終身雇用制度の崩壊により人材の流動性が高まる今日では、企業に有用な情報である「ナレッジ」の活用が注目されています。社内情報をナレッジに変換（ナレッジ化）して共有すれば、チーム全員がスムーズに作業を進められるようになります。
しかし、「ナレッジ化の方法や正しい使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジ化の概要やノウハウとの違い、使い方を中心に解説します。
- 個人のナレッジを社内に蓄積して情報の属人化を防ぎたい
- ナレッジ化の意味や使い方を正しく理解したい
- ナレッジをスムーズに蓄積・共有できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジ化について詳しく理解できるほか、ナレッジを確実に蓄積・共有する方法も分かります。
目次
ナレッジ化の概要
ここでは、ナレッジの意味やノウハウとの違いをご紹介します。これまでナレッジの定義が曖昧だった方は必見です。
ナレッジとは
ナレッジは”Knowledge”が語源であり「知識」や「知見」を指す言葉です。一般的なナレッジの例としては、新聞や本から得られた知識などがあります。
一方、ビジネスにおいては企業にとって有益な情報を指します。たとえば、「業務を進めるときのコツ」など、社員に活用されることで価値を発揮するものです。
したがって、ナレッジは企業の生産性向上につながる情報であり、自社を発展させるうえでは「ナレッジを蓄積する取り組み」は不可欠なのです。
ナレッジとノウハウの違い
ナレッジと混同されやすい言葉として「ノウハウ」がありますが、ナレッジは”知識”を、ノウハウは”技術”を意味する点で異なります。
上図のように、ノウハウはKnow-howを日本語にしたもので「物事を進める際に必要な技術」を意味します。言い換えれば、ナレッジの実践で体得した技術がノウハウであり、ノウハウはナレッジの先にあるものです。
したがって、ノウハウを習得するためには、まずはナレッジが蓄積・共有できる環境を整える必要があるのです。
ナレッジ化とは
ナレッジ化とは、社内の情報をナレッジに変換することを指します。
各社員が持つ「業務に関する情報」を社内で活用するには、情報を文章化（可視化）するのが大切です。その結果、業務のやり方を統一でき、ミスの防止にもつながるのです。
したがって、社内の情報を有効活用するためにも自社のナレッジ化を積極的に進めて、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えましょう。
SECIモデルとは
SECIモデルとはナレッジ化のプロセスである、暗黙知から形式知への変換サイクルを表したものです。具体的には以下の4つの要素で成り立っています。
| 各プロセスの名称 | 各プロセスの特徴 |
|---|---|
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Socialization
【共同化】
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・複数人で同じ業務に取り組み、個人の暗黙知を社員同士で共有します。
・この段階では、知識は暗黙知のままです。
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Externalization
【表出化】
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・共同化で得た経験を言葉や図にして、暗黙知を形式知に変換します。
・たとえば、日報の作成などが挙げられます。
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Combination
【連結化】
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・表出化で得た複数の形式知を組み合わせて、新たな形式知を生み出します。
・たとえば、部署ごとのマニュアルをひとつに統合する作業があります。
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Internalization
【内面化】
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・連結化で得られた形式知を体験によって暗黙知化します。
・暗黙知を組織の知的財産にするうえで必須です。
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上記4つのプロセスを踏めば社内にナレッジが蓄積・共有され、業務をスムーズに進められるようになります。
ナレッジ化の関連用語
以下では、ビジネスシーンにおけるナレッジの関連用語を解説します。いずれも頻繁に使われるため正しく理解しましょう。
