プロジェクトを円滑に進めるには、計画書の作成が欠かせません。詳細なスケジュールまで決めておけば、計画と実績を照らし合わせながら現状を把握でき、トラブルが発生しても軌道修正がしやすくなるのです。
一方、プロジェクト計画書の重要性は理解していても「どのような手順で作成すれば良いのか分からない」と悩む多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト計画書のおすすめテンプレートと5つの注意点を中心にご紹介します。
- 計画書に割く時間がないのですぐに使えるテンプレートが欲しい
- プロジェクトがなかなか計画通りに進まない
- Excelでプロジェクト計画書を管理するのに限界を感じている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適テンプレートが見つかるだけでなく、運用するうえで注意すべき点も分かります。
目次
プロジェクト計画書の概要
以下では、プロジェクト計画書の概要や目的、活用シーンを解説します。これまでプロジェクトで詳細な計画書を作成していなかった企業は必見です。
プロジェクト計画書とは
プロジェクト計画書とは、プロジェクトを進めるために必要な情報をまとめている文書を指します。
たとえば、プロジェクトに途中から参加したメンバーが状況を把握するためにも活用されます。さらに、プロジェクトの振り返りを実施する場合に、計画通りに進められていたか、想定外のミスが発生していないかをチェックするためにも使われるのです。
このように、計画書はプロジェクトの立ち上げ段階だけでなく、プロジェクトが進行するなかで計画と実績に乖離がないかを確認するうえでも重要な役割があります。
なぜプロジェクトの計画を立てるのか
計画書を作成するのは、立ち上げから完了までの工程を明確にして無駄な作業を減らすためです。
無計画でプロジェクトを進めてしまうと、タスクが抜け漏れたり作業が重複したりするので、結果としてスムーズに進められません。そのため、計画書にプロジェクト全体のフローを記載して、誰が、何を担当するかを明らかにする必要があります。
やるべきことが明確になれば、たとえ問題が起きたとしても計画と実績を比較しながら原因を見つけ出して、早い段階で対応できるのです。
いつプロジェクト計画書を使うのか
プロジェクト計画書は、プロジェクトの承認、確認、評価などのあらゆるシーンで活用されます。
プロジェクトの承認であれば、プロジェクト計画書は予算やメンバー配置にも関わる申請書であり、プロジェクトの評価では結果を上司に共有する報告書です。このようにプロジェクトの最初から最後まで重要になるがプロジェクト計画書なのです。
プロジェクト計画書の無料テンプレート5選
以下では、プロジェクト計画書の無料テンプレート5選をご紹介します。以下で紹介するテンプレートをひな形として活用し、計画書をスムーズに作成していきましょう。
Word｜プロジェクトのタイムラインテンプレート
こちらは、カレンダー形式でプロジェクトの進捗を把握できるテンプレートです。
プロジェクトの大まかな流れを可視化しておきたいときに適しています。ただし、カレンダー形式のためメモとして使えるスペースは少なく、詳細情報は別のフォーマットにまとめなければならない点に注意が必要です。
Excel｜ガントチャートのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャートのテンプレートです。
プロジェクトの進捗状況をタスクごとに一目で把握できます。難しい関数は挿入されていないため、ITに慣れていない人でも数値を変えるだけで簡単にガントチャートをつくれるのが特徴です。
PowerPoint｜計画書スライドのテンプレート
Microsoft社が提供しているプロジェクト計画書のスライドテンプレートです。
上司や関係者に向けてプロジェクト計画を伝えるのに最適です。プロジェクトの「目的」「範囲」「成果物」「スケジュール」など14枚のスライドがあり、各項目を埋めていくだけで分かりやすいプレゼン資料が完成します。
PowerPoint｜販売促進計画書のテンプレート
こちらは、テンプレートBANKが提供する販売促進計画書のテンプレートです。
「競合分析」「基本戦略」「社内施策」「ユーザー施策」「スケジュール」など10枚のスライドがあり、新商品の販売戦略を立てるのに役立ちます。ただし、テンプレートをダウンロードするには会員登録が必要です。
