近年、非対面型のワークスタイル浸透に伴い、企業がインターネット上で取り扱う情報が増加しています。そのため、オンラインでの情報共有・管理に対応すべく、場所を選ばずに使えるITツールを導入する企業が増えているのです。
たとえば、「Google Chat」は、認知度の高いチャット型情報共有ツールのひとつです。しかし、自社に適したツールかわからず、導入を悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Chatの機能や特徴・料金プランからユーザーの声を網羅的に紹介します。
- Google Chatの概要を理解し、複数の視点から自社に適しているか判断したい
- オンライン下でも円滑な情報共有を実現する方法を知り、自社に取り入れたい
- 情報共有を効率化するメリットを把握して、社員にツール導入の意義を浸透させたい
という方が本記事を参考にすると、Google Chatについて幅広く理解し、客観的な基準をもってツールを選択できるようになります。
目次
Google Chat（グーグルチャット）とは
Google Chatとは、Googleのアプリケーションのなかでも、メッセージのやりとりに優れた情報共有ツールです。Googleアカウントを持っていれば利用できるうえ、社内コミュニケーションの活発化に役立つので、世界中で導入されています。
Google Chat（グーグルチャット）の特徴
Google Chatの特徴は「体系的なグループウェアである点」と「無料で始められる点」です。
Google社は、体系的なグループウェア（社内情報共有を活発化し、業務効率化を図るソフトウェア）として、14種類のITツールをリリースしています。なかでも、Google Chatは、チャットコミュニケーションによる情報共有に特化したツールであり、他Google製品と高い互換性を持っています。
また、Google Chatは無料で始められる点も大きな特徴です。Googleアカウントを取得すれば利用を開始でき、操作性やデザイン性も他Google製品と似ているため、既にGoogle社の提供するサービスを使っている場合にはすぐに使いこなせます。
このように、Google Chatは導入を検討しやすいチャット型の情報共有ツールと言えます。
Google Chat（グーグルチャット）の機能
Google Chatは体系的なグループウェアであるGoogle Workspaceのなかでも、チャット機能を使った情報共有に特化しています。以下では、主要となる3機能を紹介します。
- メッセージ
- 連携
- スペース
個人からグループまで共有相手を選択し、メッセージでやりとりできます。
「メール」や「カレンダー」などの他Google製品と連携し、機能を拡張します。
トピックごとに情報共有の場を設け、アイデアや意見を交換できます。
このようにGoogle Chatは、社内情報を円滑に共有して業務効率の向上させるツールと言えるのです。
Google Chat（グーグルチャット）の使い方
体系的なグループウェアの一機能であるGoogle Chatは、単体のツールとしての機能が広く浸透しているとは言えません。そこで以下では、Google Chatの具体的な使い方を紹介します。
メッセージで情報共有をする
Google Chatは、社内情報共有の円滑化に貢献するツールです。
Google Chatの「メッセージ」は、気軽にやり取りが可能です。ツールに登録されているメンバーなら、複雑な承認フローは不要でメッセージを送信できるうえ、「絵文字」や「編集」も備えられているので、社内版チャットツールのように使えます。
また、高い互換性を持つGmailと連携することで、社内外問わずすべてのメッセージを一元管理できます。そのため、社内のやりとりには「メッセージ」を使い、社外連絡は「Gmail」を使用するなど、用途に応じたツールの使い分けが実現するのです。
スペースでアイデアを共有する
Google Chatには、トピックごとにメンバーを振り分けるスペースが用意されています。トピックごとに情報共有の場を設けられるので、アイデアの共有やプロジェクト計画など、様々な用途に利用できます。
スペースを新たに作成する手順は、はじめに、上記画像のようにホーム画面から、スペースの横に配置されている「＋」マークをクリックします。
上記画像のように、スペース作成画面へ移行したらスペース名やメンバーの招待を行います。ツール内に登録されているメンバーであれば、名前やメールアドレス・所属グループから探せるので、検索性に優れている点も便利なポイントです。
情報を記入し作成されたスペースは、上記画面のようにホーム画面に表示されます。
スペースは情報共有のほかに、タスク管理としても利用できます。タスクを割り当てると、各メンバーの業務進捗状況が可視化されるので、正確なプロジェクトの進行や業務の均一化に役立てらるのです。
Google Chat（グーグルチャット）の料金体系
Google社の提供する体系的なグループウェアであるGoogle Workspaceは、Google Chatを含む12種類のツールから構成されています。
Google Chat単体の有料サービスは用意されていないため、以下で紹介するプランは「Gmail」や「Drive」などの14ツールすべてを含んだ料金です。
| パーソナル | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金（年契約） |
無料 |
680円/月/ユーザー |
1,360円/月/ユーザー |
2,040円/月/ユーザー |
問い合わせ |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| クラウドストレージ（ユーザー1人あたり） |
15GB |
30GB |
2TB |
5TB |
必要に応じて増やせる保存容量 |
| Meet音声会議とビデオ会議 |
100人まで参加可能 |
100人まで参加可能 |
150人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
| カスタマー サポート |
セルフサービス オンラインとコミュニティフォーラム |
Standard サポート |
Standard サポート |
Standard サポート |
Enhanced サポート |
Google Chat（グーグルチャット）の評判
以下では、Google Chatを実際に利用しているユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見を参考に、自社の導入可否を判断しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はCapterra（キャプテラ）より引用し、翻訳しております。
