あらゆるファイル管理にクラウドストレージを使えば、PCやサーバーの容量を圧迫せずにファイル保管ができます。なかでも、代表的なクラウドストレージのひとつがアメリカ発の「Box（ボックス）」です。
Boxは世界的に使われている知名度の高いツールです。一方で、「ほかのアプリと比較する前に使い方を把握しておきたい」「使ったことがないので安全性に不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、初心者の方でもすぐにわかるようにBoxの特徴から便利な使い方、口コミ・評判までご紹介します。
- 社内の情報を分散させないために、情報を一か所で管理したい
- Boxの具体的な機能を事前に把握しておきたい
- Boxの導入を検討しているが、使いこなせるか不安である
という方はこの記事を参考にすると、Boxを導入すべきか判断でき、自社に最適な情報管理の方法も見つかります。
目次
クラウドストレージ「Box」とは？
引用（以下含む）：https://www.box.com/ja-jp
Boxとは、世界でトップレベルのシェアを誇る「クラウドストレージサービス」です。
クラウドストレージとはさまざまな形式のファイルを管理できるサービスであり、マニュアルの共有や議事録の保存など、ビジネスのあらゆるシーンで活用されています。また、大容量のファイルでも格納できるので、容量の重いファイルをよく取り扱う企業では重宝します。
また、Boxは海外で開発されたサービスですが、日系企業でも広く導入されています。
【基本編】クラウドストレージ「Box」の便利な使い方
ここからは、Boxを初めて利用する方々に向けて、Boxの使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。
（1）Boxの無料登録
Boxの公式ホームページから登録します。
（1）公式ページ右上にある[サインアップ]をクリックします。
（2）プラン選択ページに遷移するので、[サインアップ]をクリックします。
※2023年6月現在では個人プランである「Indivisualプラン」の利用ができなくなっており、無料体験期間も14日間に変わっている点に注意が必要です。
（3）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録作業は完了です。
※登録したメールのリンクを開いてサインインを完了し、以下の画面になったら利用開始できます。
（2）フォルダの作成
（1）下記画像は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある[新規]をクリックし、[フォルダ]を選択します。
（2）フォルダ名や共有相手などを入力して[作成]をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。
（3）ファイルのアップロード・ダウンロード
＜アップロード＞
（1）ページ右上にある[新規]をクリックし、[ファイルアップロード]を選択します。
（2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで[開く]を押しましょう。
（2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。
＜ダウンロード＞
（1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして[ダウンロード]を選択します。
（4）ファイルの共有
（1）下図のように、共有したいファイルにカーソルを合わせて[共有]ボタンをクリックします。
（2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。
（5）ファイルの更新
ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。
ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード]をクリックしましょう。
（6）ファイルの復元
Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の[ごみ箱]をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元]を選択しましょう。
【応用編】クラウドストレージ「Box」をさらに使いこなす方法
以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい、仕事の効率を向上させたいチームは必見です。
（1）7種類のアクセス権限を使い分ける
ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。
| アクセスレベル | 特徴 |
|---|---|
| 共同所有者 |
共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ
|
| 編集者 |
フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ
|
| ビューアー/アップローダー |
フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ
|
| プレビューアー/アップローダー |
プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ
|
| ビューアー |
フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ
|
| プレビューアー |
限定的な読み取りアクセス権限を持つ
|
| アップローダー |
限定的な書き込みアクセス権限を持つ
|
たとえば、「取引先にファイルを共有したいが、誤編集されると困る」などの事態に有効です。ただし、権限が細かいので、ファイルが増えると管理しきれなくなる可能性もある点に注意しましょう。
（2）通知メールを設定する
通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして[アカウント設定]を選択しましょう。
次の画面では[通知]を選択し、自分が受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。
（3）オフラインで編集する
拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。
「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。
ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。
クラウドストレージ「Box」の特徴・メリット
導入社数が多く知名度も高いBoxですが、大きく分けて以下3つの特徴やメリットがあります。
強固なセキュリティ
Boxは、高度なセキュリティ制御や二要素認証などの世界最高峰のセキュリティを有しており、これまでに重大な情報漏洩を起こしたことがありません。
