OCR（光学文字認識機能）とは、手書き文字や印刷された書類を、カメラやスキャナーから読み込み、データ化するAI技術のことです。たとえば、契約書やビジネス文書などをデータ化すれば、管理の煩わしさを軽減しつつ情報へのアクセス性を高められます。
しかし、「『OCR』と聞いたことはあるものの、ざっくりとしたイメージしか湧かない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手書き文字・書類をデータ化する方法を中心にご紹介します。
- 紙ベースの契約書が山積みで管理に困っている
- OCRするための手段を知りたい
- 過去の書類もデータ化したい
という方はこの記事を参考にすると、手書きの文字や書類をデータ化する最善策が分かるだけでなく、適切に管理できる仕組みまで整えることができます。
手書き文字・書類をデータ化するメリットとは
はじめに、手書き文字・書類をデータ化するメリットを紹介します。「紙ベースの書類が多くて、管理に困っている」という方は必見です。
（1）データの品質が良くなる
1つ目のメリットは、データの品質が良くなることです。
紙の資料の場合、長期間保存していると経年劣化などの影響により用紙が汚れたり、文字がかすんで読みづらくなったりします。さらに、手書き文字の場合、文字の癖が強く書いた本人にしか内容を理解できないケースも起こり得るのです。
一方、書類をデータ化すれば、保存期間や作成者問わす、常に読みやすい状態を保てます。以上のように、書類をデータ化すれば、情報の品質の維持につながるのです。
（2）セキュリティを強化できる
3つ目のメリットに、セキュリティを強化できることがあります。
情報を紙で管理する場合、用紙の紛失や情報の改ざんなど、セキュリティ面での不安が挙げられます。一方、セキュリティ性の高いシステムでデータを管理すれば、情報漏洩や不正アクセスを未然に防げるのです。
たとえば、情報管理システムを導入するのであれば、セキュリティ強化の基準である「ISO27001」を取得しているか否かを判断材料とするのが望ましいです。
（3）検索性が上がる
2つ目のメリットとして、検索性が上がることが挙げられます。
紙で管理している場合、適切に分けて保管しなければ情報が入り乱れてしまい、必要な情報がどこにあるのかが分かりません。さらに、適切に管理していたとしても、膨大な量のなかから該当の書類を探し出すのは一苦労だと言えます。
とはいえ、書類をデータ化したとしても、PC内でフォルダ管理するだけでは、結局のところ情報が入り乱れる事態になるので注意しましょう。そこで、データを適切に管理するには、情報共有ツールがおすすめです。
たとえば、テキストだけでなく、写真やPDFを添付できる「Stock」の「ノート」を使えば、情報を適切に管理しつつ素早くアクセスできる仕組みを整えられます。
手書き文字・書類をデータ化する方法とは
以下では、手書き文字・書類をデータ化する方法を紹介します。データ化する方法を把握したうえで、自社に最適な方法を選択しましょう。
（1）データを手入力する
1つ目の方法は、データを手入力することです。
短い文章をデータ化するのであれば、直接キーボードで入力する方法が最も簡単です。また、文字を書き写しながら文章を微調整したいという場合も、手入力が向いています。
ただし、人的作業のため時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こりやすいと言えます。そのため、長文や転記する資料の枚数が多いシーンでは、効率が悪いので避けましょう。
（2）専門業者に依頼する
2つ目の方法として、専門業者に依頼しましょう。
業者に依頼すれば、膨大な量の書類があっても、品質を保ちつつ納期に間に合うようにデータに写せます。また、自社で書類をデータ化するための作業時間を確保せずに済むので、コア業務に専念できるメリットがあるのです。
とはいえ、専門業者に依頼する分、費用が高くなる点には注意が必要です。そのため、事前にデータ化すべき資料の分別や、ほかの手段と比較したうえで検討を進めましょう。
（3）スマホを使う
3つ目の手段として、スマホからでもデータ化できます。
たとえば、iphoneを使う場合、手順は以下の通りです。
- 既存の「メモアプリ」で、新規ノートを開く。
- カメラアイコンが表示されるので、クリックする。
- 表示される選択肢のなかから「書類をスキャン」を押す。
- カメラで該当の書類を読み込む。
- 撮影が完了したら、保存ボタンを押す。
