優秀な営業マンは常に自分の営業目標を掲げ、目標を達成するための行動計画を練る習慣がついています。行動計画を習慣化する方法はいくつかありますが、たとえばリクルートでは「ヨミ表」を取り入れることで売り上げ予測を立てているのです。
なかには、ヨミ表を取り入れようとしているものの「どのように使えばよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業活動でヨミ表を活用するためのポイントやおすすめの管理方法を中心にご紹介します。
- ヨミ表とは何か知りたい
- ヨミ表はどのように営業活動に役立つのか分からない
- ヨミ表を見やすく管理する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ヨミ表がどのようにして営業活動に役立つのかヒントを得られます。
ヨミ表とは
ここでは、ヨミ表とは何かを説明します。ヨミ表の特徴や見方を知りたい方は以下の内容を確認しましょう。
ヨミ表の特徴
ヨミ表とは、営業活動の進捗状況を管理し、売上予測を立てる表である点が特徴です。
商談途中の案件について、受注予定の時期や金額、受注確度(ヨミ)を表にまとめることで、具体的な数値とともに目標に対する現状を把握できます。さらに、取引状況や顧客の特性なども記載することで、進捗状況をより具体的に記録として残せるのです。
したがって、ヨミ表は進捗管理表としての役割だけでなく、売上管理にも役立つ資料だと言えます。
ヨミ表の見方
ヨミ表は、「ランク」から受注確度を確かめて売り上げ予測を立てます。
以下の表のように、受注確度をランクで示すと確度が高い企業と低い企業がひと目で分かります。
※表中のランク：A＝受注確度90％、B＝70%、C＝50％、D＝30％、ネタ＝検討不能
また、ヨミ表は多くの企業が独自で作成しており、決まった書き方はありません。作成する場合は、日付、受注確度のランク、クライアント名、案件名、商談の金額を記載しつつ、必要に応じて売り上げ予定や受注までの流れなども記録しましょう。
ヨミ表を使うメリット3つ
以下では、営業活動においてヨミ表を使うメリットを3つご紹介します。部署内にヨミ表の導入を考えている人は必見です。
（1）受注できない原因を見つけられる
まずは、ヨミ表を活用すれば受注できない原因が見つけられる点がメリットです。
ヨミ表は、受注確度に応じて商談をランク分けするため、商談が滞っている原因をデータを用いて分析し、仮説を立てて検討できます。また、チームで情報を共有することで視野が広がり、自分では気づかなかった課題や解決策を見出しやすくなるのです。
そのため、ヨミ表は受注へ導く有効な分析手段となります。
（2）売上予測の確度が高くなる
次に、ヨミ表を使うことで売上予測を立てやすくなるメリットがあります。
営業現場は顧客との接点が多く、ヨミ表を新鮮で正確なデータに基づいて作成できます。そのため、過去の有力データをもとに売上予測を立てられるので、確度の高い売上予測が可能となります。
したがって、ヨミ表を使うことで売上予測が立てやすくなり、営業戦略の立案にも役立ちます。
（3）営業の進捗管理が容易となる
ヨミ表によって、営業の進捗状況を管理するのが容易となる点もメリットのひとつです。
営業マンは顧客対応に追われることが多く、進捗管理まで手が回らないケースも見られます。そこで、ヨミ表を取り入れると自然と進捗を管理する環境が作られ、今後の営業方針を立てやすくなります。
そのため、チームの業績を把握しやすいヨミ表は、営業の進捗管理に効果的です。
ヨミ表を活用するためのポイント
ここでは、ヨミ表を活用するために注意したいポイントを2点ご紹介します。注意点を理解せずにヨミ表を取り入れると、上手く運用できない可能性が高くなるため、以下の点を押さえておきましょう。
商談終わりにヨミ表を更新する
1つ目は、ヨミ表を更新するタイミングを商談終わりに設定することです。
ヨミ表は商談直後に更新することで、正確な情報を記載できるだけでなく、自分が達成すべき目標をリアルタイムで認識できます。また、目標への意識が経構えれば達成に向けての戦略を考えやすくなります。
