業務の定期的な振り返りとして、多くの企業が「週報」を取り入れています。また、週報を正しく運用すると、ノウハウとして活用できるので業務改善にも役立ちます。
しかし、分かりやすい週報を書くには、どのような点を意識すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報の書き方やコツ、日報との違いを中心にご紹介します。
- 認識齟齬を防ぐために、分かりやすい週報の書き方を押さえたい
- 分かりやすい週報の例文を探している
- 週報を効率よく作成する方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、例文をもとに適切な週報が書けるようになるほか、週報をスムーズに作成するコツも分かります。
目次
週報と日報の違いとは
週報と日報では、報告の頻度と抽象度に違いがあります。
週報は週ごとに作成し、前週の目標を達成できたかをチェックしたうえで、内容を大まかに記載する書類です。一方、日報はその日の業務における改善点や、翌日の目標を詳細に記載する書類です。
そのため、週報と日報では、記載内容の抽象度や振り返りの期間が異なることが分かります。ただし、いずれも「業務進捗を把握して振り返りをする点」では同じなのです。
週報を書く4つの目的
ここでは、週報を書く4つの目的を解説します。これまで、週報の作成が疎かになっていたチームは必見です。
（1）業務進捗を共有するため
1つ目の目的は、業務進捗を共有することです。
業務進捗を定期的に共有すれば、万が一、当初のスケジュールから遅れている場合でも、迅速にサポートができます。また、進捗に関して、個別に何度もやりとりする必要がなくなるのです。
したがって、業務の期日遅れを防いだり、コミュニケーションの負担を減らしたりするうえでも、週報は必須だと言えます。
（2）業務内容を見直すため
2つ目の目的は、業務内容を見直すことです。
週報があれば、チームの目標や課題、改善方法が明確に分かるので、業務の見直しに役立てられます。その結果、無駄な作業を省いたり、作業の優先順位をつけたりといった対策もできるのです。
このように、「業務の課題を見つけて改善する習慣」が身につけば、チームの業務パフォーマンス向上にもつながります。
（3）ナレッジを蓄積するため
3つ目の目的は、ナレッジを蓄積することです。
週報では一週間の成果だけでなく、作業の効率的な進め方や失敗例も記載します。このようなナレッジが蓄積されれば、ミスの再発防止や作業時間の短縮につなげられるのです。
また、週報によって蓄積したナレッジを、研修で共有すれば新人教育もスムーズです。したがって、週報は企業の情報資産にもなりうることが分かります。
（4）業務へのフィードバックをするため
4つ目の目的は、業務へのフィードバックをすることです。
週報は上司からのフィードバックを受けられるので、個人では見つけられなかった改善点にも気づけます。その結果、翌週以降の成果を上げやすくなるのです。
しかし、紙の週報ではリアルタイムでの共有ができず、メールやチャットツールでは、情報が流れて過去のコメントをすぐに確かめられません。したがって、週報とフィードバックを紐づけられる「Stock」のようなツールで共有しましょう。
新人必見！分かりやすい週報の書き方
ここでは、分かりやすい週報の書き方を3ステップでご紹介します。以下の流れを実践すれば、誰でも簡単に分かりやすい週報を作成できます。
書き方1｜週の目標を設定する
まずは、週を通して達成したい目標を設定します。
目標を設定するときは、具体的な数値を記載すると評価がしやすくなります。たとえば、「できるだけ多くの見積書を作成する」でなく「一日当たり〇枚の見積書を作成する」のようにしましょう。
ただし、能力には個人差があるため、目標は「必ず実現できる範囲」で設定しなければなりません。
書き方2｜週の業務内容や成果を記載する
次は、週の業務内容や成果を書き残します。
業務内容や成果を記載すれば、週の振り返りがしやすくなるうえに、ナレッジとしても蓄積できます。また、内容を記載するときは、以下のような「5W1H」を意識しましょう。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どのように
上記を踏まえれば、内容の過不足による認識齟齬も防げるのです。
書き方3｜週の振り返りをする
最後に、週の振り返りをして、次週の目標を設定します。
仮に、週の目標が達成できなかった場合は、どのような行動や思考が足らなかったのかを明確にします。原因を分析して改善策を打ち出し、次週の行動に反映させましょう。
このように、目標設定と振り返りを繰り返せば、課題を解決する能力が高まり、チームの成果を上げられるのです。
分かりやすい週報の例文
ここでは、分かりやすい週報の例文をご紹介します。