PDF｜企画提案書のテンプレート
こちらは、bizoceanが提供する企画提案書のテンプレートです。
「現状の問題点」「提案の目的」「提案の内容」「課題」の4つのみで構成されており、誰でも直感的にプロジェクトの計画書を作成できます。ただし、ダウンロードの前に会員登録をしなければならない点に注意しましょう。
【担当者必見】プロジェクト計画書の管理に最適なツール
以下では、プロジェクト計画書の管理に最適なツールをご紹介します。
従来のようなExcelやPowerPointの計画書をファイルサーバーで管理する方法では、探し出すのにいちいちファイルを開いて確認しなければならず面倒です。
一方、プロジェクトごとに情報管理できるツールであれば、誰でも直感的に目的のファイルを見つけられます。ただし、複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、導入する意味がありません。
結論、自社が導入すべきなのは、テキストやファイルを簡単にストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockは、ファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に「ノート」に添付できるうえ、テキストで補足説明を加えられます。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づいているため、プロジェクトを進めるために必要な機能に過不足がありません。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト計画書に書くべき7項目
以下では、プロジェクト計画書に書くべき7項目をご紹介します。抜け漏れがないように確認をしましょう。
（1）要件定義（目的・背景・ゴール）
はじめに、プロジェクトの要件を記載します。
「何を目的としたプロジェクトなのか」に加えて背景まで記載することで、プロジェクトの方向付けができます。また、プロジェクトのゴールも明確にしておけば、メンバーは目的を見失うことなく一つひとつの作業を進められるのです。
また、プロジェクトのゴールは、以下の3つの視点をもとに作成しましょう。
- Quality（品質）
- Cost（コスト）
- Delivery（納期）
プロダクトやサービスの「目指す質」を明確にしましょう。
プロジェクト全体の予算や売上目標を、具体的な数値で設定しましょう。
プロジェクトの期日に加え、中間目標を設置して定期的に進捗を確認しましょう。
具体的なプロジェクトのゴールは、メンバーにとってイメージがしやすい目標となります。その結果、共通認識を形成したうえで作業を進められるようになるのです。
（2）スコープ（業務範囲）
次に、プロジェクトで取り組むスコープ（業務範囲）を記載しましょう。
プロジェクトのスコープを適切に定めて、タスクの洗い出しをすれば「やるべきこと」と「やらないこと」の線引きができます。つまり、限られたリソースを無駄にせず、効率的にプロジェクトを進められるようになるのです。
また、複数の部署が参加するプロジェクトの場合は、部署ごとにスコープを定め、業務が発生するリスクを減らしましょう。
（3）項目ごとのコスト
次に、各項目のコストを明らかにしたうえで総額を記載します。
たとえば、システム開発の場合は「ソフトウェア(開発費)」「ハードウェア(パソコンなどの機器)」「ネットワーク費用(LANケーブルの配置やHUBの設置)」「人材コスト(自社の社員・派遣社員)」など、項目ごとに記載する必要があります。
項目ごとのコストを予測しておけば、案件を進めるなかで予期せぬ超過が発生する可能性を抑えられるのです。
（4）全体スケジュール
次に、全体のスケジュールを記します。
具体的には、プロジェクトの大まかな流れが分かるスケジュールに、効果測定をするためにマイルストーン（中間目標）を設置しましょう。プロジェクトの進行中は目の前の仕事ばかりに目が向きますが、全体のスケジュールを念頭に仕事に取り組む必要があります。
そこで、全体のフローがわかるスケジュールが共有されていれば、メンバーは期日を意識しながら仕事を俯瞰して進められるのです。
（5）運営体制
計画書には、プロジェクトの運営体制について記載する必要があります。
