提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は提案の採用可否に大きく関わるので、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。
また、「社内の課題解決を目的とした提案書」では、社外向けの提案書と記載すべき内容やポイントとなる箇所も異なります。そのため、書き分けに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。
- 社内・社外向け提案書の書き方を混同しており、書き分けられていない
- 提案書をつくるのは面倒なので効率化したい
- どこに資料を保存したのか分からず、探すことが多い
という方はこの記事を参考にすると、要点を抑えた分かりやすい社内向け提案書を簡単に作成でき、自社に最もマッチした管理方法も見つかります。
目次
提案書における社内・社外向けの違いとは
提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。
たとえば、社内向け提案書では、業務改善など社内で抱える問題に対して解決策を立案するケースが多いです。一方、社外向けの提案書では「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」などを提案するときに使われます。
また、社内向けの提案書は、担当者が自由に作成することが多いです。一方、社外向けの提案書はフォーマットが指定されており、必要な項目を埋めていくだけで作成できます。
また、提案書に説得力を持たせるためのデータも記載しなければなりません。このように、提出先によって提案書の用途や書き方が異なるので、作成するときには書き方を混同しないように注意しなければならないのです。
【4ステップ】社内向け提案書の書き方
ここからは、社内向け提案書の書き方を解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。
（1）現状の説明と課題分析をする
はじめに、業務の現状説明と発生している課題や問題点を分析します。
社内向け提案書であっても内容は客観的に記載する必要があります。そのため、業務の現状を詳細に説明して、課題の分析結果を加えましょう。また、分析した課題には定量的なデータを使いましょう。
このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも業務の現状説明と課題分析は必ず記載しましょう。
（2）解決策を立案する
次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。
書き方として、解決策の全体像を明記し、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。また、問題点の「原因」に対しての解決策であることを明示するのも、相手が文章を読みやすくなるのでおすすめです。
一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面からみて現実的であるかも検討しましょう。
（3）得られるメリットを伝える
メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。
とくに、メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識しましょう。たとえば、「業務効率の○%の向上が見込める」「一人当たりの業務コストが○％削減される」のように、相手が一目で分かるように提案書に落とし込む必要があります。
ほかにも、グラフや写真などを使って、視覚的に得られるメリットを分かりやすくするのも効果的です。
（4）予算・リソース・期間を明記する
最後に予算や必要なリソース、期間について明記します。
提案を実施する場合どれだけの予算が必要なのか検討し記載します。物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も必ず記載します。
また、期間の記載では、グラフやガントチャートなどを使って提案の全体像を明確にしましょう。このような定量的な要素は、提案の実現性をイメージさせやすいので、積極的に使うのがおすすめです。
社内向け提案書のおすすめテンプレート3選
ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートをご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。
業務改善に向けた提案書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。
使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容が書けるのもポイントです。
用途を問わず使える提案書テンプレート
こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。
シンプルなデザインなので、用途を問わず使えます。また、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用するのもおすすめです。
必要な項目が盛り込まれた提案書テンプレート
こちらは、ボクシルマガジンが公開している提案書のテンプレートです。
一枚に必要な項目が盛り込まれているので、要点を簡潔に伝えたいときにおすすめです。
【非IT企業向け】提案書の作成・共有を効率化できるおすすめのツール
以下では、提案書の作成・共有を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
社内向けの提案書は、業務改善や新規事業などに予算を回してもらうために作成されます。問題解決に向けた意思決定のスピードを上げるには、提案書をスピーディに作成・共有する必要があります。
しかし、テンプレートで作成時間を短くできても、共有するために別のツールを使うと工数がかかってしまううえに、情報が分散する可能性があります。そのため、作成と共有をひとつのツールで完結するようにすべきなのです。
とくに、誰でも使いこなせるツールであれば、社員が抵抗感を持つこともありません。結論、社内向け提案書の作成、共有を効率化するには、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に社内向けの提案書を作成・共有できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で作成した提案書はすぐに任意のメンバーへ共有され、作成後は「フォルダ」で管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」があるので、話題が入り乱れることなく提案書に関するやりとりもできます。
最も簡単に提案書の作成から管理までを一元化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内向け提案書の書き方やテンプレートまとめ
ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。
社内・社外向け提案書ではそれぞれ用途や書き方が異なるため、書き分けが必要です。また、提案するにあたり課題に対する解決策の記載はもちろん、自社へのメリットやどのようにプロジェクトが進行するのかも定量的に記載しなくてはなりません。
このように、社内向け提案書はさまざまなポイントを押さえながら作成する必要があり、テンプレートを使うと効率化できます。しかし、Wordのテンプレートを使って作成した提案書は別のツールで共有する必要があり、情報が分散する可能性があるのです。
そこで、StockのようにITリテラシーに関わらず直感的に使えて、スムーズに提案書を作成、共有できる情報共有ツールが求められます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報を一元管理し、提案書の作成から運用まで効率化しましょう。
