社内に情報を共有するための手段として「社内回覧板」が挙げられます。そして、社内回覧板にアプリを利用すると、紙の回覧板よりも効率的に社内へ情報共有できます。
一方で、社内回覧板用アプリやツールを選定する際に、「どれが自社に最適なのか」で悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内回覧板アプリで押さえておきたい機能と社内回覧板に使えるおすすめのアプリ5選をご紹介します。
- 社内回覧板を電子化したいが自社に最適な社内回覧板アプリがわからない
- 社内回覧板アプリを全社で活用し社内の情報共有を効率化したい
- 自社の社員のITリテラシーにあった社内回覧板アプリを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる社内回覧板アプリを見つけ、社内における情報共有の効率化が可能になります。
目次
社内回覧板アプリとは
社内回覧板アプリとは、スムーズに情報共有をしながら、共有した情報も同時に管理するアプリを指します。
社員に手渡しで回覧板を回す手間を省けるため、社員間の情報共有にタイムラグが発生せず、認識齟齬を未然に防ぎます。また、一度共有された情報は後から何度でも確認可能な点もポイントです。
仮に、内容に不明点があったり不備があったりする場合でも、アプリに搭載されている「メッセージ機能」などを利用すれば、担当者への質問も簡単です。
社内回覧板アプリに必要な機能とは
以下では、社内回覧板アプリに必要な機能について解説します。必要な機能が過不足なく揃ったアプリを導入すると、社員への教育コストをかけずに即日運用できるのです。
情報共有機能
社内回覧板アプリに必要な機能としてまず挙げられるのが、誰でも使いやすい情報共有機能が搭載されているかです。
たとえば、メールを利用した情報共有で発生しがちな「社員が閲覧したかを確認するための折り返しの返信」は非常に面倒です。一方、社内回覧板アプリでは社員が情報を確認した旨をリアクション機能などで気軽に伝えられるため、意思疎通が簡単です。
また、特定の部署にだけ情報を共有したい場合にも、宛先を付けて共有事項を送信できるので、無関係な情報を確認する手間を省けます。このように、共有された情報を社員がスピーディーに把握できるような情報共有機能が不可欠です。
「リアルタイム性」に関わる機能
社員が共有事項に関する疑問点を質問できるメッセージ機能や、リアルタイムに情報が更新される機能も重視すべきポイントのひとつです。
メールによる情報共有では回覧板に関する問い合わせが担当者のメールボックスにまとめて送られてくるため、情報が錯綜し質問に対する的確な対応が難しくなります。
しかし、アプリを利用すれば回覧板に関する問い合わせでメッセージのグループをまとめたり、共有事項ごとに問い合わせが来るように設定したりできます。そのため、担当者は問い合わせに対して情報を錯綜させず対応可能になるのです。
また、クラウドアプリ（オンライン上で情報を管理するアプリ）であれば、担当者が情報を更新すれば、各メンバーのアプリにおける情報がリアルタイムで更新されます。紙の回覧板のように再印刷や手書きで修正する必要がなくなり、認識齟齬の発生を未然に防げるメリットもあります。
情報を適切に管理できる機能
共有された情報を適切に管理する機能があると、過去の情報を簡単に振り返れるようになります。
使い方の例として、社内イベントの告知を行う際に「過去の告知情報を確認してフォーマットをコピーする」などが挙げられます。このように、回覧板作成の効率化にも貢献する一方、過去の情報を正しく「蓄積」するアプリでなければ振り返りができない点に注意しましょう。
また、大量の情報を一気に共有する場合でも”情報が流れないアプリ”を利用すると、適切な情報管理が可能です。たとえば、「Stock」のような案件ごとに管理するアプリを利用すると、回覧だけでなく社内に溢れる情報の蓄積も正確に行えます。
タスク設定できる機能
社内回覧板の内容によっては期限を設定する必要があるため、タスク設定の機能があるかも確認しましょう。
紙の回覧板では、配布書類に回答期限がある場合、社員が属人的に管理しなければならず、いつのまにか期限を過ぎてしまうケースもあります。一方、タスク設定の機能があるアプリを利用すると常にアプリ上で未完了のタスクが確認できるため、抜け漏れが起こりにくくなります。
また、タスク管理が可能なアプリの導入により回覧だけではなく、他業務のタスクも管理できるようになる副次的効果も得られるのです。
おすすめの社内回覧板アプリ5選
以下では、おすすめの社内回覧板アプリ5選について解説します。
回覧板アプリは「社内の情報共有を効率化する」という目標で導入されます。しかし、情報管理をしながら回覧板の内容についてコミュニケーションが取れたり、共有された情報ごとに適宜タスク設定できたりする機能があると、「回覧だけの効率化」を避けられ、全社の情報共有の効率化につながります。
一方で、社内回覧板アプリは全社で運用しなければならないため、チームのメンバーが問題なく利用可能かも重要な要素です。たとえば、多機能なアプリを「便利そうだから」という定性的な理由で導入すると、ITリテラシーの高くない社員がアプリを使いこなせず、社内に定着しません。
