昨今、自社開発が不要なクラウド型の社内ポータルサイトが増えています。比較的低コストで導入できるほか、サーバ等を管理する必要もないので、ITに関する知識がない企業でも手軽に使い始められるのです。
しかし、「クラウド型の社内ポータルサイトを導入したいが、種類が多すぎて絞りきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイントを中心に解説します。
- 厳選された社内ポータルサイトを比較検討したい
- 情報が社内のさまざまな場所に保存されていて探すのが面倒
- 運用にあたって注意すべき点を確認しておきたい
という方はこの記事を参考にすれば、自社にマッチする社内ポータルサイトが見つかるだけでなく、運用のポイントまで押さえられます。
目次
- 1 おすすめのクラウド型社内ポータルサイト5選
- 2 クラウド型社内ポータルサイトの比較表
- 3 社内ポータルサイトの選定ポイント3選
- 4 社内ポータルサイトの基本的な機能
- 5 社内ポータルサイトを導入するメリット
- 6 【担当者必見】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因
- 7 おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ
おすすめのクラウド型社内ポータルサイト5選
以下では、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトをご紹介します。
社内ポータルサイトの役割は「すべての情報がサイト上に集約され、いつでも目的の情報へアクセスできる環境をつくる」ことです。つまり、あらゆる情報をストックする機能はもちろん、わずかな操作で目的の情報を見つけられるアクセス性も求められます。
また、ビジネスで利用するのであれば「メッセージ」と「タスク」の機能も必須です。メッセージ機能があれば共有された情報についてやりとりでき、タスク機能があれば割り当てた作業が抜け漏れる心配もありません。
結論、導入すべき社内ポータルサイトは、あらゆる情報をストックできる「ノート」に「メッセージ」と「タスク」が紐づけられた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはFAQやwikiをまとめてストックでき、高度な「検索機能」で目的の情報を即座に見つけられます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、関連情報をやりとりしても混乱しません。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Garoon】大企業向けグループウェア
＜Garoonの特徴＞
- 社内ポータルを手軽に作成できる
- Kintoneと連携できる
ドラッグアンドドロップやテンプレート機能で誰でも簡単に社内ポータルを作成できます。
サイボウズ社が運営しているため、Kintoneとの連携に優れています。
＜Garoonの注意点＞
- 費用が比較的高額である
- 機種によって機能が異なる
予約管理や電話メモなど、社内ポータル以外の機能を搭載していることもあり、利用料金が比較的高額です。
タブレット版の場合、ドラッグアンドドロップができなかったりと、PC版と機能が異なります。
＜Garoonの料金＞
- 300ユーザーまで：845円/ユーザー/月
- 1000ユーザーまで：800円/ユーザー/月
- 1001ユーザー以上：要問い合わせ
高度なセキュリティ機能や容量の追加には別途料金が発生します。
【kintone】多機能なクラウドサービス
＜kintoneの特徴＞
- 検索機能の精度が高い
- データをグラフ化できる
項目ごとに絞り込んで全文検索できるので目的の情報をすぐに見つけられます。
記入したデータをリアルタイムでグラフに反映できます。
＜kintoneの注意点＞
- 一定以上のITリテラシーが必要
- ストレージ容量が少ない
アプリを自由にカスタマイズできる一方、高いITリテラシーがないと上手く活用できない可能性があります。
プランに関わらず、基本1ユーザーあたり5GBまでしか利用できません。そのため、大量のデータを管理する場合は、追加でディスクを増設する必要があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【Global Portal】HTMLの知識なしで構築できる
＜Global Portalの特徴＞
- 細かに権限を設定できる
- HTML知識がなくても利用できる
ユーザーやグループ単位で閲覧・編集権限を設定できるので、セキュリティ面でも安心です。
HTMLの知識がなくても、自由にポータルサイトの構成やデザインを編集できます。
＜Global Portalの注意点＞
- 2023年9月30日で新規販売が終了する
2023年9月30日で販売が終了となり、サポートも2028年9月末日までとなります。そのため、長期利用を検討している企業はほかのツールを検討しましょう。
＜Global Portalの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせの必要があります。
【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト
＜Concrete CMSの特徴＞
- 誰でも無料で使える
- ページの編集がしやすい
オープンソースなので誰でも無料で使えます。
