クラウドツールを活用すれば、顧問先やスタッフとの情報共有や書類の管理などが効率化されるため、今日では多くの行政書士事務所がクラウドツールを導入しています。
しかし、クラウドツールは豊富にあるのでひとつに絞るのは困難です。また、アナログな業務に慣れているため、ツールの導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選と導入メリットを中心にご紹介します。
- 数あるクラウドツールから、事務所に最適なツールを見つけるのが難しい
- クラウドツールを導入して、顧問先やスタッフとの情報共有を効率化したい
- 事務所にITが苦手なメンバーがいるため、簡単に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、行政書士事務所に最適なクラウドツールが見つかり、業務の負担を解消できるようになります。
目次
行政書士事務所でクラウドツールを導入するメリット3選
ここでは、行政書士事務所でクラウドツールを導入するメリットを3つご紹介します。「ツールの導入でどのような効果があるのか分からない」という方は必見です。
（1）顧客情報へ簡単にアクセスできる
クラウドツールを導入すれば、目的の顧客情報へ簡単にアクセスできるようになります。
紙の書類を管理している場合、必要な情報へアクセスするには「顧問先のフォルダを保管場所から探し出し、膨大な資料から目的の資料だけを見つける手間」がかかります。
しかし、多くのクラウドツールには“検索機能”があるので、キーワードやファイル名を入力するだけで瞬時に欲しい情報へたどり着けるのです。
（2）定型業務を効率化できる
次に、定型業務を効率化できるのも、クラウドツールのメリットです。
行政書士事務所では、公的機関へさまざまな種類の資料を提出します。そのため、顧客ごとに逐一資料を分ける必要があり、追記や修正に多くの時間がかかっているのです。
しかし、クラウドツールを活用すれば「手作業で顧客先ごとに書類をフォルダ分けする手間」が省けます。また、テンプレート機能のあるツールを使うと書類を作成・修正する時間もかかりません。
（3）事務所内の情報共有が活発になる
最後に、事務所内の情報共有が活発になるメリットがあります。
行政書士は外訪業務が多いため、事務所内でスタッフ間のコミュニケーションがとりづらいのが現状です。しかし、クラウドツールには「メッセージ機能」があるので、時間や場所を問わずに円滑な情報共有ができます。
ただし、チャットツールにありがちな「情報が埋もれて流れてしまうツール」では、かえってやりとりが滞りかねません。そこで、あらゆる情報を流れずに蓄積できる「Stock」を使うと、過去の資料もすぐに見返せます。
行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選
以下では、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選をご紹介します。
クラウドツールを導入すれば、”検索機能”によって目的の情報にアクセスする時間を削減できます。さらに、”メッセージ機能”で顧客やスタッフとの情報共有も円滑になるので、重要なメッセージへの返信を待つストレスもかかりません。
ただし、ITに詳しいメンバーがいない場合もあるため、スタッフが正しく情報を管理・共有するには「シンプルで使いやすいクラウドツール」が最適です。
結論、行政書士事務所が使うべきなのは、情報管理の機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択なのです。
Stockの「ノート」に蓄積した情報はリアルタイムで共有されるほか、ノートに紐づく「メッセージ」でのチャットもできます。また、顧客別に情報を振り分けられる「フォルダ」を使うと、情報が入り乱れることもありません。
【Stock】誰でもストレスなく情報を共有・管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Senses】セールス業務に役立つクラウドツール
＜Sensesの特徴＞
- 顧客情報を集約できる
- 外部ツールと連携できる
各顧客の案件や行動履歴といった情報を集約して管理できます。
グループウェアやチャット、請求管理などの多様な外部ツールと連携できます。
＜Sensesの注意点＞
- 端末の動作が重くなりやすい
容量が比較的大きく、端末の動作が重くなりやすいというユーザーの声もあります。
＜Sensesの料金体系＞
- Starter：27,500円～/月（追加ユーザー：5,500円/ユーザー/月)
- Growth：110,000円～/月（追加ユーザー：11,000円/ユーザー/月）
- Enterprise：330,000円～/月（追加ユーザー：16,500円/ユーザー/月）
【Eight Team】名刺を一元管理できるクラウドツール
＜Eight Teamの特徴＞
