仕事で大容量のファイルを受け渡しするには、メールで複数回に分けて送信しなければなりません。そのため、一度にファイルを受け渡しできるように、ファイル転送サービスを利用する企業もあります。
しかし、「サービスが多くどれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大容量ファイルのアップロードや受け渡しに役立つサービス6選を中心に紹介します。
- メールを使ったファイルの送受信が面倒だと感じている
- ファイルアップロードサービスの利用を検討しているがセキュリティが不安
- 大容量のファイルを複数回に分けて共有する手間を省きたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、ファイル転送・アップロードサービスの比較ポイントが分かり、自社に最適なサービスの導入に役立ちます。
目次
- 1 ファイル転送サービスとは
- 2 ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い
- 3 大容量ファイルの受け渡しに役立つサービス6選
- 4 ファイル転送サービスのメリット2選
- 5 ファイル転送サービスの4つのデメリット
- 6 ファイル転送サービスの選定ポイント4選
- 7 ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ
ファイル転送サービスとは
ファイル転送サービスとは、スピーディに大容量のファイルの送受信ができるサービスの総称です。
一般的にファイルを送信する方法として、主に「メールへの添付」が挙げられますが、ファイルの容量によってメールに添付できないこともあります。そこで、ファイル転送サービスを使うと、動画など数ギガバイトの容量を持つファイルであっても、スピーディに共有できるのです。
ファイルの共有者はサービスへファイルをアップロード後、発行されたURL・パスワードをメールに添付して受信者へ共有します。受信者は、添付のURLからサービスへアクセスすればダウンロードが可能なので、大容量のファイルでも受け渡しが簡単です。
ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い
ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のいずれを選ぶべきか」です。そこで以下では、ファイル共有サービスを比較する際に、コスト以外で重要になる3つの違いを紹介します。
（1）セキュリティレベルの違い
無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。
有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいと言えます。
したがって「情報漏洩リスクの削減」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。
（2）ファイル共有におけるスムーズさの違い
無料サービスに比べ、有料サービスの方が共有時のストレスがありません。
無料サービスでは一度に転送できる容量が小さい場合が多く、大容量のデータを転送する場合には、メールのように分割しなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。
また、多くの無料サービスには広告が頻繁に表示されるため、無駄な”ページ遷移”や”読み込み”が頻発して、ストレスを感じてしまいます。一方、有料サービスは広告が表示されないことはもちろん、使いやすく設計されているので、ファイル共有もスムーズです。
（3）サポートの有無の違い
無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。
基本的に、無料サービスでは運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自身で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。
一方、有料サービスでは、不明点があればすぐにメールや電話でカスタマーサポートセンターに問い合わせできます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、導入時の教育コストを減らせるメリットもあるのです。
大容量ファイルの受け渡しに役立つサービス6選
以下では、大容量ファイルの受け渡しに役立つファイル転送サービスのおすすめを6選紹介します。
社外秘のデータを扱うファイル転送サービスに必要なのは、サービスの”セキュリティ”です。とくに、「通信内容の暗号化」や「アクセスログ機能」は重要なデータを守るための最低条件だと言えます。
また、ファイルの受け渡しに伴うダウンロードには手間がかかり、データ管理が属人化するので、社内にファイルが散在してしまいます。したがって、情報管理を正しくするためにも、安全かつスピーディに情報共有できるサービスを利用しなければなりません。
結論、大容量ファイルを安全かつ簡単に共有できるサービスは、強固なセキュリティと情報共有の機能を過不足なく備えた、シンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルも残せるうえ、直感的な「フォルダ」で、一つひとつのファイルを共有・管理する手間が省けます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」も使えるので、話題が混ざらずにファイル共有ができます。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使える情報共有サービス
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【データ便】ダウンロード通知機能があるサービス
＜データ便の特徴＞
- 無料プランがある
- ダウンロードパスワード機能
すぐに使い始められる無料プランがあります。ただし、一度に送れる容量に制限があるので注意が必要です。
パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。
＜データ便の注意点＞
- 未登録だと容量が小さい
