企業やチームの予実管理によく使われるツールがエクセルです。しかし、入力や集計に時間がかかるため、予実管理ツールの導入を検討する企業が増えています。
とはいえ、「予実管理ツールの導入がはじめてで、何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理ツールのおすすめランキングTOP3を中心に解説します。
- エクセルは集計が面倒なうえ、誰がいつ入力したか分かりづらい
- 予実管理を電子化したいが、ITに詳しくない
- 予実をはじめとした社内のデータを一括管理したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社の規模やニーズに合致する予実管理ツールを見つけられます。
目次
予実管理ツールとは
予実管理ツールとは「予算・実績を効率的に管理するためのITツール」です。
エクセルで予実管理する企業もありますが、手入力ゆえに人的ミスが発生しやすくなったり、データの入力や集計に時間がかかったりします。また、そもそも入力のたびにファイルを開くのは面倒です。
一方、予実管理ツールを利用すれば、データ入力の工数が減るうえにファイルを開く手間がかからないため、エクセルよりも作業のスピードを速められるのです。
失敗しない！予実管理ツールの選び方
あらゆるツールから自社に最適なものを選ぶためには、明確な判断基準を用意しなければなりません。そこで以下では、予実管理ツールの選び方を3つご紹介します。
（1）自社のリソース（コスト）で運用できるか
一つ目に、自社のリソースで運用できるか確認しましょう。
多くのツールは、利用人数や機能によって利用料金が変わります。そのため、「無料トライアル期間で試行する」「公式サイトの料金プラン表を確認する」といった方法で複数のツールを比較しましょう。
また、料金以外にも、自社の必要とする機能に過不足がなく、社内に定着するほど使いやすいかも重要なポイントです。複数のツールを試用し、自社のリソースで最も業務効率化が期待できるパフォーマンスの高いものを選びましょう。
（2）自社の規模にマッチしているか
二つ目に、自社の規模にマッチしているか確認しましょう。
たとえば、大企業向けの多機能なツールは、中小企業が導入したとしても使わない機能が出てきて、結果的に実際の利用状況に見合わないコストを支払い続けるのです。
したがって、自社の規模や従業員のITリテラシーを考慮して「必要な機能が過不足なく備わっているか」を基準に選ばなければなりません。
（3）サポート体制は充実しているか
三つ目に、十分なサポート体制が取られているか確認しましょう。
新しく予実管理ツールを利用する場合、運用方法や疑問点を相談するとスムーズに導入できます。また、ツールの運用で不明点やトラブルが生じた場合、すぐさまサポートセンターへ問い合わせできなければ業務が遅れかねません。
したがって、「すぐに問い合わせできるフォームが用意されているのか」「自社に合った運用方法を提案してくれるか」をポイントにしましょう。
＜無料あり＞中小企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では中小企業におすすめの予実管理ツールを5つご紹介します。
予実管理は、会社やチームの規模、コストに合ったものを選ばなければ長続きしません。また、メンバーへ目標の達成状況を知らせたり、改善方法を考えたりしてもらうために、予実を管理するだけでなく「共有する機能」が必須です。
ただし、複雑な設定が必要なツールや、自社にとって過度な機能が搭載されたツールは、時間やコストがかかりすぎてしまうので注意しましょう。予実管理ツールを長期的に運用するには「誰でも簡単に利用できる操作性」が必要なのです。
結論、最適な予実管理ツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも直感的に操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には予実の数値はもちろん、エクセルファイルや画像など関連する情報を書き残し、メンバーへリアルタイムで共有できます。また、期や月ごとに増えてしまう予実管理の情報を、シンプルな「フォルダ」によって分かりやすく整えられるのです。
1位：「Stock」最も簡単に予実管理を効率化させるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：「Manageboard」計画的な経営を実現できる
＜Manageboardの特徴＞
- レポートやグラフを簡単に作れる
- PL/BS/CFが連動
カスタマイズしたテンプレートをすぐに呼び出して、予実や業績を分析するレポートを簡単に作成できます。また、縦軸や横軸を項目から選択してカスタムグラフが作れるのも特徴です。
損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書のいずれかを操作すると連動する仕組みになっています。
＜Manageboardの注意点＞
- 慣れるまで時間がかかる可能性がある
専門的な知識が必要な機能や高度な機能が搭載されており、操作に慣れるまでは時間がかかる可能性があります。
＜Manageboardの料金体系＞
- 料金は問い合わせが必要です。
3位：「freee」経理の作業が初めてでも使えるツール
＜freeeの特徴＞
- ファイルをインポートできる
- 経営ナビゲーションがある