編集したい部分をクリックするだけで編集できるので、ページを行き来する手間がかかりません。
＜Concrete CMSの注意点＞
- 運用に関する情報が少ない
- 動作が遅くなりやすい
Concrete CMSは国内利用者が少ないため、ほかのツールに比べて情報が少なく、コミュニティーで情報を調べる必要があります。
Concrete CMSは動作にJavaScriptやPHPを採用しています。豊富な機能が利用できる一方で、表示速度が遅くなりやすいデメリットもあります。
＜Concrete CMSの料金＞
- オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。
クラウド型社内ポータルサイトの比較表
以下は、クラウド型社内ポータルサイトの比較表です。（左右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Garoon | kintone | Grobal Portal | Concrete CMS | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
情報を最も簡単に一元管理できる |
多機能で大企業向けの情報共有ツール |
プログラミング不要でアプリを作成できる |
知識不要で簡単に運用できる |
自由にポータルを組み立てられる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プラン：500円〜/ユーザー/月 |
・300ユーザーまで：845円/ユーザー/月
・1000ユーザーまで：800円/ユーザー/月
・1001ユーザー以上：要問い合わせ |
・ライトコース：780円/ユーザー/月
・スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月 |
・料金は要問い合わせ |
・無料 |
自社に適した社内ポータルサイトを見つけるためにも、比較表を参考に検討しましょう。
社内ポータルサイトの選定ポイント3選
以下では、社内ポータルサイトを選定するときに押さえるべきポイントを解説します。選定に失敗したくない企業は必見です。
（1）導入目的に沿った機能を備えているか
はじめに、社内ポータルの導入目的に沿った機能を備えているかを確認しましょう。
社内ポータルサイトはサービスごとに備わっている機能が異なるため、利用用途にあわせて選ぶことが重要です。たとえば、「プロジェクトが滞っているが、どこに原因があるのか分からない」という状況の場合、業務フローやタスクを可視化できる機能があるツールが適しています。
一方、「社内情報の共有や蓄積がされていない」という課題であれば、情報が流れない場所へ確実にストックできるツールが必要になります。
したがって、社内で抱えている課題を最も効率的に解消できるツールを選択しましょう。
（2）コストは最適か
次に、ツールの運用コストが予算に収まるかをチェックしましょう。
クラウド型の社内ポータルサイトは、月額課金制（利用期間に応じて料金が課金される仕組み）が一般的です。そのため、一定の料金で利用でき、サービスによっては初期費用が発生しないというメリットもあります。
このように、比較的低コストで運用できる社内ポータルサイトは、種類によって料金プランも異なるので、継続的に運用が可能なツールを選びましょう。
（3）ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるか
最後に、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるかを確認しましょう。
社内ポータルサイトは全社員が利用するので、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるシンプルなツールが理想です。一方、複雑なツールは操作が難しいので、次第に仕事で使うのが面倒になり放置される可能性があります。
そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなツールを導入して、効果的な社内ポータルを作成しましょう。
社内ポータルサイトの基本的な機能
以下では、社内ポータルサイトの基本機能を3つ解説します。すべての社内ポータルサイトに搭載されているわけではないので、自社に必要な機能かも含めて検討しましょう。
社内掲示板機能
社内掲示板機能は、社内に周知すべき情報を蓄積する機能です。
社内掲示板機能のメリットは、誰もがリアルタイムで同じ情報にアクセスできることです。紙の情報共有は更新されるまでにタイムラグがあるので、情報の行き違いによる認識の齟齬や業務ミスにつながる恐れもあります。
しかし、社内ポータルサイトがあれば、離れたメンバーにも最新の情報を届けられるので便利です。このように、「ここにアクセスすればすべての社内情報が確認できる」という環境をつくることが、社内ポータルサイトの意義と言えます。
タスク管理
タスク管理は、個人やチームのタスク（やるべき作業）を管理できる機能です。
タスク管理を個人の裁量に任せると抜け漏れが起こり、プロジェクトの進捗に悪影響を及ぼします。したがって、作業の進捗を把握するためにも、チーム単位でのタスク管理が必要なのです。
たとえば、担当者ごとにタスク一覧を確認できる機能があれば、一人ひとりに進捗を聞く手間がなくなります。さらに、タスクの依頼が数クリックで完了する機能があれば、エクセルで複雑な管理をせず、簡単に部下をマネジメントできます。
このように、タスク管理の機能があれば仕事の抜け漏れを防ぐだけでなく、面倒な管理業務を効率化できるのです。
