やるべきことが多いときに、タスクを効率よく回すノウハウがなければ、「タスクをこなしているのに一向に終わらない」事態が発生します。また、チーム全体で個人のタスクをカバーし合えなければ、プロジェクトの進行も遅れてしまうのです。
とはいえ、「チームのタスクを減らす方法がわからず、効率的なタスク管理ができない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクが減らないチームの原因と効果的な対処法を中心にご紹介します。
- タスクを効率的に回せず、チームのタスクが常に溜まっている
- チームのタスクが減らない原因を理解し、効果的な対処法を実践したい
- タスクを効率よく減らし、チームの生産性を高めたい
という方はこの記事を参考にすると、チームのタスクを減らすうえで押さえるべきポイントがわかり、効率的なタスク管理を実現できるようになります。
タスクが減らないチームにおける3つの原因とは
まずは、タスクが減らないチームにおける3つの原因をご紹介します。以下のポイントに該当する場合は、早急に改善に取り組みましょう。
（1）目標設定が具体的でない
タスクが減らない原因として挙げられるのが、目標設定が具体的でない点です。
「できるだけ早く報告書を仕上げる」のように目標が曖昧だと、期日からの逆算が難しくペースも掴みづらいので、タスクを効率的に進められません。
そのため、「1週間で7枚の報告書を仕上げる」「1日1枚を目標に作成する」のように目標数値を具体化して、どれほどのペースでタスクを進めるのかを可視化しましょう。
（2）タスクの優先順位付けができていない
タスクの優先順位付けができていないのも、タスクが減らない原因です。
タスクに優先順位を付けていなければ、取り組むタスクを絞れないだけでなく、新たなタスクが発生したときも柔軟な対応がしづらくなってしまいます。また、このような状態はタスクを分けているだけであり、管理ができているとは言えません。
ただし、担当しているタスクの優先度がすべて高い場合は、重要度と緊急性を考慮しましょう。また、メンバーとのコミュニケーションをとりながら、ほかのメンバーに仕事を依頼したり、優先順位を決定したりすることもおすすめです。
（3）コミュニケーションが取れていない
チームでのコミュニケーションが取れていないことも、原因のひとつです。
チームでのコミュニケーションが消極的だと、タスクが遅れていたり内容に不備があったりするときにカバーできません。そのため、「期日直前までタスクの遅れや内容漏れに気づかない」などの問題が発生してしまいます。
このような事態を回避するためにも、チーム間でのコミュニケーションを活発にし、タスクの進捗状況をメンバー全員が瞬時に把握・共有できる環境を整えましょう。
タスクを効率的に回す3つの対処法とは
ここでは、タスクを効率的に回すための対処法を3つご紹介します。「タスクが重なって業務が進まない」状況を避けるには、以下を必ず押さえる必要があります。
（1）ToDoリストを作成する
タスクを効率的に回すための対処法としてまず有効なのが、ToDoリストの作成です。
ToDoリストとはやるべきタスクを洗い出して、可視化できる状態にしたリストを指します。ToDoリストを作成しておくと「どのタスクをやるべきか」が一目でわかるので
、タスクの抜け漏れも防ぎやすくなるのです。
一方、規模が大きいタスクについては、ToDoリストを作成しただけでは完了までの道筋が掴みづらいケースもあります。そのため、イメージが明確になるまでタスクを細分化したり、マイルストーン（中間目標）を設定したりする工夫をしましょう。
（2）マルチタスクを避ける
マルチタスクを避けるのも、タスクを効率的に回すうえで重要です。
タスクの処理能力には個人差があります。そのため、一度に複数のタスクを抱えるマルチタスク状態だと、各タスクを上手く回せず、期日までにタスクを終えられないメンバーも発生しかねません。
したがって、期日内でタスクを完了させるには、タスクの設定時間や量がメンバーのキャパシティ内であるかを考慮して、マルチタスクを避けるべきなのです。
（3）クラウドツールを活用する
クラウドツールの活用も、タスクを効率よく回すうえで欠かせません。
クラウドツールを活用すれば、チームのタスクを一元管理しながら、メッセージなどの機能によって情報共有もスムーズになるのです。そのため、各メンバーの進捗をリアルタイムで確認でき、タスクの期日遅れや抜け漏れなどのトラブルも防ぎやすくなります。
ただし、多機能なツールではITに不慣れな社員が使いこなせず、ツールが形骸化してしまう可能性もあるので注意しましょう。たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールを導入・運用すると、誰でもストレスなくタスクの管理・共有ができます。
【誰でも使える】タスクを減らすのに最も貢献するツール
ここからは、タスクを減らすのに最も貢献するツールをご紹介します。
タスクを効率よく減らすには、ToDoリストの作成やマルチタスクの回避はもちろん、”円滑な情報共有によるタスクの進捗報告”が不可欠です。タスクの進捗共有がスムーズだと「期日が迫ったタスクの遅れ」も防げます。
そして、タスクの進捗報告をスムーズに行うためには「クラウドツール」の活用が必須です。ただし、多機能なツールは社員が使いこなせないだけでなく、操作ミスへの対応やルールの統一などのタスクを無駄に増やしてしまうのです。
したがって、ツールを選定するときは「ITリテラシーを問わず使える、かつ教育コストがかからないこと」が大前提です。たとえば、非IT企業の65歳の方でもストレスなくタスク管理・情報共有が行える「Stock」のようなツールが最適です。
Stockの「ノート」に残した情報は、すぐに任意のチームに共有されます。また、ノートに紐づけられる「タスク」「メッセージ」を使えば、テーマごとに仕事の進捗をリアルタイムで報告・確認でき「タスクの消化不良」も防げます。
チームのタスクを最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクが減らないチームの原因や対処法まとめ
ここまでタスクが減らないチームの原因や対処法を中心にご紹介してきました。
タスクが減らないチームは、目標設定が曖昧だったりタスクを絞り込めなかったりするほか、チーム内のコミュニケーションが不足している可能性があります。そして、このような状態を解消するには「クラウドツール」の活用が欠かせません。
クラウドツールを使えばチーム全体のタスクを一元管理でき、メンバー間での情報共有もスムーズです。一方、多機能なツールだと教育コストが発生し、新たなタスクを増やしてしまうので、必ず「誰でも簡単に操作可能なツール」を選定しましょう。
そこで、チームのタスクが減らないストレスを解消するには、ITに不慣れな65歳以上の社員でも、簡単に「減らないタスクの解消・管理・共有ができる」ツールを使うべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないタスク管理・情報共有によってタスクを効率よく減らしましょう。
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