
- 会議を効率的に行うためのポイントを押さえられると嬉しい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、社内全体の生産性の向上にも繋げられます。
目次
会議の効率化が重視されている理由
会議の効率化はが重視される理由には、働き方改革やコロナ渦におけるテレワークの推進が挙げられます。
これまでは、長時間の会議によりメンバーの就業時間が削られ、結果的にメンバーの労働時間が伸びてしまう事態が発生していたのです。そのため、長時間の会議が業務全体の生産性の向上に支障をきたしていました。また、以下のような会議では、多忙な参加メンバーがストレスを感じやすくなります。
- 似たような話し合いの内容が多い
- 目的が明確となっていない
- 出席しても結論が出ず何のための会議かわからない
このように、参加メンバーからの会議に対する不満や参加意欲の低下もきっかけとなり、会議の効率化を促進させる動きが高まっているのです。
会議の効率化ができない3つの原因
ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。以下の原因と自社の現状とを比較し、改善すれば短時間で質の高い会議ができるようになります。
目的が設定されていない
会議を効率化できない原因の一つとして、目的が設定されていない点が挙げられます。
そもそもなぜ会議を行う必要があるのか明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的がないので参加者が会議に積極的であっても議論が深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。
限られた時間のなかで結論を下すには、参加者が会議に意欲を持ちながら議論を交わす必要があります。したがって、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、チーム内で共通認識をもつことが大切です。
終了時間が曖昧になっている
会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。
明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化に繋がります。
さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性低下にもなってしまうのです。
参加人数を絞れていない
参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げます。
会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。
逆に、参加人数を絞らずにメンバーが発言する活発な会議であっても、意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。
会議の生産性を高める方法
以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を行い、空いた時間を他業務へと充てているのです。
事前に資料を配布する
まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。
参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、素早く本題に入りながら発な議論の場を構築できます。
ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。
制限時間を定める
会議に制限時間を定めるのも大切です。会議に終了時間を定めなければ結論がでるまでに無駄な時間を消費してしまうからです。
事前に制限時間を設けておけば、各項目ごとの目安時間も明確になり予定通りに進行できます。さらに、メンバーがスケジュールを調整しやすくなり、各々のタスクの達成にも繋がるのです。
また、時間内で会議を終わらせるために、一人ひとりが事前準備を入念に行うといった副次的効果も期待できます。そこで、具体的には人間の集中力が持続できる最大の時間と言われる「90分」を上限にする、などの対策が挙げられます。
役割を決める
役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。
役割を決めていないと会議がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割を決めておきましょう。
- ファシリテーター
- プレゼンター
- 議長(意思決定者)
- 書記
ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・
アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。
プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。
議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。
書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字で素早くメモするのを心掛けましょう。
以上のように、基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められ、決められた時間内に結論を出せるのです。
ITツールを導入する
ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。
自社の問題点や課題に合わせてツールを選定し、活用すれば会議の生産性の向上になるのはもちろん、業務全体の効率化にもなるのです。
たとえば、議事録をWordで記録し会議の後にメールで共有する場合と、ITツールを用いてリアルタイムで議事録を共有する場合とでは、確実に後者の方が会議への理解が深まりやすく、次回への会議の参加意欲を高められます。
また、会議が効率化できないチームは会議前に共有すべき情報を紙に印刷しているケースが多々あります。そこで、事前に共有すべき情報は「Stock」のような情報共有ツールで管理し、前提情報を共有したうえで会議を開催するとスムーズです。
即日で会議の効率化に貢献するおすすめのツール
以下では、即日で会議の効率化に貢献するおすすめのツールを解説します。
形骸化した会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める情報を棲み分け、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。
なかでも、「情報共有ツール」を使うと会議の資料をリアルタイムで共有でき、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。また、報連相を促進させる効果もあるので、業界業種問わず必ず扱う「情報」に関わる業務全体を効率化できるのです。
ただし、ITツールの操作や機能が複雑だとメンバーが抵抗感を感じ、結局使われなくなってしまいます。結論、会議の効率化には誰もが簡単に、ストレスなく会議に関わる情報を共有・管理できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ会議ごとの事前資料や発言した「情報」を簡単に残しておけるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」は話題を錯綜させず、社内のコミュニケーションを円滑にします。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議の効率化ができない原因や解決法まとめ
ここまで、会議の効率化ができない原因と対応策を中心に解説しました。
会議が非効率となる原因は、目的や時間を設定してなかったり参加人数をしぼれていないことで、多くの無駄な時間が発生しているためでした。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。
とくに、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになり、ビジネスの基本である報連相をはじめとしたコミュニケーションを社内で促進させられるので、社内全体の作業効率にも繋がります。ただし、「誰でもストレスなく使えるツール」でなければ、ツールの利用に必要なルールも煩雑となるので注意しましょう。
そこで、たとえば今回ご紹介したStockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で正しい情報共有・管理ができるツールを使うべきです。現に非IT企業を含む240,000社以上に導入され、会議情報はもちろん社内全体の情報管理・共有の効率化を実現しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、効率的な会議を実施しましょう。
