メモを取ることはすべての業務に通ずる、社会人の基礎的なスキルです。業務を覚えるとき、上司から指示を受けたとき、クライアントとの会議を実施するときなど、役職や立場に関わらずあらゆるシーンで役立ちます。
しかし、「部下がメモを正しく取れておらず、仕事に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、上手なメモの取り方や早く書くテクニック・コツを中心にご紹介します。
- 上手なメモの取り方を知り、部下が仕事を円滑に進められるように教育したい
- チームマネジメントの一環として、情報管理が簡単にできる方法を探している
- 個人に一任していたメモ管理をチームで統一して、情報資源として有効活用したい
という方はこの記事を参考にすれば、若手社員に伝えるべきメモの取り方が理解できるうえ、メモを情報資源として有効活用する方法も分かります。
目次
メモを取るべき理由とは
メモを取ることはビジネスの基本と言われまが「具体的にどのような理由からメモが大切だとされているのか」を正しく理解していなければ、新入社員の教育は上手く進められません。そこで、以下では仕事のメモを取るべき5つの理由を解説します。
- 物事を忘れないための備忘録になる
- 要点をまとめて整理する練習になる
- 頭のなかのアイデアを可視化できる
- 思考力・言語能力が高まる
- 相手からの信頼を得ることができる
一般的に、人は覚えたことを次の日には忘れてしまうと言われています。そのため、些細な情報でも記録しておけばメモが第2の脳として機能するのです。一度見聞きしたことは確実にメモするように指導しましょう。
メモは「物事の要点をまとめる力」を鍛えられます。たとえば、打ち合わせなどのメモは情報を取捨選択しなければならないため、話題の本質を理解する力になると言えます。
頭のなかで言語化されていないアイデアを可視化できるのもメリットです。簡単に書き込めるメモは、思い浮かんだアイデアをすぐに記録できるので重宝します。
メモを取れば思考力や言語能力が大幅に高まります。物事をまとめるときには重要なポイントを自身の言葉で表現する必要があるからです。そのため、あらゆる業務で練習ができるメモは、多くの教育コストをかけなくても新人が成長する機会と言えます。
話を真剣に聞いて熱心にメモを取れば、相手に良い印象を与えられます。逆に、会議や商談でまったくメモを取らないと相手に不信感を抱かせてしまい、その後の関係にマイナスの影響を与える恐れがあるのです。
以上の理由からも、自社の貴重な戦力になる新人を教育する段階で「メモを取ることの重要性」を適切に教えられなければ、長期的に業務へ悪影響を及ぼす原因になってしまうのです。
【基本編】効率的で綺麗なメモの取り方
新人教育でメモの取り方を教える企業もありますが、以下の5ステップも併せて教育しましょう。必要最低限の労力で綺麗なメモを残せるようになるので、仕事がしやすくなるなどの効果が期待できます。
（1）メモのタイトルと日付を書く
まずは、メモにタイトルと日付を書くようにしましょう。
タイトルと日付を書くことで「何の情報が書かれているメモか」と「いつ書いたメモか」が一瞬で判断できます。つまり、タイトルと日付を書き記しておけばすぐに必要なメモを探し出せるので、ストレスなく情報を活用できる環境が整うのです。
また、手書きのメモ帳ではなく「デジタルのメモツール」を使えば、タイトルもしくは日付で簡単にメモを検索できます。さらに、メモツールであれば、タイトルの五十音順や作成日順に並び替えられるので、目的のメモが探しやすくなるのもメリットです。
（2）文字色は3色までにする
重要なワードを色で強調すれば、メモを視覚的に分かりやすくできます。
たとえば、事実は「黒」、要点は「赤」、アイデアは「青」などに色分けをすれば、誰でも簡単に情報が見分けられます。しかし、あまりにも多くの色を使うと、分かりづらいメモになるため最大3色が最適と言えます。
このように、メモ自体を探しやすくする工夫だけでなく、メモ内にある目的の情報をすぐに見つけられるように対策しておくのもおすすめめです。
（3）5W1Hを意識する
