ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。
しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書をファイル管理する課題と解消法を中心にご紹介します。
- 契約書を必要なときにすぐに探し出せない
- どこに何の契約書があるか把握できていない
- ファイル管理する手間を軽減したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。
目次
契約書類のファイル管理が必要な理由
契約書を管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。
たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、契約書の保管場所が分からなくなって探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。
以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。
契約書類をファイル管理する方法とは
ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。
ステップ1. 原本をファイリングする
まずは、契約書の原本は、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。
- 名称別の分類：契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとの分類です。
- サービス別の分類：自社で展開するサービスや製品ごとの分類です。
- 部署別の分類：各契約書の担当部署ごとの分類です。
- 案件別の分類：案件ごとに関連する契約書をまとめる分類です。
- 数字別の分類：契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）の分類です。
企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者が、すぐに見つけられるようにルールを統一しましょう。
ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する
契約書の原本をファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。
契約書の管理台帳とは、契約内容や締結先の会社名、締結日などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。
また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。
契約書類をファイル管理する2つの課題とは
ここでは、契約書管理をファイル管理する2つの課題を解説します。契約書を適切に運用したい方は必見です。
時間を確保する必要がある
1つ目の課題は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。
契約書を手作業でファイリングしていくのは面倒です。また、機械ではないのでミスをすることもあり、分類すべき場所を間違ってしまって、あとから見つからずに困ることがあります。
以上のように、紙書類を丁寧に分類するのは時間がかかるので、ほかの業務時間を削らなければならないのです。
エクセルの運用が面倒
2つ目の課題は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。
契約が交わされるたびに、エクセルを更新する必要があります。また、エクセルは社内サーバーで管理されているケースが多いですが、フォルダが多すぎて見つからないという事態になりかねません。
以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかります。しかし、紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳を作成することは避けられないのです。
契約書の保管で重視すべき2つのポイントとは
以下では、契約書を保管するうえで重視すべきポイントを2つ紹介します。契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。
（1）欲しい情報がすぐに見つかるか
1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。
契約書は、取引先と契約を締結したという証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などあらゆる場面で必要となります。そのため、欲しいときに必要な情報を探し出せなければなりません。
しかし、紙書類をファイリングした管理の場合、欲しい情報がどこにあるのかをピンポイントで把握するのは困難です。さらに、PDFファイルも一つひとつ中身を確認しなければならず、手間がかかります。
（2）情報共有しやすい仕組みか
2つ目のポイントとして、情報共有しやすい仕組みで管理されているかは重要です。
紙で管理していると、チームで共有するために人数分コピーする手間がかかります。また、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまうのです。
そのため、「いつでも契約を確認でき、簡単に共有できる仕組み」が必須です。
【必見】契約書のファイル管理に最適のツールとは
ここでは、契約書のファイル管理に最適のツールについて紹介します。
契約書を管理するにあたり「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して、管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。
以上のような課題を解消するには、契約書の管理・共有を一元化しなければなりません。具体的には、契約書のデータを「ノート」に添付するだけで、情報共有・管理ができる情報共有ツールが最適です。
結論、契約書の管理に最適なのは、テキストだけでなくファイルも「ノート」に残せて、リアルタイムでチームに共有できる「Stock」一択だと言えます。
Stockのノートは「ファイル」で分類できるので、入り乱れる心配がありません。さらに、Stockは「検索機能」も充実しており、ファイル名で検索をするだけで、目的の情報を見つけられます。
契約書の保管を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
契約書をファイル管理する方法まとめ
ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。
そのため、「契約書を簡単に管理できるうえに、高度な検索機能を備えたツール」が必要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを「ノート」に貼り付けるだけで管理・共有ができる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。
