日々変化する消費者のニーズに対応するべく、企業は、継続的に業務プロセスの改善を図り、課題の抽出と解決をしなければなりません。一方、アナログな手法では管理に工数がかかるので、今日では業務フローを可視化できる「bpmツール」が需要を高めています。
しかし、どのbpmツールを使えば業務改善が図れるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務フローを可視化できるbpmおすすめツール5選をご紹介します。
- 業務フローを可視化し、課題改善にかかる時間を短縮したい
- 自社の業務改善に最適なbpmツールがわからない
- 機能性だけでなく「簡単に使える」点も重視したい
という方はこの記事を参考にすると、業務内容の可視化だけでなく簡単に情報共有を行えるため、各々の課題に対してよりスピーディーに改善を図れます。
目次
bpmツールとは
bpmツールとは、継続的にbpm(Business Process Management)のことで、業務の改善と最適化を図るためのツールです。主に3つの機能があり、それぞれ以下の役割を果たします。
- モデリング機能
- シミュレーション機能
- モニタリング機能
業務フローを図面を用いてデータ化し、わかりやすく可視化する機能です。業務一連の流れや関連性がわかるので、プロセスごとに効果的な改善策を見つけやすくなります。
業務フローに変更を加えた場合、目標達成の可否を予測できる機能です。シミュレーション機能の活用により、変更パターンが複数ある場合でも、効率よく予測可能です。
業務フローの最適化を検証し、リアルタイムで監視できる機能です。リアルタイムで目標に対する業務の稼働状況を監視しながら、その場で新たな課題点の発見や、改善策のひらめきにも繋げられます。
以上の機能を活用し、業務フローの可視化・分析・改善を繰り返し行うことで業務の効率化と最適化を実現させます。
bpmツールの選び方とは
bpmツールを選ぶ際には、正しい選び方を理解しておかなければなりません。効果的にbpmツールを活用できている企業は、以下の正しい選び方を押さえられています。
全社で使える操作性か
全社内で簡単に使用できる操作性か、必ず確認しましょう。
bpmツールを選択するうえで、最も重要なポイントは操作性です。万が一、社内で活用できる・できないメンバーに二極化すれば、活用できる人の負担が高くなり、業務が属人化するリスクが懸念されます。
bpmツールは正しく使用できれば、効果的に業務フロー改善を図れます。しかし、ITリテラシーの低い人にとっては、複雑で使いづらい機能がストレスになるため、誰でも簡単に操作できるかが重要となるのです。
導入・運用かかるコストを試算する
まず、導入・運用にかかるコストをあらかじめ試算しておきましょう。
bpmツールは業務フロー改善を図るシステムのため、直接的な収益の向上には繋がりません。導入する際は「ツールの価格帯」「運用可能な期間」との費用対効果を予測し、予算を確保する必要があります。
また、必ずしもすぐに最適な改善策を提案できるわけではありません。継続的にかかる「運用コスト」や、監視・検証する「人員コスト」「教育コスト」もかかります。
ツールの活用には、導入コストだけではなく、継続してかかるコストの双方を留意しておく必要があります。
現状の課題にマッチしているか
現状の課題にマッチしたbpmツールを選択しましょう。
繰り返し発生する作業やフローが定着している「定型業務」に対しては、bpmツールの導入が効果的といえます。一方で、乱雑している管理体制の改善策や、変動的な業務に対する課題の改善策を求めている場合は、ミスマッチの可能性が高いです。
課題の改善にはどのツールが最適なのか、社員が操作するにあたって懸念点はないか、無料トライアルやフリープランの期間を活用して確認しましょう。
【無料あり】業務効率化に役立つbpmツール4選
ここでは、使いこなせれば業務効率化が実現できるbpmツールを4選紹介します。「操作性」「コスト」「課題への親和性」を考慮してツールを選定しましょう。
【Progress Corticon】業務判断の自動化が可能
Progress Corticonの特徴
Progress Corticonは、メンバーの知識をモデル化し、認知情報に対するアクションを自動化したAIです。企業ごとに蓄積された業務ナレッジや順守すべきルールをCorticonにインプットすることで、契約書の内容や文書の不備を素早く探知し、判断業務の効率化を図れます。
Progress Corticonの注意点
- 変化に柔軟に対応できない
- 情報共有には別ツールが必要
初期にインプットした内容に変更があった場合、再設定が必要になり、その間は作業が止まる可能性が懸念されます。
コミュニケーションツールは搭載されておらず、情報共有には別のツールが必要です。
Progress Corticonの料金体系
- 環境によって金額が異なるため、問合せが必要です。
【Ranabase】業務改善やシステム設計にも活用可能
Ranabaseの特徴
