ファイル共有を効率化するには、フォルダの管理が適切でなければなりません。そのためには、ファイル共有に伴う「フォルダのルール」が決められていると管理がスムーズになります。
しかし、現状のファイル共有・管理に時間を取れるほど余裕が少ないなかで、扱うデータが増えて悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、フォルダを使ったファイル管理のルールを中心に解説します。
- ファイル管理が煩雑になっているので併せてフォルダも整理したい
- ファイル管理をメンバーに任せているがミスが多発している現状に悩んでいる
- ファイルやフォルダによる管理よりも効率的な管理方法を知りたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダのルールを理解しながら、ファイル共有の作業の効率化を実現できるようになります。
目次
ファイル・フォルダ管理でルールをつくる3つのメリット
ファイルを適切に管理するためにルールが必要な理由は、全社でルールが浸透していれば以下のメリットが得られるからです。
（1）ファイルがすぐに見つかる
まずは、フォルダ管理のルールをつくることでファイルの検索性が向上します。
個人の判断でファイルをフォルダへ保存してしまうと、ほかのメンバーが該当のファイルへアクセスするときに見つけられません。
しかし、決められた場所にファイルが格納することがルール化されていれば、ファイルを探す時間が短縮されるほか、ファイルの紛失も防止できるのです。
（2）容量を削減できる
フォルダ管理のルールをつくることで不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できるメリットもあります。
仮に、使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと容量を圧迫してします。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
また、容量が足りなくなる事態を避けるために、HDD（ハードディスクドライブ）を増設したり、「Stock」のようなクラウド型サーバーを利用したりという選択肢もあります。
（3）セキュリティリスクを抑えられる
さらに、フォルダ管理のルールをつくれば、セキュリティリスクも減らせます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定したり、管理者しかアクセスできないフォルダをつくったりすれば、誤って重要なファイルが削除してしまうことや不正にダウンロードされることがなくなるのです。
また、すでにセキュリティ対策が充実しているITツールを使えば、すぐに運用へと乗せられるのでおすすめです。
ファイル・フォルダ管理で押さえておきたい4つのルール
以下では、ファイル管理で押さえておきたい「フォルダのルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）階層は2つ以下にする
はじめに、ファイルを分類できるフォルダの階層は2つまでにしましょう。
フォルダを整理するためには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にする必要があります。そこで、部署別、業務別、案件別など複数の階層に分けなければなりません。
たとえば、階層が1つのみの場合、異なるファイルが乱立するので探すのに時間がかかります。逆に、階層を3つ以上にすると、選択項目が多くなるため、ファイルにたどり着くまでに時間がかかるのです。
以上のことからも、フォルダの階層を2つにすれば、どこに何の情報があるかが直感的に分かるので、仕事もスムーズに進むのです。
（2）ファイル名の付け方を統一する
2つ目のルールは、決まったファイル名を付けることです。
ファイル管理では、ファイルの形式や更新日などで並び替えができ、目的の情報をすぐに探し出せます。そのなかでも、ファイル管理が上手いチームは「ファイル名」で管理しており、とくに「日付」をファイル名の冒頭に記載して並び替えているのです。
たとえば、ファイル名を「2023/4/10 新商品のコンセプト案」とすれば、いつ作成された情報かがひとめで分かり、わざわざファイルを開いて「古い情報ではないか」などを確かめる必要がなくなります。
以上のように、あらゆる情報を社内共有しているチームで「ファイル名のルール」を統一すれば、誰でも目的の情報へすぐにアクセスできる環境がつくられるのです。
（3）不要なファイルの取り扱いを決める
3つ目のルールは「古いバージョンのファイル」や「今後アクセスすることがないファイル」の取り扱いを決めることです。
不要になったファイルを放置すると、ストレージの容量（保存できるファイルの上限）を圧迫する原因になります。したがって、不要なファイルを削除する基準を設定して、使わないファイルが増えないようにしましょう。
また、一定期間更新がないファイルをアーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）すれば「ファイルが混在して目的の情報が見つからない」という状況も改善されます。
以上のように、不要なファイルの取り扱いを決めることはストレージ容量の削減だけでなく、必要なファイルをすぐに見つけ出せるという良い効果もあるのです。
（4）アクセス権限を設定する
4つ目のルールは、アクセス権限を設定することです。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、情報漏えいのリスクを低減できるというメリットがあるのです。
また、編集できる部署を限定することも効果的です。たとえば、経理に関わるファイルを全社で公開している場合でも、編集権限を上層部と経理部のみに与えておけば、他部署の社員が間違えて編集してしまうといった事故を未然に防げます。
このように、アクセス権限を設定しておけば情報漏えいや改ざんなどの大きな問題の発生を防げるだけでなく、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、ビジネスにおいては必須です。
ファイル・フォルダ管理におけるルール運用のポイント2選
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ルールの定着までを考える必要があります。それゆえに、以下で説明するファイル・フォルダ管理におけるルール運用のポイントを確実に押さえましょう。
状況に応じてルールを変える
ファイル管理のルールは、実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒヤリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ただし、更新するたびにファイルが増えるので適切に保存する必要があります。
ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールを利用するのも良い方法です。
策定したルールはマニュアル化しておく
はじめに、策定したルールはマニュアル化しましょう。
あらゆるファイルを社内で共有している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが調整や修正をしなければならず非効率です。そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようなマニュアルにします。
以上のように、どれほど完璧な管理ルールがあっても、実際の業務で守られなければ意味がないので、早急に目に見える形で残しておきましょう。たとえば、「Stock」のような内容を一目で確認できるノート型ツールであれば、管理ルールを細かく設定する必要がありません。
ファイル・フォルダ管理のルールが定着しやすいITツール
以下では、ファイル・フォルダ管理のルールが定着しやすいITツールを紹介します。
フォルダ管理のルールを策定しなければ、不要なファイルが増えて目的の情報が見つからなかったり、ストレージが足りなくなったりと多くの問題が起こります。そもそも、ファイルやフォルダによる管理自体が運用しづらく非効率的です。
ファイルやフォルダによる管理ではなく、情報を残すだけで即座に任意のメンバーに共有できる「ノート型ツール」であれば、情報が見つかりづらいという致命的な問題は解決できます。
したがって、自社の情報管理にはファイルではなく「ノート」へ直接情報を残せるため、いちいち情報を確認する手間を省けるシンプルな使い勝手の「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」ではテキストだけでなく、あらゆる形式のファイルも保存できます。また、Stockは2階層でノートを整理できるため、目的の情報を簡単に見つけられるようになっているのが特徴です。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるファイル管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。以下は、自社の情報管理で適用すべき3つのルールです。
- 階層を2つ以下にする
- ファイル名の付け方を決めておく
- 不要なファイルの取り扱い方法を決める
フォルダ管理のルールを策定すれば、目的の情報を見つけやすくなるなどのメリットがあります。一方で、管理ルールは運用に合わせて適宜更新する必要があり、古いバージョンも残しておかなければならないので、ファイル自体の管理が面倒です。
そのため、上書きで編集しても古いバージョンを確認、復元できるITツールを利用しましょう。たとえば、誰でも簡単に使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」は、バージョン管理のためにファイルを複製する必要がなく、情報を直接ストックできる「ノート」に履歴がすべて記録されます。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」で効率的なフォルダ管理、ファイル共有を実現しましょう。