プロジェクトに参加する部署を一覧でまとめて役割を明確にしておけば、責任の所在が明らかになり、円滑に案件を進められるのです。組織図のような形で可視化しておけば、部署間のつながりが一目で分かるので連携がとりやすくなります。
（6）品質管理
成果物の品質を保つには、管理基準を明らかにしておくのが重要です。
たとえば、システム開発であれば「月間のバグ発生件数を◯件以内に抑える」「プロジェクトのセキュリティチェックを毎週◯回実施する」などの定量的な基準を定めておく必要があります。
また、品質管理を統括する担当者を任命し、計画書の基準通りに現場が動いているかを定期的にチェックしましょう。
（7） リスクと対策
計画書の最後には、起こりうるリスクとその対策について記す必要があります。
計画書の作成にあたっては、徹底的にリスクの洗い出しをして想定外の事態が起こらないようにしなければなりません。リスク対策は後回しにされがちですが、対策を事前に策定しておくとトラブルの発生した場合も迅速に対応できます。
プロジェクト計画書における5つの注意点
以下では、プロジェクト計画書における注意点を解説します。これから運用を検討する担当者の方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
計画書の作成ポイントとして、テンプレートを効果的に活用することが挙げられます。
テンプレートは書くべき項目があらかじめ記載されているため、ミスで項目が抜け漏れることを防げます。また、計画書が毎回同じ様式で作成されていれば、読み手は「どこに何が書かれているか」を一目で把握できるようになるのです。
このように、テンプレートは計画書の作成担当者と読み手の双方にメリットがあるうえ、作成時間も短縮されます。
（2）図やグラフを活用する
2つ目のポイントは、図やグラフを用いながら定量的に記載することです。
プロジェクトに参加するメンバーの役職や部署が異なるなかで認識をすり合わせるには、データに基づく計画書の作成が重要です。確かなデータに基づく図やグラフは、計画書がビジュアル的に見やすくなると同時に説得力も増します。
そのため、プロジェクト計画書には図やグラフを用いて、計画書を確認したメンバーが共通認識を持てるようにしましょう。
（3）端的で分かりやすい文章にする
次に、端的で分かりやすい文章を目指しましょう。
プロジェクト計画書には実施する目的は何か、どのように進めていくのか、進捗に問題はないのかなど、プロジェクトに関するあらゆる情報が記載されています。そのため、冗長な計画書では結局何をするのかが分かりません。
結論、誰が読んでも何をするのかイメージができるように、過不足のない計画書にしましょう。
（4）流れないように管理する
次に、プロジェクト計画書が流れないように管理しましょう。
ファイル形式のプロジェクト計画書をメールやチャットで共有すると、ほかのメールやメッセージで流れてしまいます。そのため、あとから振り返りたい場面ですぐにアクセスできないので不便です。
そのため、プロジェクト計画書に時間や場所を問わず、いつでも簡単にアクセスできる仕組みが求められます。
（5）運用体制をつくる
最後に、計画書を運用する体制をつくりましょう。
プロジェクト計画書が活用されなかった場合、プロジェクトの進行に支障が出かねません。そのため、目的の情報へ簡単にアクセスできる環境を整える必要があるのです。
たとえば、わずかな操作で情報にアクセスできる「Stock」などの情報共有ツールを導入すれば、プロジェクト計画書が活用されるようになります。
プロジェクト計画書のテンプレートまとめ
これまで、プロジェクト計画書のおすすめテンプレートや注意点を中心に紹介しました。
大規模なプロジェクトになるほど、計画通りに進めるためには計画書が必要不可欠です。しかし、一から作成するのは手間がかかるため、テンプレートを利用しましょう。
一方、ExcelやPowerPointをメールやチャットで共有すると、ほかのメールやメッセージに埋もれてしまいます。そのため、「プロジェクト計画書を簡単に共有でき、流れないように蓄積するツール」が必要です。
結論、プロジェクト計画書を管理する場合には、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、任意のメンバーへリアルタイムで共有される「Stock」を導入しましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でプロジェクト計画書を作成するだけでなく、共有や管理までカバーしましょう。