以下のように、目標・業務内容・成果が一目で分かるようにしたり、定量的な表現を使ったりすると、読み手へ正確に情報が伝わります。
業務週報テンプレート・例文
業務週報
〇月〇日〇曜
所属：__________________
氏名：__________________
本文
週間目標
商品Aの新規顧客獲得に向けた営業50件
業務内容
- 2月1日（月）
- 2月2日（火）
- 2月3日（水）
- 2月4日（木）
- 2月5日（金）
開発部とのミーティング、メール対応
B社訪問
訪問営業10件
C社よりクレームの電話、対応（担当者へ報告）
商品Dに関するミーティング
訪問営業5件
開発部とのミーティング
訪問、電話営業10件
【業務成果】
・B社は商品A導入に前向き
・営業35件/目標50件…C社へのクレーム対応による遅れ
【次週の目標】
・商品Aの新規顧客獲得に向けての営業40件
・E社へのサンプルに関するヒアリング
・商品Dに関するミーティング
【その他の共有事項】
○日までに提案書の確認をお願いいたします。
上記のほかにも、必要に応じて独自の項目を加えて、抜け漏れのない構成にしましょう。
より分かりやすい週報を書くコツ
ここでは、より分かりやすい週報を書く2つのコツをご紹介します。以下のコツを押さえれば、情報が一目で伝わる週報を作成できます。
コツ1｜テンプレートを活用する
まずは、テンプレートを活用することがポイントです。
週報の専用テンプレートには、あらかじめフォーマットが決められているので、ゼロから項目を記載する必要がありません。また、WordやExcelのテンプレートでは、業種に応じて項目を自由に追加できるものもあります。
したがって、フォーマットのばらつきを防ぎつつ、週報作成の時間を短縮するためにも、テンプレートの活用がおすすめです。
コツ2｜ITツールを活用する
次に、分かりやすい週報を書くには、ITツールの活用も必須です。
週報を紙で作成していると、修正が重なれば見づらくなるだけでなく、そもそも記載に多大な時間がかかります。また、メールやWord、Excelでは、ファイル形式で管理するゆえに、目的の週報が埋もれてしまうのです。
一方、「ノート形式で週報を残せるITツール」であれば、都度ファイルを開く工数がかからず、共有も一か所で完結します。ただし、多機能なITツールでは従業員が使いこなせないので、必要な機能を過不足なく備えた「Stock」のようなツールを選びましょう。
【これで安心】最も簡単に週報を作成・共有できるツール
以下では、最も簡単に週報を作成・共有できるツールをご紹介します。
週報は作成して終わりではなく、スムーズに共有できなければ、課題の発見や解決も遅れてしまいます。しかし、紙やExcelでの週報管理では、ファイルが埋もれるだけでなく、わざわざメールに添付して共有しなければなりません。
そこで、ファイルではなく「ノートで情報を残せるITツール」を使うと、週報の作成から共有がスピーディになります。とくに、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できるITツールであれば、使い方をレクチャーする手間も省けるのです。
結論、週報業務を効率化するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で作成した週報は、直感的な「フォルダ」で業務やメンバーごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で週報とフィードバックを結びつけられるため、過去のコメントが見つからなくなる心配もありません。
ITが苦手な65歳の方でも説明なしで使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
分かりやすい週報の書き方と例文まとめ
ここまで、分かりやすい週報の書き方や例文を中心にご紹介しました。
分かりやすい週報の書き方としては、定量的な目標を設定したうえで、業務内容や振り返りを過不足なく記載することが大切です。また、テンプレートを活用すると、記載の工数を大幅に減らせます。
しかし、週報をWordやExcelで管理していては、ファイルが埋もれたり共有に時間がかかったりと面倒です。したがって、”ノート形式で情報管理できるITツール”を使い、スピーディに週報を作成・共有しましょう。
ただし、「ITが苦手な人でも使いこなせる簡単なツール」でなければ、全社に浸透せず放置されてしまいます。そのため、自社の週報管理では、非IT企業の65歳の方でも直感的に利用できる「Stock」が必須になるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で週報の運用におけるストレスを解消しましょう。
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