freee上で手入力するだけでなく、エクセルやスプレッドシートで作成したファイルをインポートする方法も利用できます。
勘定科目ごとの予算と実績を対比する経営ナビゲーションを見て、経営状況を分析できます。
＜freeeの注意点＞
- 低額のプランでは利用できない
小規模なチームの場合、freeeで予実管理機能を利用できるのは、月額47,760円（月払い）のプロフェッショナルプランのみなので注意が必要です。
＜freeeの料金体系＞
以下は、従業員数1～20名向けの法人向け経理・会計ソフトの料金体系です。予実管理に対応しているのはプロフェッショナルプラン以上のプランです。
- ミニマム：2,680円/月（月払い）
- ベーシック：5,280円/月（月払い）
- プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
＜多機能＞大手企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では、大手企業におすすめの予実管理ツールTOP3をご紹介します。大手企業向けのツールは、高度な機能が豊富に搭載されており、高いITリテラシーを求められることが多いのが特徴です。
1位：「BizForecast」エクセルを有効活用できるツール
＜BizForecastの特徴＞
- 収集進捗管理機能
- 多言語に対応
リアルタイムで入力状況を確認できます。そのため、従来のようにメールやファイルでの共有で発生していたタイムラグが防止されます。
主要機能の画面は、日本語だけでなく英語や中国語にも対応しています。
＜BizForecastの注意点＞
- エクセル利用が前提
エクセルを利用して入力フォームを作成・配布し、集計してフィードバックするプロセスをとっているので、エクセルを使っていない企業やExcelから脱却したい企業は注意が必要です。
＜BizForecastの料金体系＞
料金体系を知るには問い合わせが必要ですが、原則として料金の内訳は以下の通りです。
- ライセンス価格＋導入コンサルティング費用＋ライセンス保守費用
2位：「CCH Tagetik」迅速な経営の意思決定を支援するツール
＜CCH Tagetikの特徴＞
- データ階層が無制限
- 業界に特化できる
データ階層が無制限なので、自由な計画・立案が促進されます。
業界や個々の部門にあった予算管理や予測シミュレーションサポートしています。
＜CCH Tagetikの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
細かいデータにもとづいた正確な予測が特徴である一方、高機能ゆえに使いこなせる人材が限られる可能性があります。
＜CCH Tagetikの料金体系＞
- 問い合わせが必要です。
3位：「Jedox」業務データ管理のプラットフォーム
＜Jedoxの特徴＞
- 自由度が高い
- リアルタイムでデータを反映
カスタマイズ性が高く、自社の業務へ柔軟に対応できるのが特徴です。
データを入力した瞬間からリアルタイムで反映されます。また、膨大なデータを瞬時に処理するため、膨大な時間がかかっていた集計や集約の業務を効率化できます。
＜Jedoxの注意点＞
- クラウドサービスの提供はない
SaaS型のクラウドサービスの提供はないことに注意が必要です。
＜Jedoxの料金体系＞
- 問い合わせが必要です。
予実管理ツールを導入するメリットとは？
以下では、予実管理ツールを導入するメリットを2つ解説します。「具体的に自社の状況がどのように変わるのか」と疑問に思っている方は必見です。
（1）経営の改善につながる
一つ目のメリットは、経営の改善につながることです。
予算と実績を対比して「目標を達成できているのか」「達成できていない場合、何が原因なのか」を考えることで、次にすべきことが見えてきます。その結果、経営状況の改善につながるのです。
以上のように、予実の分析がPDCAを回すきっかけとなる点がメリットだと言えます。
（2）データの共有が簡単
二つ目のメリットは、データの共有が簡単にできることです。
従来のようにエクセルファイルを共有している場合、相手がファイルを開くまでデータが共有されたとは言えません。また、メールを送るのが面倒なうえ「相手が開いて確認したかどうか」が分かりづらいのです。
一方、一部の予実管理ツールではデータを入力した瞬間からメンバーへ共有されるため、リアルタイムなデータのやりとりが可能になります。以上のように、手間をかけずとも瞬時にデータを共有できるのがメリットです。
おすすめの予実管理ツールTOP3まとめ
ここまで、おすすめの予算管理ツールランキングTOP3を中心に解説しました。
予実管理ツールでは、一般的に用いられているExcelよりもスムーズに作業が進められます。しかし、自社の規模や使えるコスト、サポートの素早さといった選定ポイントを考慮せずに予実管理ツールを導入すると、長期的な運用が見込めません。
また、そもそも現場の従業員が使いこなせなければ社内へ定着しません。したがって、「誰もが簡単に使えるシンプルな操作性」が大前提である点に注意しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、シンプルな操作性で誰でも簡単に予実情報を管理・共有できるツールであれば、予実管理におけるストレスを発生させません。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的な予実管理を実現しましょう。