会員登録をしていない場合は、容量が1回500MBまでに制限されます。
＜データ便の料金体系＞
- ライトプラン：0円
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月
- ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月
会員登録不要でデータ保存は3日間、500MBまでの容量が転送できるプランです。
会員登録でデータ保存は3日間、2GBまでの容量が転送できるプランです。
容量・保存期間が無制限で、ファイルの送信機能のみが利用できるプランです。
容量・保存期間が無制限で、ファイルの送受信できるプランです。
【Gigafile便】300GBまでのファイル共有ができるサービス
＜Gigafile便の特徴＞
- 無料プランの保存期間が長い
- ファイル数に制限はない
アップロードしたファイルの保存期間が3日〜最大100日まで柔軟に設定できます。
ファイル数の制限なく使えます。ただし、アップロードするファイルの容量は300GBまでとなる点に注意しましょう。
＜Gigafile便の注意点＞
- 1対1でしかファイル共有ができない
複数のアドレス宛へ同時送信することはできないので、入力者のアドレスにURLを送信したあとに、該当のURLを複数メンバーへ送らなければなりません。
＜Gigafile便の料金体系＞
- 無料で利用できます。
【firestorage】容量無制限で使えるファイル受け渡しサービス
＜firestorageの特徴＞
- ファイルグループ機能
- メールサポートがある
数回に分けてファイルをアップロードして、あとからダウンロード用URLをひとつにまとめられる”ファイルグループ機能”があります。
未登録会員でもメールサポートを受けられるのが特徴です。
＜firestorageの注意点＞
- 相手のダウンロードを確認できない場合がある
未登録会員の場合、相手がファイルをダウンロードしたか確認できないので注意が必要です。
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/月
- 正会員：2,085円/月
- 法人向けプラン：1TB 49,800円/月～
1ファイルあたりのアップロードサイズは2GiBまで
アップロードサイズは2GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は2GiBまで
アップロードサイズは5GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は25GiBまで
アップロードサイズは10GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は100GiBまで
また、同社は受信したデータを高セキュリティ下で受け取れる「受け取るプラン」もリリースしています。
- 受け取るプラン：4,980円/月（保存期間14日）
- 受け取るプラン（法人向け）：1TB 49,800円/月～（保存期間無制限）
【Google Drive】Googleアカウントのみで利用できるサービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- 保存容量が大きい
「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。
15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報へのアクセス性が悪い
Google Driveは「フォルダ」を何階層も作って情報を管理します。そのため、やりとりするファイルの量が増えるほど、必要な情報へのアクセスが悪くなってしまいます。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでそれ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
- Business Starter：￥680/ユーザー/月
- Business Standard：￥1,360/ユーザー/月
- Business Plus：￥2,040/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいサービス
＜Dropboxの特徴＞
- 大容量ファイルの共有
- マルチデバイスに対応
ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間省けます。
Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランには容量制限がある
無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- 個人向けプラン
- ビジネス向けプラン
無料プラン：0円（2GBまで）
Plus：1,500円/月（月間払い）
Family：2,500円/家族/月（6名まで、月間払い）
Professional：2,400円/月（月間払い）
Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
Enterprise：要問い合わせ
ファイル転送サービスのメリット2選
以下では、ファイル転送サービスを利用するメリットについて解説します。効果の高いサービスを選ぶためには、どのようなメリットがあるかを把握しておく必要があります。
（1）大容量のファイルの送受信が可能
ファイル転送サービスの最大のメリットは、大容量ファイルを受け渡せることです。
大容量のデータを一度にメールで送信するのは難しいため、従来は分割して送信したりUSBに移して送ったりしていました。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば、大容量のファイルでも一度にアップロード可能なので、手間がかかりません。
また、受信者側はサービスへアクセスすると、大容量ファイルでも社外からダウンロード可能なメリットがあります。
（2）低コストで導入・運用できる
低コストで導入、運用できることもファイル転送サービスのメリットです。