業務一覧やフローチャートを描くことで業務の可視化に特化したツールです。フロー作成に使用する表記はあらかじめ統一されており、コメントを残せる付箋機能の搭載で簡単に操作ができます。すべての機能がシンプルのため、ITリテラシーが低い方でもすぐに活用できます。
Ranabaseの注意点
- 業務が複雑化したときにフローを共有しづらい
表記や付箋を利用しているため、フローが複雑化したときに表記内容やコメントが見づらくなる可能性があるので、運用に工夫が必要です。
Ranabaseの料金体系
- フリープラン：無料（機能制限あり）
- パーソナルプラン：¥550/月（閲覧ユーザーは無料・一部機能制限あり）
- ビジネスプラン：利用者数により料金は変動（機能制限あり） 各プラン30日間の無料トライアルが利用できます。
【intra-mart】NTTデータのbpmツール
intra-martの特徴
プログラミング知識がない方でも、簡単にシステムを構築できるローコード開発機能を備えており、顧客の課題に合わせて画面の追加や修正が行えます。また、NTT開発のワークフローのシステムを用いることで、業務プロセスを可視化・デジタル化し、業務の効率化を図ります。
intra-martの注意点
- ITリテラシーが低いメンバーは使いこなせない可能性がある
業務フローの改善のほかにも、視覚的に確認しながらシステム開発も行える多機能なツールなので、ITリテラシーが低い人には扱いづらい可能性があります。
intra-martの料金体系
- 具体的な料金は問い合わせが必要です。
【BPEC】業務構造図の作成や各種分析も可能
BPECの特徴
人事・総務・営業・物流・製造など職種ごとに対応したテンプレートを選択し、業務フローを作成できます。また、分析レポート機能が備わっており、コスト・スキル・属人化などに分けてグラフの作成が行えます。作成後は、Power Pointに出力が可能です。
BPECの注意点
- 初期導入費用から保守費用まで維持費が高い
ソフトウェアの購入のため、一度にコストが集中する。また、解約するまでは使用頻度に関わらず一定の保守費用がかかる。
BPECの料金体系
- 【初期導入費用】￥800,000-(初期導入時のライセンス料は無料)
- 【ライセンス費用】￥194,000-
- 【保守費用】￥45,000‐/1年
【非IT企業でも簡単！】業務改善に最適なツール
以下では、非IT企業でも業務改善を情報共有の側面から実現できるツールを紹介します。
bpmの実践には、業務フローの可視化・分析・改善が繰り返し行われるので「情報」は確実に管理されていなければなりません。逆に、情報さえ管理ができていれば非IT企業であっても、マネジメントに活用できるのです。
しかし、bpmツールは機能性が高くなるにつれて操作が複雑となり、ITリテラシーが低い人にとってはストレスになります。そのため、複雑なbpmツールではなく、業務内容を「情報」として正しく管理できるツールを使いましょう。
また、bpmツールのように複雑なツールでは、現場に浸透するまでに時間がかかり不要なコストがかかります。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーであっても、簡単に情報管理ができる情報共有ツール「Stock」を使って業務効率化を実現すべきです。
Stockの「ノート」では課題ごとにあらゆる内容を記載できるため、複数ある情報管理も簡単です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、課題ごとに社内のメンバーとやりとりができ、双方向のコミュニケーション活性化も実現可能です。
マネジメントに活用すべき情報を最も簡単に管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
bpmツールの選び方とおすすめツール5選まとめ
これまで、業務フローを可視化するために押さえるべきbpmツールの選び方とおすすめツールをご紹介しました。
bpmツールを選ぶ際は、費用対効果だけでなく「課題との親和性」「ツールの操作性」が社員とマッチするかを検討しましょう。企業が提供するbpmツールは多機能であり使い勝手も異なるので、複数を比較検討すると、ミスマッチをはじめとした無駄なコストも防止できます。
一方、非IT企業をはじめとしたITリテラシーが低い現場では、ツールの操作方法が難しいと使い方が浸透せず、結局使われなくなります。そのため、操作が難しいツールを使うのではなく、業務の可視化に向けて業務内容を「情報」として正しく管理すべきなのです。
結論、情報を簡単に共有・管理ができる「シンプルな情報共有ツール」を使いましょう。たとえば、Stockのように、マネジメントや業務プロセスに関わるあらゆる情報を簡単に管理できるツールを使えば、複雑なツールを使わなくても業務の可視化が実現できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、業務プロセスやマネジメントに関わる情報をシンプルに管理・活用しましょう。
