昨今、社内コミュニケーションや情報共有を円滑化するため、リアルタイムでのやりとりが可能になる「ビジネスチャットツール」を導入する企業が増えています。
ビジネスチャットツールはチャット機能以外にも、ログの管理やアクセス制限の管理などのセキュリティ機能がついたツールです。とくに、テレワークなどの新しい働き方では必須と言えます。
一方で、「ビジネスチャットツールを導入したいが、種類が多いのでどれが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料から使えるセキュリティが強固なビジネスチャットツール5選を中心にご紹介します。
- 社内のコミュニケーションをスムーズにしたい
- 情報共有するたびにツールを横断しなければならず面倒
- セキュリティに安心して利用できるツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にするとセキュリティにも安心できる最適なビジネスチャットツールで、情報共有の効率化を実現できます。
目次
- 1 無料で使える！セキュリティが強固なビジネスチャットツール5選
- 2 ビジネスチャットツール5選の比較表
- 3 ビジネスチャットツールの3つのメリット
- 4 ビジネスチャットツールの3つの注意点
- 5 ビジネスチャットツール比較のポイント3選
- 6 セキュリティが強固なビジネスチャットツールのまとめ
無料で使える！セキュリティが強固なビジネスチャットツール5選
以下では、無料から使えるセキュリティが強固なビジネスチャットツール5選をご紹介します。
ビジネスチャットツールはやりとりを円滑にするだけでなく、ファイル管理やタスク管理、音声・ビデオ通話など業務効率化の機能が備わっています。また、セキュリティも強固なので端末の置き忘れや紛失の際にも管理者権限で情報漏えいを防止できるのです。
しかし、チャットには「情報が流れて必要なときにすぐにとり出せない」という大きなデメリットがあります。そのため、話題が錯綜することなく必要な情報にすぐアクセスできるツールが必須です。
結論、社内の情報管理・共有には、大手企業の厳格なセキュリティ基準を満たし「ノート」「メッセージ」「タスク」が紐づくので管理しやすい「Stock」が最適と言えます。
Stockは必要な機能に過不足がないので、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルです。また、国際セキュリティ資格ISO27001（ISMS）を取得しており、厳格なセキュリティ管理のもとで利用できます。
【Stock】大手企業でも安心できるセキュリティ基準のツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】チャンネルでチャットを管理できるビジネスチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 部署間で情報共有がしやすくなる
- 複数のデバイスで利用できる
部署ごとにチームのチャンネルをつくれば、必要な情報を限定した人員に送れます。
モバイルアプリ、デスクトップ版など使い分けられるので端末を問わず使用できます。
＜Slackの注意点＞
- 大切なメッセージが流れてしまう
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
Slackはスピーディな情報共有ができる一方、次々と送信されるメッセージで大切な情報が流れてしまうデメリットがあります。
Slackは外部ツールとの連携をはじめとして高度な機能が豊富ですが、ITに詳しくない従業員が使いこなせない可能性があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：¥0
- プロ：¥1,050/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：¥1,800/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Chatwork】コミュニケーションを円滑にするビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネスに適した4つの機能
- 簡単なコミュニケーション
チャット機能のほかにビジネスに適した「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ通話/音声通話」などの機能が備わっています。また、チャットとタスク・ファイル管理は同じ画面上でできます。
メールと違い挨拶文などが必要ないので情報共有が簡単になります。また、スタンプなど気軽なコミュニケーションのための要素も多いので、社員同士のコミュニケーション活性化につながります。
＜Chatworkの注意点＞
- タスクのリマインド機能がない
- 無料プランではメッセージに制限がかかる
タスクの管理や依頼ができますが、タスクのリマインド機能がありません。そのため、タスクの漏れ抜けが発生してしまうリスクがあります。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可能となります。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が41日以降は見られなくなります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：¥0
- ビジネス：¥600/ユーザー/月（月額契約）
- エンタープライズ：¥960/ユーザー/月（月額契約）
フリープランでは対象者がグループチャットから退室したときに、対象者がアップロードしたファイルが削除されてしまうので注意が必要です。
【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するビジネスチャットツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- Microsoft社製のビジネスチャットツール