ナレッジベース
ナレッジベースとは個人が得た業務に関する知識を集め、ほかの社員とシェアできるようにデータベース化したものです。
ナレッジベースは、人材の流動性の高まりによる知識の断絶を防ぐための手段として注目されるようになりました。
IT化により、ナレッジをデータベース化できるシステムが広く普及したので、現在では多くの企業がナレッジベースを所有しています。
ナレッジシェア
ナレッジシェアはナレッジをほかの社員が活用できるように共有することであり、ナレッジ共有やナレッジコミュニケーションとも呼ばれます。
ナレッジが属人化している状況を放置すれば、社員が退職した際にナレッジが流出し、企業が大きな不利益を被ることになります。そこでナレッジシェアをすればこのような事態を未然に防げるのです。
したがって、ナレッジを確実に残すためにも、ナレッジを共有できる仕組みを整えて社内のナレッジシェアを推進しましょう。
ナレッジワーカー
ナレッジワーカーとは、専門的な知識とスキルを活用して、企業価値の向上に貢献する人材のことです。
ナレッジワーカーが注目される背景には、近年のテクノロジーの発展に伴い、ブランドや機能などの「可視化できない商品の価値」が重視されるようになった点が挙げられます。
企業が競争を勝ち抜くには競合他社との商品の差別化が重要です。そのため、知識や経験から価値のある商品を提供するナレッジワーカーへの需要が高まっているのです。
ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントは個人が持つ”経営にとって有益な情報”を共有させ、時間や場所を問わず活用できるようにすることです。
ナレッジマネジメントをすれば、個人に蓄積されていた「暗黙知」が「形式知」として可視化され、より多くの人と共有できるようになります。
すなわち、ナレッジマネジメントによって、個人の内部にある情報を社内で一元管理できるようになるのです。その結果、業務の質がばらつくこともなくなります。
ビジネスシーンにおけるナレッジの使い方
ここでは、ビジネスにおけるナレッジの使い方を紹介します。ナレッジを社内で使う例として、以下の2点が挙げられます。
- 新入社員へ業務のやり方をレクチャーするとき
- 退職する社員から業務を引き継ぐとき
「業務を進めるコツ」をナレッジとして蓄積し、新入社員に伝達します。その結果、初めての業務でもスムーズに進められるようになるのです。
ナレッジを蓄積・共有できる仕組みがあれば、引き継ぎのたびにわざわざ口頭で伝える手間が省けます。また、後任者はナレッジを確認するだけで業務に対応できるため、業務が滞る心配もなくなるのです。
以上のように、ナレッジを社内で活用すれば業務のスピードが大幅に上がるほか、社員の急な異動や退職にも対応できます。そのため、社内にナレッジを蓄積・共有できる仕組みを作り、社員がナレッジを活用しやすい環境を整えましょう。
【必見】ナレッジ化を促進するのに最適なツール
以下では、ナレッジ化を促進するのに最適なツールをご紹介します。
ナレッジは時間の経過につれて量も増えていきます。そのため、紙やExcelで管理していれば次第にナレッジを確認しづらくなり、共有もスムーズにできません。
そこで、ナレッジを一か所に集約しながら情報共有もできる「ITツール」を使えば、ナレッジのやりとりが大幅に効率化します。ただし、多機能なツールは操作が複雑なものも多く、社員が適切に使いこなせない恐れもあるので避けましょう。
したがって、ナレッジがストレスなく蓄積・共有されるには「誰でも使いやすいシンプルなツール」を選定すべきです。つまり、非IT企業の65歳の方でも即日で使えるうえ、ナレッジ化に必要な機能に過不足のない「Stock」が最適なのです。
Stockの「ノート」に残したナレッジはほかの社員へ自動で共有されるので、ナレッジ化を確実に促進できます。また、「フォルダ」を使えば案件ごとに情報を振り分けられるので、各業務のナレッジが混在する心配もありません。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジ化の概要や使い方まとめ
ここまで、ナレッジ化の概要や使い方、おすすめのツールを中心に解説しました。
個人のナレッジを社内で活用する環境を整えれば、業務時間が短縮されて生産性の向上につながります。また、ナレッジの属人化も防止できるので、人材の流出により社内の知的財産を失うリスクも軽減されるのです。
以上の効果を得るにはナレッジ化の取り組みが不可欠です。そこで、「ナレッジの蓄積から共有がスムーズにできるツール」を使えば、ナレッジ化をより進めやすくなります。
とくに、ITに詳しくない65歳の方でも直感的に使える「Stock」であれば、シンプルな機能によって操作方法を教える手間もかかりません。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、社内情報のナレッジ化を進めましょう。