チャット機能
チャット機能とは、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれる機能です。
メールのような形式が決められたやりとりではなく、対面で会話する感覚に近く、スピーディーに会話を進められるのが特徴です。一方で、他の話題と入り乱れて流れてしまい、共有に抜け漏れが生じるケースも少なくありません。
そこで、情報をストックする「ノート」と「メッセージ」が紐づいた「Stock」を使えば、話題が入り乱れずにやりとりできます。
社内ポータルサイトを導入するメリット
以下では、社内ポータルサイトで得られるメリットを解説します。社内ポータルサイトを有効活用するには、業務にどのような利益をもたらすのか事前に把握し、具体的なイメージを持っておくことが重要です。
業務効率が上がる
社内ポータルサイトを導入すれば、業務効率が上がります。
社内ポータルサイトには、申請業務を簡略化するワークフロー機能やタスク管理機能など、業務効率を向上させる機能が豊富に備わっています。利用により業務スピードが上がれば、社員は時間的・精神的に余裕をもって作業できるので、継続的に高いパフォーマンスが維持されるようになるのです
したがって、情報の連携を社内ポータルで改善することにより、業務全体を円滑に進められる効果が期待できます。
ワークフローが定着する
社内ポータルサイトを上手く活用すれば、ワークフローを定着できます。
仕事に関するあらゆる情報を適切に蓄積していくと、ワークフロー（仕事の流れ）の枠組みが設計されていきます。ワークフローは業務の基本型になるので、ワークフローに従えば誰でも同じように業務を遂行できるようになるのです。
また、社内ポータルサイトには「テンプレート機能」を備えているものもあり、頻繁に利用する企画書などのフォーマットを保存しておけば、簡単に資料作成ができます。このように、作業をスムーズにする機能が豊富にあるのも社内ポータルサイトのメリットです。
ナレッジが蓄積される
社内ポータルサイトは、あらゆるナレッジ（知識・経験）が蓄積される場所になります。
社内ポータルを通して社内wikiや業務ノウハウを共有すれば、ナレッジが蓄積され、属人化防止につながります。一方で、社内でナレッジを共有する場を用意しなければ、メンバーの異動や退職に伴い、ナレッジが消失してしまう可能性があります。
したがって、積極的に社内ポータルサイトを活用して、ナレッジを着実に蓄積できるようにしましょう。
【担当者必見】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因
以下では、社内ポータルサイトが上手く運用できない原因を解説します。原因が分からない状態で対策をしても意味がないので、担当者の方は必見です。
（1）欲しい情報が見つからない
運用が上手くいかない場合、目的の情報がすぐに見つからないような管理をしている可能性があります。
社内ポータルサイトに蓄積した情報は、活用されなければ意味がありません。情報が活用されない原因として「検索機能が乏しい」「情報の整理ができていない」の2つが挙げられます。
高度な検索機能がなければ、ファイルをひとつずつチェックしていくことになり、情報管理にストレスを感じます。また、メンバーが勝手にフォルダを作成すると整理ができなくなるので「どこに、何の情報があるのか分からない」という問題に直面するのです。
（2）明確な運用ルールがない
明確な運用ルールがないことも上手く運用できない原因となります。
運用ルールが明確でないと、メンバーによって情報の共有方法が異なったり、情報が散乱したりする事態につながります。したがって、ポータルサイトの作成や管理に関するルールを策定して、情報を見やすく管理しましょう。
また、運用ルールだけでなく、テンプレートを用意する方法も効果的です。社内ポータルで文書を共有する場合、テンプレートを使えば項目に従って情報を入力するだけで文書をつくれるうえ、体裁も統一できます。
（3）使い方が分からない
社内ポータルサイトを作成しても、使い方が分からなければ社内に浸透しません。
「必要以上の機能がある社内ポータルサイト」や「マニュアル必須の社内ポータルサイト」は、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず社内へ浸透しない可能性があります。そのため、社内全員が利用することを前提に、シンプルで使いやすいツールが最適です。
「知名度があるから」「機能が多い方が何でもできそうだから」という理由で選定するのは避けましょう。社内ポータルサイトに必要な機能が過不足なくある「Stock」のように、導入初日から誰でも使いこなせるシンプルなツールが最適です。
おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイント、上手く運用できない原因をご紹介しました。
クラウド型社内ポータルサイトで社内情報を一元化すれば、格納場所が分散していた資料やデータを体系的にまとめられ、仕事で活用しやすくなります。
一方、社内ポータルサイトを有効活用するには、誰でも簡単に使えることが必須条件です。多機能で複雑な社内ポータルを導入しても、利用する社員が使いこなせず放置される可能性があります。
したがって、「Stock」のように誰でも簡単に使いこなせて、社内ポータルサイトに必要な情報共有の機能に過不足がないツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報管理・共有のストレスを解消しましょう。