- リモートに適応
チャットやオンラインミーティングをひとつのアプリで完結可能です。企業規模を問わず利用されています。
ビデオ会議機能が備わっているため、オンラインミーティングにも最適です。最大250名の参加が可能で、規模の大きなオンライン会議もできます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能なので使いこなせない可能性がある
- ブレイクアウトのような機能がない
Office365と連動させないと利用できないサービスが多く、無料プランではごく一部の機能しか使えません。有料プランも機能が多く、ITに詳しくない方は使いづらいケースがあります。
ビデオ会議機能でセミナーなどを開催するときに、少人数のグループに分かれてディスカッションする機能がありません。
＜Microsoft Teamsの料金＞
- Microsoft Teams：¥0
- Microsoft Teams Essential：¥430/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：¥650/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：¥1,360/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：¥2,390 ユーザー/月
【LINEWORKS】現場と簡単にコミュニケーションできるビジネスチャットツール
＜LINEWORKSの特徴＞
- SNSに特化
- 高レベルのセキュリティ
LINEと同じ使い勝手で利用できます。コミュニケーションのとりやすさは社内SNSアプリのなかでも高い反面、プライベートと混同しやすい点に注意です。
第三者機関の監査を受けて、ISO27001、27017、27018やSOC2/3の国際認証を取得しています。ほかにも、SOC2およびSOC3報告書において高いセキュリティ水準のサービスの提供がされています。
＜LINEWORKSの注意点＞
- 保留ができない
- プロジェクト管理には不向き
普段利用しているLINEと同様に既読機能があります。そのため、メールと違って返信の保留ができません。
重要な情報がチャット上で流れてしまうため、プロジェクト情報やファイル・タスクの管理には向いていません。
＜LINEWORKSの料金体系＞
- フリー：¥0
- スタンダード：¥540/ユーザー/月（月額契約）
- アドバンスト：¥960/ユーザー/月（月額契約）
フリープランでは、1人～100人まで無料で利用できます。しかし、ストレージが5GBまで、セキュリティと管理に制限があるので注意が必要です。
ビジネスチャットツール5選の比較表
こちらはご紹介したビジネスチャットツール5選の比較表です。以下のツールのなかから自社の情報共有に最適なビジネスチャットツールを選定しましょう。（右スクロールできます）
| Stock | Slack | Chatwork | Microsoft Teams | LINEWORKS | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
大手企業でも安心できるセキュリティ基準のツール |
チャンネルでチャットを管理できるビジネスチャットツール |
コミュニケーションを円滑にするビジネスチャットツール |
Microsoft社が提供するビジネスチャットツール |
現場と簡単にコミュニケーションできるビジネスチャットツール |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランでも1ユーザーあたり月496円〜 |
・フリー：¥0
・プロ：¥1,050/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラス：¥1,800/ユーザー/月（月払い）
・Enterprise Grid：要問い合わせ |
・フリー：¥0
・ビジネス：¥600/ユーザー/月（月額契約）
・エンタープライズ：¥960/ユーザー/月（月額契約） |
・Microsoft Teams：¥0
・Microsoft Teams Essential：¥430/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Basic：¥650/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Standard：¥1,360/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Premium：¥2,390 ユーザー/月 |
・フリー：¥0
・スタンダード：¥540/ユーザー/月（月額契約）
・アドバンスト：¥960/ユーザー/月（月額契約） |
ビジネスチャットツールの3つのメリット
ビジネスチャットツールで社内の情報共有やコミュニケーションをすれば、以下のようなメリットが得られます。
（1）同時に複数人とのコミュニケーションがとれる
同時に複数人とやりとりできるので、チーム内の情報共有が活発になります。
作成したグループチャットで話した内容がリアルタイムでメンバーに共有されていくので、会話に近いコミュニケーションができるのです。
たとえば、メールは基本的に1対1のやりとりなので、部署などで共有したい情報が全員に伝わるまで時間がかかってしまいます。一方で、チャットであればグループにメッセージを送るだけで共有でき、CcやBccの設定にかかる手間もありません。
また、メッセージにメンション（通知）すると、特定の相手へ向けたメッセージも可能なのでチャット上でミーティングもできます。
（2）情報共有が効率化できる
情報共有が効率化できる点もビジネスチャットツールのメリットのひとつです。
