電話記録は、連絡漏れのリスクを減らして取り次ぎに関するトラブルを防止します。また、対応履歴を蓄積すれば、類似した問い合わせに対して即座に対応できるようになります。
電話記録には付箋やメモ帳なども用いられますが、あらかじめ必要な項目が記載された記録用紙があると便利です。しかし、電話記録の作成には手間がかかるため、テンプレートを利用してすぐに使い始めたい方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話対応記録で使える無料テンプレート5選を中心に解説します。
- テンプレートを使って効率的に電話内容を記録したい
- 決まったフォーマットにて電話内容を正確に伝達し、取り次ぎのトラブルを防ぎたい
- 電話記録をより効率的に管理・共有する方法も知りたい
という方は本記事を参考にすると、すぐにテンプレートを使用して電話記録を活用できるほか、適切に電話記録を共有・活用させる方法も分かります。
目次
Excel・PDFで使える電話記録のテンプレート
電話記録のフォーマットをはじめから作成する場合、項目やデザインを検討し、列の幅や行の高さを調節しなければなりません。一方で、あらかじめ作成されたテンプレートを利用すれば、担当者の作業負担を減らして電話記録を作成できます。
そこで、以下ではExcel・PDFで使える電話記録のテンプレートを5種類ご紹介します。
【Excel】伝言メモのテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する伝言メモの無料テンプレートです。対応について、以下の項目からチェックボックスで選択します。
- お電話がありました
- またお電話するそうです
- お電話してください 電話番号
- 来社されました
また、相手の氏名や対応者、伝言内容まで記入できます。
【Excel】苦情対応記録のテンプレート
こちらは、FeedSoftが提供する苦情対応記録の無料テンプレートです。このテンプレートには以下の記入欄が大きく設定されており、具体的な苦情内容を詳細に記録します。
- 内容・経緯
- 原因
- 対策
- 現状
また、対応状況を「済み」「進行中」「未定」から選択できます。
【Excel】会話追跡のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する会話追跡の無料テンプレートです。
開始・終了時刻を記入して、着信通話と発信通話を記録します。時刻と通話頻度のパターンを把握して、より効率的に広告を運営できます。
また、一行おきに背景色が設定されているため大きな表でも見やすいデザインです。
【Excel】電話取次メモのテンプレート
こちらは、柔らかエクセルが提供する電話取次メモの無料テンプレートです。
上記テンプレートは、日付と時間を固定化した使用例です。「AM」または「PM」を選択するときに再計算され、日付と時刻が更新されます。また、4つの項目で構成されたシンプルなデザインで、背景色も設定されています。
【PDF】口頭（電話）記録用紙のテンプレート
こちらは、LibreOfficeが提供する口頭（電話）記録用紙の無料テンプレートです。
用件と処理伺の欄では、罫線に縛られず自由な分量の記入が可能です。また、押印欄があるため誰が確認したのかを一目で把握できます。
また、PDFはそのままでは編集できないものの、閲覧する機種やOSを問わず確認できるメリットがあります。
電話記録をデジタル化するメリットとは
以下では、電話記録をデジタル化して管理するメリットを解説します。
Excelのテンプレートを用いた電話記録は自由度高く調節できる一方、紙で運用すると「共有に時間がかかる」「紛失リスクが大きい」などのデメリットがあります。そのため、多くの企業で電話記録などのデジタル化が進められているのです。
過去の電話記録をすぐに探せる
電話記録のデジタル化により、参照したい過去の電話記録をすぐに探し出せます。
電話記録を紙媒体で保管すると、膨大な量の用紙や管理スペースが必要になります。そのうえ、量の多さに応じて紛失リスクも大きくなり、目的の対応履歴を探し出すにも時間がかかります。
一方、デジタル化された記録では担当者や対応履歴ごとに検索できるので、ほかのメンバーが作成した記録でも簡単に閲覧し、目的の情報を見つけられます。また、紙と異なり経年劣化せず、半永久的に保存できる点もポイントです。
過去の電話記録は対応した証拠として残せるだけでなく、優れた対応の記録を業務改善に活用できるメリットがあります。
伝達ミスを防止する
デジタル化が浸透すれば、二重対応や対応漏れの原因である電話記録の伝達ミスを予防できます。
デジタル化された電話記録をクラウド上に保管すると、紛失の可能性がなくなり情報を確実に伝えられるからです。そのため、対応者が居なくてもメンバー全員が必要に応じて情報を確認できます。
また、メンバー間での「渡した、渡されていない」のトラブルを防ぎつつ、円滑な情報共有が可能です。さらに、テンプレートを使ったとしても紙媒体の電話記録で発生しがちな「氏名や連絡先の読み間違え」の心配もありません。
そのため、電子媒体の電話記録を管理できるように、ITツールが活用しましょう。とくに、「Stock」のようなITツールを使うと、電話記録を正しく残しながら関連するやりとりもできる点がポイントです。
テレワークでも電話記録が確認できる
デジタル化された電話記録はインターネット環境があれば場所を問わず閲覧できるため、テレワークにも適しています。
紙媒体では、実物の電話記録を手元に置いて確認する必要があります。また、メンバーの誰かが資料を持っていてはほかのメンバーが確認できないうえ、印刷やスキャンなどの手間もかかってしまうのです。
テレワークでは、多拠点でのリアルタイムな情報共有ができる体制が必要です。そこで、ITツールを駆使して情報を一元管理すれば、テレワーク勤務と社内勤務における情報格差を防ぎ、業務の属人化を防止できるのです。
【非IT企業向け】電話対応記録を正しく活用できるおすすめのツール
以下では、電話記録を残して活用するのにおすすめのツールをご紹介します。
電話記録は大切な「情報」となるので、顧客情報の管理方法が担当者によって異なると、対応に「ムラ」が発生します。そこで、テンプレートを使うと電話記録を残しやすくなりますが、紙で管理し続ける限り情報共有・管理の煩雑さは根本的に解消できません。
そのため、情報共有ツールを用いてデジタル化を推進し、情報の錯そうを予防する必要があるのです。ただし、複雑な機能のツールでは使いこなすのが難しく、すぐに欲しい情報へアクセスできないので、スピード感が求められる電話業務に支障をきたします。
したがって、「誰でも使えて、情報共有に過不足のないツール」を使いましょう。結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく利用できる情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」へ電話記録を簡単に残しながらリアルタイムで共有でき、直感的な「フォルダ」で必要な情報への素早いアクセスを可能にします。また、「メッセージ」がノートに紐づいており、情報が混ざらずコミュニケーションが取れる点も特徴です。
チームの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
電話対応記録のExcel・PDFテンプレートまとめ
ここまで、電話対応記録で使える無料テンプレート5選を中心に解説しました。
電話記録はメモをはじめから作成するのではなく、テンプレートを活用すると体裁が整えられるうえ、メンバーによって報告する情報の粒度を統一できます。しかし、テンプレート「のみ」の利用では紙媒体からの管理から脱却できません。
とくに、紙媒体では紛失・劣化のリスクがあり伝達ミスが生じやすくなるうえ、メンバー間での情報格差が発生する恐れもあるのです。そのため、紙で管理していた電話記録の情報はすべて「ITツール」でデジタル化し、共有・管理も効率化させるべきです。
そこで、今回ご紹介した電話記録における情報管理・共有の効率化を簡単に実現できるツール「Stock」が必要です。非IT企業を中心に240,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、電話記録の共有を効率化しましょう。
