プロジェクトを円滑に進めるには、チームの状況を正確に把握する必要があります。とくに、複数の部署が参加するプロジェクトでは進捗をこまめに共有して、連携しやすい環境をつくらなければなりません。
しかし、「プロジェクトの進め方が個人任せになっており、進捗を正確に把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトをうまく進める方法とコツを中心に紹介します。
- プロジェクトの進め方が属人化しており、メンバーの状況を正確に把握できていない
- プロジェクトを立ち上げたのは良いものの、思うように進まず困っている
- プロジェクトの進め方を社内で統一し、正しく進捗を管理できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクトをうまく進める方法が分かり、プロジェクトを期日までに完遂できるようになります。
【すぐ分かる】プロジェクトの基本的な進め方
以下では、プロジェクトの進め方を5ステップでご紹介します。チームで進め方を統一し、メンバー間の連携を促しましょう。
ステップ1｜プロジェクトを立ち上げる
はじめに、プロジェクトを立ち上げます。
プロジェクトを成功させるには、立ち上げの段階でプロジェクトの方向性を決めておく必要があります。そのため、顧客からの要望などをもとにチームでプロジェクトの目的を議論して、共通認識をつくりましょう。
また、プロジェクトの期日や予算、人員なども検討し、それぞれどの程度必要になるかを立ち上げの段階で見積もらなければなりません。
ステップ2｜具体的な計画を立てる
次に、プロジェクトの具体的な計画を立てます。
進行計画を立てるには、プロジェクトをタスクまで分解しなければなりません。具体的には、WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）などのフレームワークを使って細分化します。
また、タスクには担当者と期限を決めて、責任の所在も明らかにしましょう。このように、タスクを詳細まで決めておけば工数の算出も正確になり、実現可能性が高いスケジュールをつくれます。
ステップ3｜計画をもとにプロジェクトを進める
次に、計画をもとにプロジェクトを進めます。
プロジェクトをうまく進めるには、メンバーの作業状況を正確に把握しなければなりません。「計画通りにタスクをこなせているか」を定期的に確認し、遅れが発生している場合はすぐに対応できるようにしましょう。
そして、タスクの進捗をリアルタイムで把握するためには「ITツール」が必要です。たとえば、タスク管理に必要な機能に過不足がない「Stock」のようなツールであれば、メンバーがITに詳しくなくてもすぐに使いこなせます。
ステップ4｜トラブルや仕様の変更に対応する
プロジェクトの進行中には、トラブルや仕様の変更にも対応します。
たとえば、顧客からシステムの仕様変更を依頼された場合には、すぐにチームへ共有して対応する必要があります。普段からチームでスムーズな情報共有ができていれば、イレギュラーな状況にも迅速に対応することが可能です。
また、トラブル対応の履歴を残しておけば、社内ノウハウとして今後に活かせます。そのため、タスクだけでなく、プロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できる仕組みを整えなければならないのです。
ステップ5｜プロジェクトを振り返る
最後に、プロジェクトが完了したあとに振り返りをします。
具体的には、以降のプロジェクトで継続したいこと、改善したいことに分けて洗い出しましょう。また、洗い出された項目はカテゴリごとにまとめ、ノウハウとして活かせるようにツールで管理します。
ただし、ワードやエクセルなどを管理するストレージツールは、目的のファイルを探すのに手間がかかり、使いづらさから次第に使われなくなります。そのため、瞬時に目的の情報を探し出せてストレスがかからないツールを使うべきなのです。
プロジェクトをうまく進める4つのコツ
以下では、プロジェクトをうまく進めるために押さえるべきコツを紹介します。進捗が悪い場合は、コツを運用に取り入れてプロジェクトを円滑に進められるようにしましょう。
（1）タスクを徹底的に洗い出す
はじめに、タスクを徹底的に洗い出しましょう。
プロジェクトをタスクまで分解し、タスクの工数や作業内容を明確に定義すれば、プロジェクトを円滑に進められます。また、ガントチャートやロジックツリーなどのフレームワークを使って、タスク同士のつながりも可視化しておきましょう。
たとえば、「タスクAが終わっていなければ、着手できないタスクB」もあり、タスク同士のつながりを意識しないと正確なスケジュールは組めません。それゆえに、タスクの洗い出しだけでなく、どのような順番で処理するかも検討すべきです。
（2）作業の優先順位を明確にする
作業の優先順位を明確にすることも、コツのひとつです。
とくに、複数のプロジェクトを並行して管理する場合、どのタスクから着手すべきか分からなくなる可能性があります。そのため、プロジェクトのタスクを洗い出したうえで、優先順位を明確にしなければならないのです。
タスクは「緊急度（対応に必要な時間）」と「重要度」を軸に優先順位付けをします。たとえば、5分以内に完了できるタスクはすぐに対応し、次に重要度の高いタスクに取りかかるようにしましょう。
（3）定期的に進捗会議を開く
プロジェクトを円滑に進めるために、定期的に進捗会議を開くのも有効です。
定期的に進捗共有の機会を設けることで、進捗状況の伝え忘れを防げます。また、議事録を残しておけば「言った、言わない」の問題が発生せず、チーム全体で共通認識を持てるようになるのです。
しかし、会議を開かなければ進捗共有ができないのは非効率な側面もあります。したがって、日常的な進捗共有には「Stock」のように、メンバーのタスクを一覧でチェックできるツールを使うのがおすすめです。
（4）スケジュールの進捗を見える化する
プロジェクトをうまく進めるコツのひとつが、進捗状況を見える化することです。
たとえば、タスク管理ツールでメンバーの進捗を可視化すれば、うまくマネジメントができるようになります。また、差し込みでやるべきことが出てきても、スケジュールに余裕のあるメンバーを見つけて、すぐに依頼できるのもメリットです。
このように、タスク管理ツールでメンバーの進捗が可視化されていれば、適切にタスクを割り振れるため業務負荷が偏るのを防げます。
【おすすめ】プロジェクト進行に必須のタスク管理ツール
以下では、プロジェクトを進めるのにおすすめのタスク管理ツールを紹介します。
メンバーの進捗が可視化されなければ、プロジェクトをうまくマネジメントできません。したがって、プロジェクトを円滑に進めるには、リアルタイムでメンバーの進捗を確認できるタスク管理ツールが必須になります。
ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に使われなくなります。また、プロジェクトリーダーもメンバーの状況が直感的に分からず、従来の運用に逆戻りしてしまうのです。
そのため、自社が導入すべきなのは、プロジェクトに必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にストックしたプロジェクトの情報は、直感的な「フォルダ」で見やすく整理されます。また、ノートに紐づく「タスク」を使えば、プロジェクトごとの進み具合を簡単に確認できるのです。
ITに不慣れでも即日で簡単に使えるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトをうまく進めるステップやコツまとめ
ここまで、プロジェクトをうまく進めるステップやコツをご紹介しました。
プロジェクトをうまく進めるには、立ち上げから振り返りまでのプロセスでやるべきことが多くあります。とくに、メンバーの進捗を、時間や場所を問わずに確認できる「タスク管理ツール」の導入は必須です。
また、プロジェクトに関するあらゆる情報も蓄積可能なツールであれば、資料にタスクを紐づけられるので、都度ファイルを探し出す手間がかかりません。ただし、メンバー全員がストレスなく使えなければならないため、シンプルなツールであることが大前提です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をシンプルにストックする「ノート」があり、ノートごとに「タスク」が設定できるStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ、「Stock」を使い、プロジェクトの円滑な進行を実現しましょう。