したがって、社内回覧板アプリには「回覧板アプリに必要な機能」を過不足なく備えた、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で使える情報共有アプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で必要な情報を任意のメンバーへ共有しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」で、社内情報を錯綜させずにやりとり可能です。また、「タスク」で簡単に期限を設定できるので、回覧の情報が抜け漏れる心配もありません。
1.【Stock】最も効率よく社内の情報共有を行えるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2.【LINE WORKS】LINEのように使えるビジネスチャットアプリ
LINE WORKSの特徴
- 掲示板機能で情報を共有しやすい
- メッセージが送りやすい
掲示板機能を利用すると、情報共有以外にもLINEのように出欠確認や、タスク設定が行えます。
チャットツールのためメッセージを気軽に送りやすく、共有された内容をすぐに問い合わせられます。一方で、既読機能があるため返信を強要されているプレッシャーを感じる可能性があります。
LINE WORKSの注意点
- 情報が流れていきやすい
- 種類ごとに共有した情報を分類できない
LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れていき、必要なときに情報へアクセスするのが難しい可能性があります。
掲示板に共有した情報を分類できないため、情報が錯綜するケースが考えられます。
LINE WORKSの料金体系
- Free：0円
- Standard:1ユーザーあたり450円/月（年額契約）
- Advanced：1ユーザーあたり800円/月（年額契約）
ユーザー数100人まで、ストレージ：5GB
ユーザー数無制限、ストレージ：1TB
ユーザー数無制限、ストレージ：100TB
3.【デジタル回覧板】株式会社クレアンスメード提供の電子回覧板アプリ
デジタル回覧板の特徴
- 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる
- 情報の閲覧権限を設定できる
デジタル回覧板は、配布物を写真で撮るだけで簡単に情報共有できます。
情報の閲覧権限を設定し、管理者専用フォルダを作成できます。
デジタル回覧板の注意点
- ファイル形式では送れない
- 自治体向けのアプリなので、社内回覧板としては使いづらい
写真を配布する形式のアプリなので、作成したものを一度写真に撮る手間がかかります。
デジタル回覧板は自治体向けのアプリであるため、ビジネス利用には向かない可能性も考えられます。
デジタル回覧板の料金体系
- 要問い合わせ
デモ版は無償でダウンロード可能
4.【回覧板アプリ】Microsoftリリースのアプリ
回覧板アプリ（マイクロソフト）の特徴
- Office365と連動して利用できる
回覧板アプリ（マイクロソフト）はMicrosoft Office365と連動して利用可能なため、OutlookやOneDriveと同期することもできます。
回覧板アプリ（マイクロソフト）の注意点
- 回覧者を最大5名までしか指定できない
回覧者の指定の最大人数が5名なので、規模の大きな部署やチームでは使いづらいといえます。
回覧板アプリ（マイクロソフト）の料金体系
- 無料
5.【NI Collabo 360】回覧板機能も備えたグループウェア
NI Collabo 360の特徴
- 社内の情報共有だけでなくワークフローにも利用できる
社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用可能なため、社内システムとしての運用が期待できます。
NI Collabo 360の注意点
- 多機能なため使いづらい可能性がある
NI Collabo 360は多機能・低価格を売りにしたツールなので、ITリテラシーが高くない社員にとっては使いこなせない可能性があります。
NI Collabo 360の料金体系
- クラウドタイプ：１ユーザー360円〜/月
- ライセンスタイプ：10ユーザー58,000円〜
※SFAなどの各種機能を追加すると料金がプラスされます。
社内回覧板アプリとして使えるおすすめアプリまとめ
ここまで、社内回覧板として使えるおすすめアプリを中心にご紹介しました。
社内回覧板アプリは社内の情報共有がメインですが、ノウハウ・知識を蓄積するアプリとして横展開させると自社の情報資産となります。そのためにも、回覧板を含む情報共有の効率化からアプローチできるアプリを導入するのがおすすめです。
一方、社内回覧板アプリは全社で運用することが大前提です。多機能なアプリが必ずしも使いやすいわけではなく、使いこなせない社員が発生すると、アプリ自体が形骸化してしまう可能性もあります。
したがって、「全社員が使いこなせるアプリ」の選定が求められるのです。そこで、今回ご紹介したひとつであるStockは、導入初日から全社員が説明不要で使いこなせるほどシンプルな操作性であり、現在240,000社以上の非IT企業が情報共有を効率化しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内におけるあらゆる情報共有を効率化させましょう。