しかし、保存したデータは「トリミング」「色指定」「回転」の編集しかできず、ビジネスの場で活用するには機能不足だと言えます。そのため、シーンに応じて活用するようにしましょう。
（4）OCRアプリを導入する
4つ目の方法は、OCRアプリを導入が有効です。
OCRアプリを使うと、申込書や契約書などの情報を効率よくデータ化できます。以下は、おすすめのOCRアプリ5選です。
| Tagaki | DEEPREAD | AI よみと～る | SmartRead | CLOVA OCR | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
・手書き文字の認識率が99.2%
・手各種申込書や注文書などデータ化できる |
・総認識枚数5.6億以上の実績がある
・強固なセキュリティで安全性が高い |
・くせ字や手書き訂正でも読み取れる
・PDF、JPEG、PNG、TIFFのファイル形式に対応 |
・スキャンした書類をタイプごとに仕分けできる
・手書き文字や活字の認識率が99.2% |
・LINE株式会社が提供するOCRアプリ
・初期費用がかからないので導入しやすい
・横書きや湾曲文字にも対応 |
| 料金 |
・料金体系については、要問合せ |
・オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～
・準オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～
・クラウド型：初期費用無料｜月額5万円～ |
・プラン1：3万3千円/契約/月
・プラン2：11万円/契約/月
・プラン3：22万円/契約/月
・トライアル料金については、HPにて確認 |
・スモール：36万円/契約/年
・スタンダード：96万円/契約/年
・エンタープライズ：240万円/契約/年
・オンプレミス型については、要問合せ |
・月額0円～
・1枚ごと（最大50項目）に課金制 |
| HP |
「Tegaki」の詳細はこちら |
「DEEPREAD」の詳細はこちら |
「AI よみと～る」の詳細はこちら |
「SmartRead」の詳細はこちら |
「CLOVA OCR」の詳細はこちら |
ただし、書類をデータ化して終わりではなく、情報として適切に管理しなければ、必要なときにすぐに見つけることができません。そのため、OCRアプリを導入するときは、管理方法にも注目しましょう。
手書き文字・書類の管理におすすめのツール
以下では、手書き書類の管理におすすめのツールを紹介します。
OCRアプリを使えば、従来、紙で管理していた資料を簡単にデータ化でき、情報管理の最適化に役立ちます。ただし、データ化した書類をPC内のフォルダで管理するだけでは、結局のところ情報は入り乱れてしまいます。
そのため、情報共有ツールなどを使って、情報を適切に管理しましょう。ただし、あらゆる情報を取り扱うのでセキュリティが強固であることが大前提です。
したがって、自社がデータの管理に導入すべきなのは、情報を簡単かつ適切に管理でき、セキュリティ対策の抜群な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にOCRアプリでデータ化したファイルを添付しつつ「フォルダ」に分けて管理すれば、情報が入り乱れる心配がありません。さらに、国際規定である「ISO27001」を取得しているので、大手企業も安心して利用できます。
誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ
ここまで、手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法を中心に紹介しました。
従来、紙ベースで管理していた書類をデータ化すれば、経年劣化による悪影響を防ぎつつ、膨大な量の書類整理の負担を軽減できます。そこで、手書き文字などの書類のデータ化には、OCRアプリを活用がおすすめです。
ただし、データ化した情報へのアクセス性やセキュリティ性を高めるには、単純にPC内のフォルダ管理するのではなく情報共有ツールの活用が必須となります。
したがって、あらゆる情報を簡単かつ適切に管理でき、高いセキュリティ基準を満たしている情報共有ツール「Stock」を活用すべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、データ化した情報を適切に管理しましょう。
