近年、LINEをはじめとするコミュニケーションツールの普及に伴い、業務連絡を電子化する企業が増えています。デジタルでの業務連絡には「言った・言わない問題」を防止できるなどのメリットがあり、無駄の解消につながるのです。
しかし、「業務連絡を電子化するツールにはさまざまな種類があるので、どのツールを自社に導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務連絡を電子化するおすすめツール3選と選定ポイントを中心に紹介します。
- 業務連絡がアナログなのですぐに改善したい
- 業務連絡を電子化するメリットが知りたい
- どのようなツールで仕事の連絡をすべきか教えてほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に最適なツールが見つかります。
目次
業務連絡にアナログな手段が適さない理由
口頭での業務連絡が適さない理由は「言った・言わない問題」が起こるためです。
口頭での業務連絡は「伝え損ね」や「聞き漏れ」をしやすく、相手に正しく伝わっていないこともあります。加えて、やりとりの記録が残らないので、結果として「言った・言わない」というトラブルが起きてしまうのです。
そのため、業務連絡のやりとりを記録として残すことができるツールを導入して、トラブルを未然に防ぎましょう。
業務連絡にメール/LINEを使うリスクとは
業務連絡にメールやLINEが不向きな理由は、欲しい情報がすぐに見つからないためです。
メールの場合、中身を確認するときには該当のメールをクリックして開く手間がかかります。さらに、ほかのメールに埋もれやすく、迷惑メールと一緒にゴミ箱に移してしまうケースも少なくありません。
また、LINEではやりとりが流れてしまうので、必要な情報を探すのに遡らなければならず面倒です。加えて、LINEはプライベートでも利用しているため、会社の情報を誤って知人などに送ってしまうリスクもあります。
以上の理由からも分かるように、業務連絡の手段にメールやLINEを使うのは不適切です。したがって、「目的の情報をすぐに確認でき、セキュリティも万全なツール」が必要なのです。
業務連絡を電子化するおすすめの情報共有ツール3選
以下では、業務連絡を電子化するおすすめの情報共有ツール3選を紹介します。
業務連絡の手段が口頭の場合、伝えた情報の詳細が残らないので「言った・言わない問題」が起こりかねません。また、メールやLINEは欲しい情報を見つけられないことが多いので不便です。
したがって、業務連絡は「必要な情報がすぐに見つけられる情報共有ツール」でしましょう。とくに、使いやすい情報共有ツールを導入すれば「使いこなすことができずに、最終的に放置される」といった事態になりません。
結論、業務連絡を電子化するおすすめのツールは、必要な機能を過不足なく備えており、非IT企業の65歳でも即日使えるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した業務連絡は、リアルタイムで社員に共有されるので手間がかかりません。また、「検索機能」を使えばキーワードを入力するだけで、必要な情報を簡単に見つけられます。
【Stock】最も簡単に業務連絡ができるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【サイボウズOffice】機能が豊富なグループウェア
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- ビジネスで活用できる機能が揃っている
- スマートフォンアプリも提供されている
情報共有に加えて勤務時間の管理など、さまざまな用途に使えます。
スマートフォンからも使えるので、時間や場所を問わず業務連絡に取り組めます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 活用には一定のITリテラシーが必要となる
機能が豊富なツールのため使い方が複雑であり、ITに慣れていない社員は使いこなせない恐れがある点に注意しましょう。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
【NotePM】閲覧データを管理できる多機能ツール
＜NotePMの特徴＞
- ページの閲覧者を一覧で表示できる
- ファイルの中身まで検索する機能がある
各ページの閲覧者を確認できるので、業務連絡を見たかを一人ひとりに確認する必要がなくなります。
WordやPDFの中身を全文検索する機能があり、必要な情報を簡単に見つけられます。
＜NotePMの注意点＞
- 使いこなせない恐れがある
機能が豊富なため、ITリテラシーが低い社員にとっては使いづらく感じる可能性がある点に注意しましょう。
＜NotePMの料金体系＞
プラン3000以上の場合は問い合わせが必要です。
- プラン8：4,800円/月
- プラン15：9,000円/月
- プラン25：15,000円/月
- プラン50：30,000円/月
- プラン100：60,000円/月
- プラン200〜：120,000円/月〜
情報共有ツールを選定する3つのポイント
ここでは、情報共有ツールを選定する3つのポイントを紹介します。以下を参考に選び、自社で活用できるツールを導入しましょう。
（1）時間や場所を問わず利用できるか
1つ目のポイントは、時間や場所を問わず利用できることです。
たとえば、パソコンだけに対応している情報共有ツールでは、通勤や外回りのときには連絡を一切確認できません。したがって、スマホやタブレット端末にも対応している情報共有ツールがビジネスには最適だと言えるのです。
（2）情報を適切に管理できるか
2つ目に、業務連絡を適切に管理できるツールがおすすめです。
あとから確認したいこともあるため、欲しい情報をすぐに見つけられる状態にしておく必要があります。具体的には、テーマごとに情報を整理できるツールを導入すべきです。
たとえば、連絡事項をメモできる「ノート」を「フォルダ」単位でまとめられる「Stock」のようなツールであれば、保存場所に迷うことはありません。
（3）過不足ない機能が備わっているか
3つ目のポイントとして、過不足ない機能が備わっていることが挙げられます。
多機能なツールは社員が使いこなせないので、結果として誰も活用しない事態になりかねません。また、多機能なツールは便利な反面、コストがかかります。
したがって、業務連絡に必須の機能が過不足なく揃ったシンプルなツールを選んで、すべての社員が使えるようにしましょう。
業務連絡を電子化するメリット
ここでは、業務連絡を電子化する3つのメリットを紹介します。以下のメリットを社内に周知させ、社員から業務連絡を電子化することへの理解を得ましょう。
（1）情報を正確に伝えられる
1つ目に、情報を正確に伝えられることが電子化のメリットです。
口頭での連絡とは異なり、送信する前に内容を確認できるので、伝えたいことが漏れてしまうことが減ります。また、あとから何度でも見返せるので、同じことを何度も聞くこともなくなるのです。
このように、業務連絡の電子化には「伝えたい情報を正確に伝えられる」というメリットがあります。
（2）リアルタイムで情報を共有できる
2つ目に、リアルタイムで情報を共有できるのもメリットだと言えます。
相手に口頭で伝えるためには「同じ時間に、同じ場所にいること」が条件ですが、それではリアルタイムで連絡するのは困難です。しかし、情報共有ツールであれば離れた場所にいる相手にも、すぐにメッセージを送れるのでビジネスには最適です。
以上のように、リアルタイムで情報が共有できれば、業務が滞ることも少なくなりスムーズに進められるようになります。
業務連絡を電子化する情報共有ツールまとめ
ここまで、業務連絡を電子化する情報共有ツールと選定ポイントを中心に紹介しました。
業務連絡をメールやLINEで共有すると、ほかのメッセージで流れてしまい見つけ出すのに苦労します。したがって、業務連絡の電子化は「必要な情報を瞬時に見つけられる情報共有ツール」でしましょう。
とくに、機能に過不足のないシンプルな情報共有ツールであれば、ITが苦手な方でも使いこなせます。
たとえば、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳でも簡単に操作できる「Stock」を導入すれば、重要な業務連絡が迅速にやりとりされる環境を整えられます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で業務連絡を共有して、仕事をスムーズに進めていきましょう。
