法律の整備やテレワークの普及によって、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば簡単に探し出せるようになるので、契約書や領収書だけではなく、分量の多い取扱説明書や重要事項説明書などの「説明書」も電子化の対象です。
しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。
- 説明書やマニュアルを見つけるのに時間がかかっている
- スマホからでも書類を見られるようにしたい
- 書類管理が面倒なので、デジタル化（Web化）して楽をしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書を手軽に電子化して一括管理する方法が分かります。
紙の説明書のデメリット
以下では、紙の説明書のデメリットを解説します。書類の電子化は後回しにされがちですが、デメリットを把握してすぐに対応しましょう。
保管にコストがかかる
1つ目のデメリットは、紙文書の保管にコストがかかることです。
紙文書はキャビネットに入れて、オフィスや倉庫で保管しなければなりません。キャビネットにかかる賃料は5,000円/月と言われており、紙で保管し続ける限り発生します。
また、書類の整理は手作業で実施しなければなりません。以上のように、説明書を紙書類のままにしていると、保管のスペースや人件費がかかります。
電子化には一時的に時間や費用がかかるものの、長期的に考えるとスペース・人件費ともに大幅に削減できるため、コスト削減につながると言えるのです。
共有に手間がかかる
2つ目のデメリットは、説明書の共有に手間がかかることです。
紙の説明書を複数人で共有したいときは、コピーを手渡したり、写真を撮ってメールなどで送ったりする必要があります。とくに、説明書が何十ページにも渡る場合には手間がかかるので面倒です。
一方、説明書を電子化すれば、どれほど量が多くてもすぐに共有できるため、紙書類のように手間はかかりません。
目的のページが見つからない
3つ目のデメリットは、すぐに目的のページが見つからないことです。
とくに、説明書が何十ページにも渡る場合には、確認したいページが見つかりません。一方、説明書を電子化すれば、どれだけ量が多くてもすぐに探し出せるため、紙書類のように手間がかかりません。
たとえば、ITに詳しくない方でも簡単に使える「Stock」であれば、優れた検索機能を使ってサクサクと欲しい情報を探せます。
説明書を電子化する3つのコツ
ここでは、紙の説明書を電子化する3つのコツを紹介します。これまで文書の電子化をしたことがない方は必見です。
（1）電子化の優先順位をつける
まずは、どの説明書を優先的に電子化していくかを決めましょう。
すべての文書を一度に電子化しようとすると、社内が混乱してしまい時間がかかる可能性があります。そのため、はじめは電子化しやすい文書から着手しましょう。
以上のように、最終的には説明書の電子化を横展開できるように、徐々に電子化を進めるのがおすすめです。
（2）改訂・修正しやすい方法で管理する
2つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。
説明書は作業手順が変更されれば、すぐに修正をしなければなりません。そのため、デジタルの文書は、改訂や修正がしやすい仕組みで管理しましょう。
更新作業が難しかったり、すぐに共有できなかったりする仕組みはビジネス向きではありません。
（3）必要な情報にたどりつきやすくする
3つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。
文書をデジタル化するとアクセスしやすくなりますが、管理方法によっては不便な場合もあります。たとえば、社内サーバーで説明書を管理していると、フォルダ構造が複雑なので探すのが面倒です。
一方、シンプルな階層構造があり、あらゆる情報を「ノート」で管理できる「Stock」であれば、スマホからでもすぐに目的の情報を見つけられます。
説明書を電子化する3つの方法
以下では、説明書を電子化する3つの方法をご紹介します。デメリットも紹介しているので担当者の方は必見です。
（1）複合機を利用する
1つ目は、複合機です。
すでに社内に複合機があれば、追加のコストをかけずに電子データを作成できます。ただし、複合機はほかの業務でも使うため、電子化が計画通りに進まない恐れがあるのです。
また、スキャンした説明書は基本的に修正ができないので不便に感じます。
（2）セルフスキャンサービスを利用する
2つ目は、セルフスキャンサービスです。
セルフスキャンサービスとは、店舗に設置されたコピー機や複合機でスキャンしたデータを保存する方法です。
複合機などを購入する必要はありませんが、情報漏えいのリスクがゼロではありません。また、複合機と同様に「ファイル管理に手間がかかる」というデメリットもあるので注意しましょう。
（3）アプリを利用する
3つ目は、デジタルの説明書を作成できるアプリです。
すべての社内文書をアプリで作成すれば、複合機などでスキャンする必要はありません。また、共有機能を備えているアプリは、わざわざメールやLINEで送り合わずに済むので便利です。
以上のように、説明書やマニュアルの作成・共有ができるアプリがあれば、手間をかけずにデジタル化ができます。たとえば、あらゆる情報を残せる「ノート」を備えている「Stock」であれば、わざわざファイルを作成したり、チャットで共有したりする必要はありません。
【知らなきゃ損】アプリで説明書を電子化すべき理由
以下では、説明書の作成・電子化が完結するアプリをご紹介します。
説明書を電子化する方法には、複合機やセルフスキャンサービスがあります。しかし、どちらも「紙の説明書をデジタル化する方法」であり、肝心の「はじめからデジタルで説明書を作成する方法」ではない点に注意しましょう。
たとえば、「はじめからデジタルで説明書を作成する方法」には、文書作成ができるWord（ワード）を使う方法もありますが、わざわざファイルを探して開いたり、共有のためにメールに添付したりする手間がかかります。
結論、マニュアルや説明書の電子化に最適なのは、あらゆる情報を残せる「ノート」があり、任意のメンバーへすぐに共有される「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で説明書を作成すれば、わずかな操作ですぐにアクセスできます。さらに、StockのノートはPDFで出力できるので、印刷してメンバーに共有することも可能です。
ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
説明書を電子化する方法まとめ
ここまで、説明書を電子化（データ化）する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
紙の取扱説明書を電子化する方法には複合機などがありますが、そもそもアプリを使えば手間はかかりません。たとえば、説明書などの文書を管理するアプリには「検索」などの便利な機能があるので、わざわざ探し出す必要がなくなるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をすぐに見つけられる「検索機能」があり、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、説明書やマニュアルをすぐに電子化しましょう。
