従業員の行動に関する基準やルールを示すために、多くの企業で「手順書」や「ガイドライン」が作成されます。
しかし、「そもそも手順書とガイドラインの違いが分からない」「作成しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手順書とガイドラインの違いや、作成ポイントを中心にご紹介します。
- 手順書とガイドラインをどのように区別すれば良いか分からない
- 手順書やガイドラインが読まれておらず、誰も従っていない
- 手順書やガイドライン、マニュアルなど、従業員に読んでほしい資料をまとめたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手順書とガイドラインの意味や作り方の違いが分かり、さらに適切な管理方法も見つかります。
目次
手順書とガイドラインの概要
以下では、手順書とガイドラインの基本を解説します。両者の違いを知っておくべき理由も分かるので担当者の方は必見です。
手順書とガイドラインの違い
手順書とガイドラインの違いは「どこまで具体的な行動を規定しているか」の程度です。
手順書は誰でも同じ仕事ができるように、具体的な作業手順を示した文書を指します。一方、ガイドラインは具体的な行動などは規定せずに、守るべき基準を示すのみに留まるものです。
言い換えれば、ガイドラインには向かうべき方向が、手順書には仕事のやり方が記載されています。
違いを理解すべき理由
手順書とガイドラインの違いが分かれば、具体的に何を書くべきなのかも迷いません。
たとえば、手順書とガイドラインを一緒くたにすると「具体的な作業手順が書いていない手順書」や「何を守れば良いのか曖昧なガイドライン」になってしまうのです。
以上のことからも、従業員に活用してもらうためには、手順書とガイドラインを区別しておく必要があるのです。
ガイドラインを作成するポイント｜手順書と比較
以下では、ガイドラインを作成するポイントを手順書と比較して解説します。過不足がないガイドラインを作成したい方は必見です。
（1）大まかな方向性を示す
はじめに、ガイドラインでは「大まかな方向性」を示しましょう。
具体的には、「今後どのような問題を解決すべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を設定します。ただし、具体的な解決や対応の手段は書きません。
逆に、大まかな基準や方向性だけ書かれた手順書では、従業員は「何をすれば良いのか分からない」と途方に暮れてしまいます。そのため、ガイドラインとは異なり、手順書には細かい作業手順を明確に示す必要があるのです。
（2）抽象的に記載する
次に、ガイドラインは抽象的に書きましょう。
ガイドラインを具体的に書きすぎると、従業員の裁量を狭めることにつながるため、結果的に「自分で考えて行動する」という能力が身につかなくなります。
逆に、抽象的な手順書では「何をすれば良いのか分からない」という状況になり、部下から相談や質問が増えて対応に追われることになるのです。
（3）読み手に判断をゆだねる
最後に、ガイドラインには具体的な指針や手段、行動は示さず、臨機応変に動ける従業員に判断させましょう。
大きな方向性をガイドラインで示せば、予期せぬ事態に見舞われてもマニュアル通りではなく、臨機応変な対応ができるのです。逆に、手順書は誰でも同じ仕事ができるようにするために作成するので、具体的に書き下す必要があります。
ただし、ガイドラインも手順書も、従業員がいつでも見られる場所で管理しなれば意味がありません。そのため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に情報をチェックできる「Stock」のような管理アプリが必要です。
【担当者必見】手順書・ガイドラインを管理するときの注意点
以下では、手順書やガイドラインを管理するときの注意点を解説します。
分かりやすいガイドラインや手順書をつくっても、従業員に活用されなければ意味がありません。たとえば、紙で管理すると「どこのページに書いてあるか」がすぐには分からないため、最終的には誰も使わなくなるのです。
また、WordやExcelで手順書を作成すると、わざわざフォルダから探し出して、ファイルを開かなければならず面倒です。したがって、ガイドラインや手順書は「目的の情報を簡単に見つけられるアプリ」で管理しましょう。
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ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるアプリ「Stock」
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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リハビリデイサービスエール |
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手順書とガイドラインの違いまとめ
ここまで、「手順書とガイドラインの違い」や「ガイドラインの作成ポイント」を中心に紹介しました。
分かりやすい手順書やガイドラインが求められますが、そもそも適切に管理しなければ誰も見ません。そのため、誰でも簡単にアクセスできるアプリを利用しましょう。
ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置されることになります。
結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、手順書やガイドラインが活用される仕組みをつくりましょう。