社内の重要情報や顧客情報を、ファイルに保存して管理することが多いため、クラウドストレージには高度なセキュリティが求められます。そして、Boxのセキュリティの高さが、世界のトップ企業から厚い信頼を得ている大きな理由となります。
一方、「東京電機大学、Boxの設定ミスで学内システム情報等が誰でも参照可能な状態に」の記事から分かるように、利用者の設定ミスによって情報が誤って開示されてしまった事例もあるので注意が必要です。
10GBまで使える無料プラン
ふたつ目んお特徴は、ストレージ容量が10GBまでの無料プランが用意されていることです。
10GBの目安は、写真では約3,000枚です。無料プランでは、250MB/ファイルのアップロード上限があるものの、ファイルの保存、管理に関する基本的な機能はすべて利用できます。
ただし、無料プランは「個人向けプラン」なのでチーム利用はできません。そのため、全社導入前に小規模チームで試す使い方はできないので注意しましょう。
無制限の有料プラン
最後に、ストレージ容量が無制限の有料プランが用意されていることです。
Boxのビジネス向け有料プランは5種類ありますが「Business Starter」以外が容量無制限の対象です。そのため、「容量の上限に合わせてファイル数を整理する」手間がかかりません。
ただし、ユーザーひとりあたり最低でも1,980円（月払い）のコストがかかります。したがって、すべての機能を使いこなせるチームでなければ割高になってしまう可能性があるのです。
【担当者は注意】クラウドストレージ「Box」のデメリット
Boxは強固なセキュリティや無制限のストレージがありますが、以下のデメリットは無視できません。本格的に導入する前に必ず確認しましょう。
ファイル管理が面倒
Boxを長期で運用し続けると、次第にフォルダの数が増えて管理が煩雑になります。
具体的には、Boxではあらゆるファイルを一か所で管理できます。しかし、乱立したファイルを整理しようとして「フォルダ」を増やすと階層が深くなってしまい、最終的に必要なファイルへアクセスしづらくなるのです。
ファイル管理が煩雑で目的の情報へすぐにアクセスできないのは、Boxだけでなく「ファイル」を取り扱うクラウドストレージサービス全般に言えるデメリットです。
無料プランは1人しか使えない
二つ目のデメリットは、無料プランは一人でしか利用できないことです。
Boxには無料の「Individualプラン」が用意されています。このプランでは、Boxの特徴である強固なセキュリティのもと、10GBまでのストレージ容量であればファイルの保存や共有が可能です。
しかし、利用人数は一人までなので、そもそもビジネス向けではありません。そのため、Boxの無料プランを導入しようと思っていた担当者の方は注意が必要です。
クラウドストレージ「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ
以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。
Boxの「ファイルやフォルダが増えて大切な情報が見つからない」課題は、クラウドストレージサービス最大のデメリットです。また、Boxは多機能なので、ITに不慣れな場合はメンバーが使いこなせず、社内にも浸透しません。
そのため、Boxではなく「ファイル管理する必要がなく、誰でも簡単に情報管理できるアプリ」が必要です。
結論、Boxのデメリットを解消する最適なアプリは、面倒なファイル管理が必要なく、非IT企業の65歳以上の社員でも説明なしで使える情報管理アプリの「Stock」一択です。
Stockはテキストやあらゆるファイルを「ノート」に直接記載・添付でき、直感的な2階層までの「フォルダ」で面倒なファイル管理のストレスが発生しません。また、Stockはフリープランもあるので、チームでシンプルな使い勝手を試せるのもポイントです。
最も簡単にチームの情報を管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
クラウドストレージ「Box」の料金プラン表
ここからは、Boxの各プランの価格とプランごとの違いを表にして紹介します。Business Starterプラン以上、かつ年払いの場合は表示金額から5％の割引を受けられます。
| 料金プラン | 料金（1ユーザー/月） | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
|
個人・チーム向け
|
Individual
|
無料
|
10GB
|
・単一のファイルアップロード:250MB
・ユーザー数：1名のみ
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Personal Pro
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¥1,320
|
100GB
|
・単一のファイルアップロード:5GB
・ユーザー数：1名のみ
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Business Starter
|
¥605(月払い)
|
100GB(1ユーザーあたり)
|
・単一のファイルアップロード:2GB
・ユーザー数：3名以上10名まで
・細かいアクセス制御、共有権限
・SSLおよび保存データ暗号化
|
|
|
Businessプラン
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Business
|
¥1,980(月払い)
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上限なし
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・Starterプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合
・データ損失防止(DLP)
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Business Plus
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¥3,300(月払い)
|
上限なし
|
・Businessプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・ユーザーアクティビティの追跡
・管理権限の委任
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Enterprise
|
¥4,620(月払い)
|
上限なし
|
・Business Plusプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・電子透かし
・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む)
|
|
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Enterprise Plus
|
要問い合わせ
|
上限なし
|
・Enterpriseプランの全機能
・ユーザー数：要問い合わせ
・各種API利用可能
・Boxの全応用機能が利用可能
|
