業務進捗や引き継ぎ事項を次の担当者へ伝える「申し送り」の業務は、後任者が滞りなく仕事を進めるために必須です。申し送りの際に伝えるべき情報として「申し送り事項」があり、作業ミスをしないように正確に伝える必要があります。
一方、「何年もやっているが、分かりやすい申し送りを作成するのが難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送り事項の概要から書き方のコツ、例文を中心に紹介します。
- 申し送り事項の作成に時間がかかり、負担の大きい業務となっている
- 申し送りの書き方が統一されておらず、必要な情報を把握しづらい
- スタッフの負担となっている申し送りの業務を改善したい
という方はこの記事を参考にすると、申し送りのコツが分かるほか、スタッフの業務負担を解消する管理方法も見つかります。
目次
申し送り事項とは
ビジネスにおける申し送り事項とは、前任者が担当している業務を後任者へ引き継ぐ際に伝える情報を指します。
申し送りは、担当者が定期的に変わる仕事でとくに必要な業務であり、主に看護や介護の現場で実施されています。そこで、施設内で「申し送り事項」を定めておけば、申し送りで伝えるべき項目が統一されるので、必要な情報を把握しやすくなります。
一方、申し送りで伝えた情報に不足がある場合、後任者の業務ミスが発生しかねません。そのため、申し送りの際に必須の項目を「申し送り事項」として定めて、重要な情報が確実に共有される環境を整えましょう。
申し送りの目的とは
ここでは、申し送りの目的を解説します。以下で紹介する2つの目的をスタッフに周知して、申し送り業務で手を抜くことがないように指導しましょう。
情報共有を円滑にする
申し送りは、施設内における情報共有の円滑化に貢献します。
看護や介護の現場では多くの情報をやりとりするので、情報共有する場がなければ、利用者一人ひとりに対して適切な対応ができません。そこで役立つのが申し送りなのです。
申し送りが毎日の情報共有になるため、利用者の状況をスタッフ全員が把握できるようになります。このように、申し送りには施設内の情報共有を活性化させる効果があります。
業務を見える化する
申し送りによって、各担当者の業務を見える化できます。
申し送りノートには、前任者が完了させた仕事のほか、残っている作業が記載されているため「後任者が取り組むべき業務」を簡単に把握できます。業務が見える化されていれば、作業の優先順位も立てやすいので、仕事をスムーズに完了させられるのです。
このように、申し送りは業務を見える化し、各スタッフのタスクを整理することで仕事をしやすくする役割があります。
申し送りを書くときの4つのコツ
ここでは、申し送りを書く４つのコツを紹介します。以下を参考にすると、伝わりやすい申し送りノートができるほか、共有漏れのリスクも抑えられるようになるので必見です。
過不足なく伝えられるようにポイントを整理する
必要な情報を過不足なく後任者に伝えるためにポイントを整理しましょう。
後任者は申し送りをもとに業務に優先順位を付けます。申し送りノートが整理されていない場合、理解するのに時間がかかったり、間違った解釈をしたりする可能性があるので、誰が読んでも分かる文章にする必要があります。
引き継ぎ後に何度も質問しなければならない状況を避けるためにも、申し送り事項は「シンプルかつ過不足なく」が大切です。
事実と主観の意見を区別する
申し送りをする際には「実際のデータ（事実）」と「個人の考え（意見）」を区別しなければなりません。
事実と意見を区別せずに伝えた場合、後任者が状況を正しく理解できなかったり、タスクが不明確になったりして最終的に判断を誤ってしまう恐れがあります。
そのため、申し送りの際には「事実」と「意見」を分けて記載しましょう。たとえば、データの横に「この順序で仕事を進めていくと効率がいい」などのポイントを添えると、認識齟齬なく業務を担当できます。
項目別に分けて伝える
申し送りは、伝達事項を項目別に分ける必要があります。
たとえば、記載すべき項目をあらかじめ用意していない場合、属人的な書き方によってバラバラになってしまいます。一方、書くべき項目が整理されていれば前任者が「どこに、何を書けば良いのか分かる」だけでなく、後任者も「内容を瞬時に把握できる」ので便利です。
したがって、申し送りノートには「日時・記入者・業務内容・所感・特記事項」などの項目を設けて、分かりやすく端的に記載できるようにしましょう。
テンプレートをあらかじめ作成しておく
申し送りのテンプレートをあらかじめ作成しておくのもポイントのひとつです。
たとえば、適切に項目が分けられていたり、分かりやすい体裁になっていたりすると、内容が一目で分かります。とはいえ、申し送りはあくまで情報共有の手段であり、体裁づくりに毎度時間をかけていては本末転倒です。
一方、事前に「テンプレート」を作成しておけば、わざわざ体裁を整える手間がなくなり、見やすい申し送りノートを簡単に作成できます。したがって、申し送りにかける時間を短縮したい場合にはテンプレートがおすすめです。
申し送りの例文
ここでは、看護業界における申し送りの例文を紹介します。以下を参考に、短時間で申し送りの文を作成しましょう。
新規の入院患者に関する申し送り
【申し送り事項】
大道さん70歳です。明日、〇〇手術を受けられるため入院されました。
ADL（日常生活動作）は制限なし、独歩可能です。
明日の手術に向けて食事制限の説明をしており、本人にも理解をいただいています。
同意書も記入済みです。
よろしくお願いいたします。
事実だけを記載しているシンプルな申し送りノートであり、利用者の状況が分かりやすくなっています。上記のノートを参考に、状況を簡単に把握できる申し送り文を作成しましょう。
【必見】申し送りの手間を解消するおすすめのツール
以下では、申し送りの手間を解消するおすすめのツールを紹介します。
申し送りは紙のノートを用いるのが一般的ですが、手書きでは作成に時間がかかるので担当者の負担となります。そこで、ツールを導入すれば、テンプレートを用いてノートを簡単に作成できるため、申し送りの負担がスムーズに解消されます。
ただし、ツールを導入するうえで「直感的に操作可能か」は重視しましょう。有名で多機能なツールを導入すると、複雑な操作性によってスタッフが使いこなせず、申し送りの手間を解消する目的を果たせません。
結論、申し送りの負担を解消するのは、65歳以上のスタッフでも導入即日から活用できるほど使いやすい「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に引き継ぐ情報を簡単に残せるうえ「テンプレート機能」を使えば、必須の項目が網羅された「申し送りノート」を短時間で作成可能です。また、PCに加えてスマホやタブレットにも対応しているので、あらゆる場面で活用できるのも魅力です。
最も簡単に申し送りができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
申し送り事項の概要まとめ
これまで、申し送り事項の概要や目的、書き方のポイントを中心に紹介しました。
申し送り事項は業務の引き継ぎに必要な情報であり、漏れなく伝えなければなりません。また、紙を中心としたアナログな申し送りでは、作成に時間がかかりスタッフの負担となります。
そのため、スタッフの業務負担を解消するために、申し送りノートを簡単に作成・管理できるITツールが必要です。ただし、多機能なITツールの導入はスタッフが使いこなせいので、結局これまでの方法に逆戻りしてしまうのです。
つまり、ビジネスや看護の現場で導入すべきツールは、情報共有の機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳以上のスタッフでも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は１分で完了するので、ぜひ「Stock」で申し送りをはじめとしたあらゆる情報を管理しやすい環境を整えましょう。