自社内でファイルを転送するシステムを開発するには、莫大な予算や時間が必要です。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば開発費用を抑えられるうえに、登録・契約するだけですぐに始められます。
また、有料サービスなら導入に関するサポートを受けたり、メールや電話で問い合わせできたりするので、コストを抑えつつスムーズなファイル運用が実現するのです。
ファイル転送サービスの4つのデメリット
以下では、ファイル転送サービスのデメリットについて解説します。「導入後に不備が見つかって余計にコストがかかった」という事態を避けるために、あらかじめデメリットを確認しておきましょう。
（1）受け渡しに手間がかかる
1つ目のデメリットは、ファイルの受け渡しに手間がかかる点です。
ファイル転送サービスで受け渡しするとき、場合によっては送信者がアップロードの際に保存期間やパスワードを設けたり、URLを取得してメールやチャットで受信者に送ったりしなければなりません。
また、受信者側はわざわざサービスにアクセスしてダウンロードする必要があります。このように、一つのファイルのやりとりだけでも複数の工程があることがデメリットです。
（2）ログを確認できない
2つ目のデメリットは、アクセスログなどの履歴を確認できない点です。
とくに、無料サービスは「受信したURLをクリックする」「パスワードを入力する」操作のみでファイルのダウンロードができるものの、履歴が残りません。
そのため、情報流出のリスクが高いうえに”誰が、いつファイルをダウンロードしたか分からない”状況が発生してしまうのです。
（3）安全性に欠ける場合がある
3つ目のデメリットは、サービスそのものが安全性に欠ける場合がある点です。
とくに、無料のサービスはコストがかからない分、セキュリティ機能が搭載されていない場合が多いので注意すべきです。そこで、「通信が暗号化されているか」「厳重なセキュリティ資格のもと運用されているか」は最低条件として、自社の重要なデータを守るために必要な機能が搭載されているか確認しましょう。
たとえば、セキュリティ機能に過不足がなく、国際的なセキュリティ資格であるISO27001(ISMS)を取得している「Stock」のようなサービスなら、非IT企業でも安心して導入できます。
（4）スマホからは使いにくい
4つ目のデメリットは、スマホから使いにくい点です。
スマホでは画面が小さく、ダウンロードしたファイルはスマホ内に保存されてしまうので、関係者が確認できるようにするにはファイルの格納場所を別途移管しなければなりません。そのため、外回りが多い部署やテレワークなどのオフィス以外での作業が多い場合は不便です。
スマホで使いにくければ、移動中や外出先でファイルをやりとりすることが難しいので、重要な資料の確認不足にもつながりかねません。したがって、スマホやPCのデバイス問わず使える、マルチデバイス対応のサービスを活用すると安心です。
ファイル転送サービスの選定ポイント4選
ここでは、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。以下のポイントを押さえられていないまま、サービスを使い始めると、思わぬトラブルにつながる可能性もあるので注意しましょう。
（1）容量に過不足がないか
まずは、アップロードできるファイルの容量を確認しましょう。
多くのサービスではプランごとに利用できる容量が異なります。そのため、チームで扱うデータ容量に応じたサービス、プランは必ず確認しておきましょう。
また、ファイル容量の上限はもちろん、ダウンロードできる回数や追加容量の料金などもチェックが必要です。
（2）セキュリティ基準を満たしているか
受け渡すファイルには社外秘のデータもあるので、セキュリティを確認しましょう。
セキュリティの確認項目としては「暗号化されているか」「閲覧の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などが挙げられます。プランによってセキュリティの高さが異なるため、自社のセキュリティポリシーと照らし合わせましょう。
情報漏えいは企業にとって重大な損害になるので、万が一に備えて十分なセキュリティ対策がとられた、安全なサービスを選択すべきです。
（3）費用対効果が高いか
継続的に利用できるサービスかを見極めるためには、サービスの費用対効果を確認する必要があります。
たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」場合は、利用する機会が減って費用対効果が低くなるのです。
したがって、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた「Stock」のようなサービスであれば、高い費用対効果のもと継続的に利用できます。
（4）誰でも簡単に使いこなせるか
操作性が良く、社内に浸透しやすいことも重要なポイントです。
高機能なサービスは使いこなせれば便利であるものの、結果的に「教育コストがかかる」「社内に定着せず、誰もサービスを使わない」状態となりかねないので注意すべきです。
導入しても誰も使わない事態を避けるためにも、”誰でも直感的に操作できるシンプルなサービス”を選びましょう。
ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ
ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスやサービスの選び方を解説しました。
多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「費用対効果が高い」「操作性が良い」の4点を満たしているか確認しましょう。
しかし、ファイル共有サービスでは、ファイルの「共有」はできても「管理」はできないので、共有したファイルを一元管理する仕組みが必須です。したがって、共有後のファイルを「誰でも簡単に管理可能なツール」が、チームに求められるのです。
そこで、情報共有・管理の機能に過不足がなく、非IT企業に在籍する社員でも使えるほど簡単なStockであれば、共有後のファイルがチームに散在するストレスが発生しません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、ファイル共有から管理までをシンプルに効率化させましょう。