Google Chat（グーグルチャット）の良い口コミ・評判
はじめに、Google Chatの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「シンプルで使いやすい」「コミュニケーションが簡単にとれる」との声が挙げられています。
Matteo（イタリアのProduct Manager）、投稿日：2023/03宛先の名前を選択してメッセージを入力するだけで、電子メールよりもすばやく会話を開始できる機敏さが気に入っています。添付ファイルを送信する機能も非常に気に入っています。
Rajan(インドのWordpress Developer)、投稿日：2023/03Google Chatは、他のGoogleサービスとの連携、使いやすさ、リアルタイムのコラボレーション機能などが特徴です。
G Anne(フィリピンのHR Recruiter)、投稿日：2023/02Google Chatは、特に遠隔地のグローバルな環境で迅速なコミュニケーションを可能にする、非常にシンプルなチャットおよびメッセージングツールです。他のgoogle Suiteと一緒に使うには良い統合です。
認証済みレビュアー、投稿日：2023/02全体として、Googleチャットはシンプルで合理的なコミュニケーションツールであり、特にGoogle Workspaceを既に利用しているチームにとっては、より効果的かつ効率的なコラボレーションを支援することができます。
Sachin(インドのLegal Lead)、投稿日：2023/02このソフトウェアは、組織内のコミュニケーションに非常に重要な役割を担っています。今では、コミュニケーションのために毎回メールを送る必要はありません。この機能により、コミュニケーションはより簡単に、より良くなりました。
Google Chat（グーグルチャット）の改善点に関する口コミ・評判
次に、Google Chatの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「機能が少ない」や「Google製品に慣れていないと使いにくい」との声が寄せられています。
Rajesh（インドのEngineering Manager)、投稿日：2023/04ディスカッション/スレッドおよびスレッド化された会話を直接引用する機能のようなスラックがあればいいと思います。
Vishwajeet(インドのDigital Marketor)、投稿日：2023/02GoogleChatには、いくつかの制限もあります。例えば、他のコミュニケーション・プラットフォームほどカスタマイズできない場合があります。ユーザーによっては、インターフェイスが単純すぎて、必要な機能が欠けていると感じるかもしれません。さらに、GoogleChatは、他のメッセージングおよびコラボレーション・プラットフォームと同じレベルのセキュリティとプライバシーを提供しない場合があります。
認証済みレビュアー、投稿日：2023/02検索オプションがうまく機能していません。チャットで言及されたいくつかの単語をキャプチャしなかったり、個々のチャットではなく、より多くのスペース/グループチャットを検索しています。
Burak(トルコのDeveloper)、投稿日：2023/02Googleチャットは、SlackやMicrosoft Teamsなどの他のコミュニケーションツールと比較して、機能が少ないです。GoogleチャットはGoogle Workspaceとうまく統合されていますが、他のサードパーティツールとうまく統合されていません。
Christina(アメリカのArtist)、投稿日：2023/02Googleメッセージングは、他のメッセージングプログラムに比べて洗練された機能が少ないという批判がよくあります。例えば、ビデオ通話や画面共有の機能がないことは、遠隔地との連携を重視するユーザーにとって、不満の種となっているようです。また、新しいユーザー、特に他のGoogleアプリケーションに慣れていないユーザーは、ユーザーエクスペリエンスに圧倒されるかもしれません。最後に、Google ChatはG Suiteの無料機能ですが、特にモバイル端末で使用する場合、バグや誤動作について不満を持つユーザーもいるようです。
【必見】社内の情報を見やすく記録・管理するおすすめのツール
以下では、最も簡単に社内情報を一元管理するツールを紹介します。
Google ChatはGoogle社の提供するツールであり、Googleアカウントがあれば無料で始められるので導入ハードルが低いツールと言えます。一方で、ユーザーの声にもあるようにGoogle Chatには、最低限のチャット機能やタスク機能のみ備わっています。
そのため、業務に関するあらゆる情報を見やすく記録・共有するには、Google ChatとほかのITツールを併用しなければなりません。また、チャット機能においては、話題が縦に流れてしまうため、振り返る際には情報をさかのぼる手間も生じます。
そこで、メッセージの共有と情報の記録に対応しているツールが便利ですが、操作が複雑では形骸化するのでシンプルなツールを使いましょう。結論、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」一択です。
あらゆる情報をStockの「ノート」に蓄積し、「フォルダ」で整理すれば、簡単に社内情報を一元管理できます。さらに、ノートに「メッセージ」を紐づければ、チャットツールのように話題が縦に流れず、必要な情報へ即座にアクセス可能なのです。
非IT企業の情報共有を最も簡単に効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Google Chat（グーグルチャット）の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Google Chatの特徴や機能など、幅広く解説しました。
Google Chatは、情報共有に優れたITツールであり、ユーザーからシンプルな操作性を評価されているツールです。しかし、単独で利用する場合、ツールとしての機能不足を指摘する口コミもあり「任意の情報へのアクセス性」や「情報の記録」面で課題が残ります。
情報共有・管理はあらゆる業務の基本であるため、全社で確実に効率化すべき分野です。そこで、場所を問わずに使えるITツールが役立ちますが、シンプルな操作性でなければ社員が使いこなせずに形骸化するリスクが伴います。
したがって、誰でも確実に利用できる操作性と、過不足の無い機能を併せ持つ情報共有ツールを導入しましょう。結論、はじめてITツールを利用する社員でも、即日で使いこなせる情報共有ツール：Stockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのない情報共有を実現しましょう。