チャットはメールのように定型文や挨拶が必要ないので、要件だけを簡潔に送信できます。プッシュ通知や個別通知などの機能も豊富なのでメッセージに気付きやすく、メッセージに対し素早い対応が可能です。
また、ビジネスチャットの場合はパソコンだけでなくスマホやタブレットでも使えるため、移動先などでも常に情報をチェックできます。
このように、ビジネスチャットツールはメールや紙の情報共有のように無駄な工数がかからないので、時間や経費などのコストを削減できるのです。
（3）セキュリティが強固である
セキュリティが高い点は、ビジネスチャットツールに欠かせない要素と言えます。
ビジネス利用では、業務や顧客の情報など機密性の高い情報のやりとりも多いです。そのため、ビジネスチャットツールは普段利用しているSNSなどのツールと比べ、2段階認証や権限設定などビジネス向けにセキュリティが強化されています。
たとえば、クレジットカード決済にも使われる安全性の高い暗号化方式であるSSLを用いて通信している「Stock」を使えば、大手企業の厳格なセキュリティ基準の下で安心して情報共有が可能です。
このように、ビジネスチャットツールはセキュリティが強固であるケースが多いので、メールよりも情報漏えいのリスクを抑えられます。
ビジネスチャットツールの3つの注意点
ビジネスチャットツールは、社内のコミュニケーションを円滑にできる一方で、運用には注意点もあります。以下では、ビジネスチャットツールを利用するときの注意点をご紹介します。
（1）導入前にルールを決める必要がある
導入前に自社での活用目的を明確にし、ルールを決めておく必要があります。
ルールがなく伝達方法や利用目的がバラバラでは、伝えたい内容が正確に伝わらないという状況が起こるのです。そのため、「業務に関することのみ共有する」「フォーマットに従って共有する」などのルールを統一して、伝達ミスや見逃しを防ぎましょう。
このように、適切なルールを作成して、ビジネスチャットツールの便利さと情報漏えいのリスクへの認識を統一することが重要です。
（2）情報が流れてすぐ見つけられない
情報が流れて必要な情報がすぐ見つけられない点にも注意しましょう。
ビジネスチャットツールは円滑なやりとりができ一方、メッセージが次々と流れてしまいます。そのため、メンバーが増えるに従って、大切な情報を見逃したり確認漏れが起こったりする場合があるのです。
したがって、大切な社内情報を「ノート」にストックできるだけでなく、ノートごとにメッセージが紐づけられた「Stock」のようなツールであれば、過去のメッセージを振り返るのに使っていた無駄な時間がなくなります。
（3）ツールを使いこせない可能性がある
ツールを使いこなせない可能性にはとくに注意しなければなりません。
機能が多いと一見便利そうですが、実際には使わない機能ばかりのケースが多いです。該当のようなツールは操作性も悪いので、デジタルに慣れていない社員が使いこなせずツールが浸透しません。
したがって、社内のITリテラシーに合う「シンプルで使いやすいツール」が必要です。
ビジネスチャットツール比較のポイント3選
ビジネスチャットツールを導入する前に比較しておくべきポイントは以下の3つです。利用目的にマッチしたツールで情報共有を効率化するためにも必見です。
（1）必要な機能が過不足なく備わっているか
自社にとって必要な機能が揃っているかを確認しましょう。
一般的なツールには、ビジネス管理機能やグループチャット機能、ファイル共有機能などは、あらかじめ備わっているものが多いです。一方で、アンケート機能やメンション機能などは搭載していないケースもあるので、事前に確認しましょう。
また、一見自社にマッチしているツールであっても「実際に使用してみると利用していない機能が多く使いづらかった」ということもあります。
そのため、運用に必要な機能が過不足なく備わっているツールかを見極めましょう。
（2）自社で無理なく運用できる料金か
どの程度のコストがかかるのかも、事前に確認しておきましょう。
ビジネスチャットは基本的に、初期費用、利用料、オプション料の3つの料金体系です。クラウドツールであれば初期費用はかからないことが多く、オプション料は任意であるため実質利用料のみがかかります。
無料プランで使い続けるつもりでも従業員が増えるなどすると、有料プランへの移行も検討しなければなりません。そのため、有料プランを契約しても低コストで運用できるツールを選びましょう。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
実際に利用するにあたっての操作性や、利便性の確認もしましょう。
簡単に操作できるツールであれば、非IT企業でも問題なく運用に乗せられます。たとえば、直感的に操作したり、ワンクリックで機能を使えたりできるツールはストレスがないので、ITに関する知識や慣れは不要です。
このように、決裁権のある社員だけでなく、現場の従業員がすぐに使いこなせるツールかを確認しましょう。
セキュリティが強固なビジネスチャットツールのまとめ
ここまで、セキュリティが強固なビジネスチャットツールや比較ポイントを中心にご紹介しました。
ビジネスチャットツールの重要な比較ポイントには機能やコスト、使いやすさがあります。しかし、ツールによって管理者権限・アクセス権限の設定やセキュリティのレベルは異なるので「自社のセキュリティポリシーを満たしているか」は大前提です。
一方で、チャットツールには共有したメッセージが流れてしまい、見返したいときに必要な情報にたどり着けないというデメリットもあります。そのため、確実に情報がストックできるツールが必須です。
そのため、情報共有に課題がある企業は、世界基準のセキュリティ機能があり、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」が最適と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有やコミュニケーションをスムーズにしましょう。