メモの基本として、5W1Hの「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を忘れないように意識しましょう。
メモに5W1Hが的確に書かれているかを確認するだけで、情報の抜け漏れを防げます。たとえば、議事録のメモへ事前に5W1Hの項目を書いておけば、当日慌てることなくメモを書き留められます。
また、同じようなメモを毎回作成するのが面倒であれば、テンプレートに登録して簡単に貼り付けられるメモツールが最適です。5W1Hはあらゆる仕事で通用するテクニックなので、確実に押さえるようにしましょう。
（4）余白を作りコメントを書く
メモにはコメント欄として余白を残しておきましょう。
余白を残しておけば、あとで思い浮かんだアイデアや考えを同じページに追記できるようになります。とくに、紙のメモ帳の場合、メモできる範囲は紙の大きさに依存するので、事前に余白を残しておくのが重要です。
メモは一度書いたら終わりではなく、メモから派生してさまざまなアイデアや発想が生まれます。そのため、仕事につながる重要な情報を逃さないためにも、メモに余白を残しておきましょう。
（5）メモは一か所にまとめる
メモを一か所にまとめれば、あとから一覧で見返せます。
メモによって保存場所が異なると探すのに時間と手間がかかり、メモ同士の関連性も分からなくなるので非効率です。しかし、紙のメモ帳の場合、1冊を使い続けるわけではないため、何冊もメモ帳を用意することになります。結果、すべてのメモを一か所で管理できなくなるのです。
仕事の成果につなげるためにメモをするはずが、業務効率を悪化させている状況は本末転倒と言えます。そのため、過去のメモを含めた、すべてのメモを一元管理できるメモツールを導入してみましょう。
たとえば、ITに詳しくない従業員がいきなりツールを使いこなせるか心配な場合には、シンプルな操作性が特徴の「Stock」のようなツールを導入しましょう。多機能なツールは操作が複雑なことが多いため、浸透しない可能性があります。
関連記事： 仕事メモの上手な整理術とは？まとめるコツも解説！
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【応用編】分かりやすいメモを取るテクニック
ここからは、あとから振り返ったときに「一目で理解できるメモ」を取るテクニックをご紹介します。メモは「あとから大切な情報を振り返るために残す」ことが目的なので、以下3つのテクニックは確実に実践できるようにしましょう。
（1）新しいページから書き始める
新たに書き残したいことは新しいページにメモをしましょう。
関連がまったくないメモを同じページに書いてしまうと、あとから必要な情報を探すのが困難になります。メモを取るスペースがまだ残っている場合でも、仕事のメモであれば適切に分類しなければなりません。
また、残りのページ数や余白を気にせずにメモを残したいのであれば、メモツールの導入も検討しましょう。メモツールではページ数を気にせずにメモを作成でき、1ページに多くの情報を書き残せるので仕事の情報管理に最適です。
（2）名前や分からないことはカタカナで書く
聞き取れなかった名前や用語はカタカナで書きます。
とくに、電話対応で相手の名前を漢字表記で書いてしまうと、あとから折り返しをしたときに名前を間違えるなどの致命的なミスをする可能性があります。
素早く正確にメモを取るためには、1回で完璧なメモを目指すのではなく、適宜修正を加えるのが基本です。
（3）メモ帳やノートではなくツールを使う
素早くメモを取るために最も効果的なのがメモツールです。
メモツールは、スマホやパソコンからすぐにメモを書き残せるうえ、紙のメモ帳のようにペンを用意する必要もありません。
また、一部のメモツールには、事前に登録しておいたフォーマットを簡単に貼り付けられる「テンプレート機能」が備わっています。一からメモを作成せずに済むので、見やすいメモをスピーディに作成できるようになるのです。
このように、従来のメモ帳では解消できなかった課題をカバーするメモツールは、メモのテクニックを教え込むよりもすぐに良い効果を期待できます。
メモを取っても失敗する原因