そのため、ヨミ表は商談終わりに更新するのが最も効果的です。
ヨミ会を開催する
2つ目は、ヨミ表に基づいたヨミ会を実施することです。
ヨミ会とは、ヨミ表を使って実施する営業ミーティングを指します。自分だけでなく他の営業マンとヨミ表を共有することで、チーム全体の進捗状況を確認でき、営業目標を達成するための戦略をその都度修正できる点がメリットです。
このように、定期的にヨミ会を開催して、自分がやるべきタスクを明らかにすることが営業活動では大切です。
【必見】ヨミ表の管理方法3選
ここでは、ヨミ表を管理するのにおすすめのツールを3つご紹介します。営業活動にヨミ表を取り入れようと考えている方は参考にしてください。
（1）チームの情報を簡単に共有できる「Stock」
以下では、ヨミ表の情報を簡単にチーム内で共有できるITツールをご紹介します。
営業目標を達成するためには、ヨミ表の作成だけでなく、チーム内で進捗状況を報告し合うことが重要です。しかし、対面での確認が前提となると、全員の都合が合わないと他の営業マンのヨミ表を閲覧できず、リアルタイムでの状況把握が難しいです。
そのため、非対面でもチームでヨミ表を共有できる体制を整えるべきです。しかし、ヨミ表をファイルで管理すると、保管場所がわからなくなり、探す手間があるためアクセス性が悪いです。
そこで、情報の検索性が高く共有の手間がかからないツールで管理すべきです。結論、ヨミ表を管理するのに最適なのは、簡単にヨミ表をストック・連携できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に文字や表、添付ファイルが簡単に残せるため情報がまとめやすく、進捗状況や売上の数値分析にも役立ちます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、ノート上のヨミ表を踏まえて営業マン同士で簡単にやりとりできます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
（2）誰もが無料で使える「Excel」
計算に特化した表計算ソフトの「Excel」でのヨミ表管理も可能です。
Excelは多くの人が使った経験のある表計算ツールであり、データを入力するのはそれほど困難ではありません。しかし、Excelはメンバーとのデータ共有がしにくく、大量のデータを保存するのには不向きなツールです。
そのため、Excelでヨミ表の管理をする場合は管理方法を工夫する必要があります。
（3）営業支援ツールである「SFA」
ヨミ表を専門的に管理するなら、営業活動に特化した支援システムである「SFA」が適しています。
SFAは営業活動で得た情報をデータ化し、活用することで営業活動の支援をするシステムです。営業活動の詳細が可視化されるため、顧客情報の把握や売上予測など広い範囲で活用が可能です。
しかし、多機能ゆえに操作が難しくメンバーが使いこなせないリスクを伴います。そのため、ヨミ表の管理が目的であるなら、導入は慎重に検討する必要があります。
ヨミ表を使用するメリットや管理方法まとめ
これまで、ヨミ表の詳細やメリット、おすすめの管理方法を中心にご紹介しました。
ヨミ表を使用した営業活動は、進捗管理がしやすく、営業目標に対しての課題や解決策を見出すのに有効です。しかし、ヨミ表はチーム内で共有することで効果を発揮するため、メンバーといつでも情報を共有できる体制づくりが前提となります。
しかし、ファイルでのヨミ表管理は目的のデータへのアクセス性が悪くなりやすく、情報を探す効率が落ちてしまいます。そのため、情報の検索性が高く、簡単にチーム内で情報を共有できるツールを導入するべきです。
結論、チームでヨミ表を共有・管理するのに最も適したツールは、ヨミ表をノートごとに管理でき、ノートに紐づいたメッセージ機能でメンバーと簡単にやりとりできる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ヨミ表を通じた営業管理を実現しましょう。