- スタッフの名刺をまとめてデータ管理できる
- 名刺情報をダウンロードできる
スタッフ同士の名刺を共有できるので、見込み客へのアプローチにも有効です。
蓄積された名刺情報を一括でダウンロードでき、顧客リストとして使えます。
＜Eight Teamの注意点＞
- 年間契約のみとなっている
年間契約のみとなっており、途中解約は原則できない点に注意が必要です。
＜Eight Teamの料金体系＞
- 基本使用料：12,000円/チーム/月
- オプション：要問い合わせ
【Chatwork】事務所内で円滑なやりとりができるクラウドツール
＜Chatworkの特徴＞
- グループチャットを作成できる
- タスクの抜け漏れを防げる
スタッフや顧客とグループチャットを作成してコミュニケーションできます。
タスク管理機能により、各自のタスクを一覧で確認できるため抜け漏れを防げます。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要なメッセージが流れる
重要なメッセージがほかの情報に埋もれて流れてしまう点に注意です。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）
【SmartHR】人事情報をクラウド上で管理できるツール
＜SmartHRの特徴＞
- 書類を自動作成できる
- あらゆる書類をWeb上で共有できる
職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類が自動で作成されます。
各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類をすべてWebで共有できます。
＜SmartHRの注意点＞
- 勤怠管理には不向き
SmartHRには勤怠管理の機能がないので、別のツールを使う必要があります。
＜SmartHRの料金体系＞
以下3つのプランがあり、各プラン契約人数に応じた料金となります。
- HRストラテジープラン
- 人事・労務エッセンシャルプラン
- 人材マネジメントプラン
【ジョブカン】勤怠管理が簡単にできるツール
＜ジョブカンの特徴＞
- 多様な打刻方法がある
- リアルタイムで勤務状況の管理ができる
ICカード打刻やLINE打刻、Slack打刻をはじめとした多様な打刻方法があります。
スタッフの最新の勤務情報をリアルタイムで確認できます。
＜ジョブカンの注意点＞
- 外部機器には別途費用がかかる
打刻機器を導入したい場合には、利用料金とは別に費用がかかります。
＜ジョブカンの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- プラン1：200円/ユーザー/月
- プラン2：300円/ユーザー/月
- プラン3：400円/ユーザー/月
- プラン4：500円/ユーザー/月
【freee会計】経理業務に役立つクラウドツール
＜freee会計の特徴＞
- ワンクリックで決算書を作成できる
- 経営状況を可視化できる
毎月の経理処理が完了していれば、ワンクリックで決算書を作成できます。
経営レポートが定期的に作成されるので、推移などを正確に把握できます。
＜freee会計の注意点＞
- 使いこなすのが難しい
多機能ゆえに、機能を使いこなすのに時間がかかる恐れがあります。
＜freee会計の料金体系＞（法人向けのみ）
- ミニマム：2,680円/月（月払い）
- ベーシック：5,280円/月（月払い）
- プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
行政書士事務所におすすめのクラウドツールまとめ
ここまで、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選と導入メリットを中心に解説しました。具体的な導入メリットは以下の3つです。
- 検索機能によって、目的の顧客情報へ簡単にアクセスできる
- 「手作業で顧客ごとに情報を分ける」などの定型業務の手間が省ける
- メッセージ機能によって、事務所内の情報共有が活発になる
上記のメリットにより、これまで紙の書類で発生していたあらゆる業務負担を解消できます。とくに、「情報へアクセスしやすいか」「円滑な情報共有ができるか」は、ツールを選定するときに必ず判断すべきポイントです。
加えて、事務所内にITに詳しくないメンバーがいる場合も考慮すると「誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール」でなければなりません。すなわち、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひクラウドツールの「Stock」を導入し、行政書士事務所の業務を効率化しましょう。
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