メモを取っても上手くまとめられなかったり、成果につながらなかったりすることがあります。とくに、仕事を始めたばかりの若手社員に多い傾向です。
しかし、原因が分かれば適切な方法で改善ができるので、部下に該当する特徴がないか以下3つの原因を確認しましょう。
すべてをメモしようとする
相手の話をすべて記録しようとすると、話の大切な要点を聞き逃してしまいます。
そのため、メモは一言一句漏らさずに書き残すのではなく、大事なポイントを見極めるようにしましょう。たとえば、「相手の話の結論は何か」を意識するだけでもメモのしやすさが変わります。
また、限られた時間の中で要点のみをメモすれば良いので、書き起こす手間も削減されます。
後から見返しても読めない
急いでメモを取ったときなど、読めない字でメモされている場合は後から見返しても内容が理解できないメモになってしまいます。
個人で管理するメモであれば問題ないものの、誰かに渡すためのメモが読めない字では正しい情報を伝えられません。また、読めないメモを渡された相手は自身の仕事を止めて何度も読み直したり、何が書かれているのかを尋ねたりする必要があるので非効率です。
したがって、急いでいるときでも読みやすい字で書くことを意識しましょう。難しい場合には、簡単な操作でメモが取れる「Stock」のようなツールの利用も検討しましょう。
どこに保存したか分からない
メモの失敗例として、どこにメモを書いたのかが分からなくなるケースもあります。
メモを探すのに手間がかかる状態では、次第にメモを振り返るのが面倒になって、最終的にメモを残さなくなってしまいます。
メモはあとから情報を活用するために残すので、フォルダごとにメモを分類でき、高度な検索機能ですぐにメモを見つけられるツールを用意するのがおすすめです。
仕事のメモ管理に失敗しないおすすめのツール
以下では、仕事のメモ管理を失敗させないためにおすすめのメモツールをご紹介します。
あらゆる業務の基礎になるのがメモの技術であり、新入社員に正しいメモの取り方を教育すれば、同じ研修内容でも成長スピードが大きく変わります。しかし、社員一人ひとりの努力では補い切れないので、チームマネジメントの視点からメモ管理を考慮すると、メモツールを活用した情報管理が費用対効果の高い選択と言えます。
メモツールが導入されれば、これまで個人に一任していたメモ管理を社内で統一できます。そして、ベテラン社員の有益な知識や経験にほかの社員がアクセスできるようになれば、今まで埋もれていたメモが情報資源に生まれ変わるのです。
そのため、ビジネスでメモツールを活用する場合には、非IT企業における65歳以上の社員でも簡単に使いこなせ、社内のメモ管理を簡単に効率化できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でメモを残し、直感的な「フォルダ」で分類しながら管理できます。また、残したメモに「メッセージ」と「タスク」を紐づけられるので、テーマごとに社内のあらゆる情報を一元管理したい企業に最適なツールです。
メモの管理を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
上手なメモの取り方と速く書くテクニックまとめ
これまで、効率的に綺麗なメモを取る方法や、分かりやすいメモを素早く取るテクニックを中心に解説しました。
メモを適切に取れば、あらゆる業務を円滑に行えるようになります。しかし、時間をかけてメモの取り方を教育しても、紙のメモではどこに保存したか分からなくなるなどの失敗が起こる可能性があるのです。
したがって、新人への教育に注力するよりも、メモ管理を効率化できるITツールを導入すべきです。とくに、導入初日からでも使えるツールであれば、ITに詳しくない社員でも使いこなせるので浸透もスムーズです。
たとえば、Stockのように、ITリテラシーを問わず誰もがすぐに使いこなせるシンプルなツールであれば、メモ管理が属人化することもなくなります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモが苦手な社員をサポートし、メモを有効活用できる環境を整えましょう。
