紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイル管理するなど、適切に対応する必要があるのです。
しかし、「書類を見つけやすくする最適な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。
- 紙の書類が増えて、どこに何があるか分からない
- 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せない
- 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。
目次
書類整理に役立つファイリングのやり方
まずは、書類整理に役立つファイリングのやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方は必見です。
（1）不要な書類を処分する
まずは、不要な書類を洗い出して処分して、デスク回りをきれいにしましょう。
たとえば、デスク回りが整理されていると「必要なものものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から好印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。
一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。
（2）書類を分別する
次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。
たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。
以上のように、書類を適切に分別すれば、業務自体の改善につながることもあります。
（3）インデックスを使う
最後に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。
このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。
インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。
ファイル管理に役立つ3つのアイテムとは
以下では、使用される頻度の高いファイリングの種類を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。
バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。
バーチカルファイリングでは、紙に穴をあけたり綴じたりする必要がないため「手間が少ない」「書類を追加しやすい」というメリットがあります。一方で、「ページをめくって探せない」「ファイルごと持ちだすのが難しい」というデメリットもあるのです。
したがって、ファイリングにまとまった時間が取れない場合や、書類の作成頻度は高いが見直す頻度は低い場合などに向いています。
簿冊式ファイリング
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。
簿冊式ファイリングは、本のように書類をとじられるため「ページをめくって探せる」「ファイルごと持ち歩ける」というメリットがあります。
一方、「書類の出し入れや並び替えが面倒」「場所をとる」「定期的にファイルを購入しなくてはならない」というデメリットもあるのです。したがって、ファイリングする時間を確保したり、備品を購入したりする手間がかかる点に注意しましょう。
レターケース
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。
レターケースには、引き出しを開ければ「すぐに書類を取り出せる」というメリットがある一方、デメリットには「書類全体を確認するには取り出す必要がある」ということがあります。
仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。
紙書類をファイル管理する課題とは
ここでは、紙書類をファイル管理する課題について解説します。以下の課題は自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。
（1）管理コストがかかる
1つ目の課題は、管理コストがかかることです。
キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになります。さらに、オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかるのです。
以上のように、書類を整理する手間がかかるだけでなく、保管スペースなどを確保しなければなりません。
（2）情報がすぐに見つからない
2つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。
ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。
また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかり、本来の業務を圧迫しかねないのです。
（3）情報を共有する手間がかかる
3つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。
紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。
加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、情報共有とやりとりがスムーズにできる仕組みが必要となっているのです。
たとえば、「ノート」にPDFを貼り付ければ簡単にチームで共有できて、ノートに紐づくやりとりができる「Stock」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できるのです。
【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法
ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。
ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかるので、業務効率が悪いです。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、書類管理をデジタル化するためにツールを導入しましょう。
ただし、多機能なツールはITが苦手な人は使いこなせない可能性があります。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、社内の情報管理には、非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に使いこなせるシンプルなツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には情報を書き込んだりPDFを添付したりするだけで、チームで簡単に共有できます。さらに、ノートは「ファイル」に分けて整理できるうえに「検索機能」も充実しているので、キーワード検索すれば欲しい情報へすぐにたどり着きます。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙書類のファイル管理の課題まとめ
ここまで、紙書類のファイル管理の課題を中心にご紹介しました。
上手なファイリングの手順は「不要な書類の処分、書類の分別、インデックスをつけて収納」です。ただし、分別したりインデックスをつけたりしても、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまうのです。
そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使えば、欲しい情報が見つからないストレスを解消できるのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、「情報共有」「ファイル管理」「検索」の機能が備わっており、誰でも簡単に使えるシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。