|
このように、Boxにはさまざまなプランが用意されているので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。
参照：Box料金プラン
クラウドストレージ「Box」の導入事例
ここからは、Boxの導入事例を2つ紹介します。以下の事例を参考に、自社で導入すべきか検討しましょう。
株式会社資生堂
2015年に日本地域本社として資生堂ジャパンを設立した後、世界進出の拡大や他社との協業、セキュリティの強化、データ管理やコスト削減などが課題にありました。
とくに、資生堂本社と販売会社間のファイル管理に課題があり、共通の情報共有基盤を検討してBoxを導入しました。Boxはさまざまな部署で活用され、ファイル管理ツールとしてだけではなく、社内外のコミュニケーションの活発化にも貢献しています。
また、Boxはファイルのプレビュー表示や、直接のファイル編集も可能なため、ペーパレス化や時間短縮にもつながっています。Boxを導入してから「情報は個人で保管するものではなく、社内で共有するもの」「情報は自ら発信するもの」といった、社員の意識変革にも大きな影響を与えたのです。
参照：お客様事例｜資生堂
ポノス株式会社
「にゃんこ大戦争」などヒットを記録するゲームを多数リリースしているポノス株式会社は、会社の成長に伴って増えたファイルやデータの安全な管理に課題がありました。そして、セキュリティが強固なBoxを導入したのです。
Boxを導入してから、セキュリティに関する懸念は解消されました。その背景には「ファイルやデータごとに細かな権限設定が可能」「ログをすぐに取得できる」といったセキュリティの強固さがあります。
また、副次的効果として、プレビュー機能によってクラウドから直接データを確認・編集ができるようになり、時間短縮につながったメリットもありました。
クラウドストレージ「Box」の口コミ・評判
以下では、クラウドストレージ「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はすべてITreview＞Boxより引用しております。
クラウドストレージ「Box」の良い口コミ・評判
はじめに、クラウドストレージ「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「ストレージを気にせずに使える」「関係者間で資料を共有できる」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年06月05日）私どもの会社では従来ガチガチなセキュリティ方針を採っていたため、グループ会社間の意思疎通やコンテンツ共有に大きな課題がありました。
しかしこのＢＯＸではコンテンツ共同編集ツールとして多数の大手企業の導入実績があり、かつセキュアに管理・統制が効くため、厳しいセキュリティ方針があっても導入説明がたやすく行うことができました
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月16日）ネットフォルダとしての保存機能だけでなく、保存したデータを関係者に飛ばして承認してもらう機能などが特に便利だと感じている。また、ファイルのアップデートや新たなファイルの格納があった際にお知らせが届く機能も設定しているが、その利便性を感じている。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月08日）クラウドストレージであり、共有ファイルをエクスプローラーから直接ではなくブラウザ上で開けて、編集や共有もできる。共有用のURLの発行も簡単なので、メールやチャットに貼り付けるのも楽にできる。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月01日）社外とのファイル共有に主に利用しています。
他社でも広く利用されているため、ファイル共有する際に使い方など抵抗なく使ってもらえることが多いです。
BOXドライブをインストールすれば比較的エクスプローラーと遜色なく使えるので使い方も難しくなくて良いです。
費用は高めですが、その分インフラの継続性やセキュリティが強化されているため心配なく利用できます。
クラウドストレージ「Box」の改善点に関する口コミ・評判
次に、クラウドストレージ「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「動作が重く感じる」「ファイルが増えると目視で見つけるのが困難」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年06月01日）通信環境が劣悪な場合でも、保存をしたものは、確実に保存出来ている機能が欲しい。
現在は消失する。この消失により関係者全員が、は非常に混乱している。
非公開ユーザー（投稿日：2023年06月01日）他者からフォルダやファイルの共有を受けた場合、それらは自分のアカウントのルートフォルダ（ログイン後のトップ画面）として表示される。この仕様により、利用期間に伴い無制限にファイル・フォルダが増えていくことになるためトップ画面上に数十・数百といったフォルダが散在することになり、目的のフォルダを目視で見つけることが困難になる。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月18日）欲しい機能・分かりづらい点・設定で見慣れない英単語がでてくること・ヘルプが探しづらいその理由・細かい設定を行ないたいときに英単語がいっぱい出現し戸惑います もう少し日本語にやさしい表現ですとうれしいです・ヘルプをみてもおそらくこうするのかなとはわかるのですが、不安を感じます・ライセンス形態ごとにすべきアクションがわかるようになると迷わずありがたいです
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月16日）上書き保存、新規アップロード、データ削除等、全てのアクションがネットサーバ上を介しているためか、動きの遅さは否めない。また、ネット回線の不調時など、上書き保存やデータの再生が極端に遅く(重くて動かない)ことがたまにある。
クラウドストレージ「Box」の便利な使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、初心者向けにクラウドストレージ「Box」の特徴から、口コミ・評判まで網羅的に解説しました。
Boxは企業規模を問わず導入されている、多機能なオンラインストレージです。しかし、日本語で展開しているものの、アメリカ発のツールであり、ITに詳しくない場合には社内へ浸透しにくい可能性があります。
また、すべての情報をファイルで管理すると、目的のファイルが見つからなかったり、こまめにバージョン管理をしたりしなければならないので面倒です。したがって、「あらゆる情報をシンプルに管理できるノート型のツール」を使い、誰もが効率よく情報管理できる環境をつくるべきなのです。
結論、情報管理のために導入すべきツールは、「ノート」に直接残したテキストやファイルのあらゆる情報を、誰でもストレスなく管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒なファイル管理から脱却し、効率的な情報管理を実践しましょう。
