情報共有の手段として、ITツールを導入する研究室が増えています。情報共有ツールを導入すれば、迅速にメンバーと研究室に関する連絡を取れるので、情報の行き違いがなくなります。
しかし、情報共有ツールの種類は多く、最適なツールを選ぶのには時間がかかります。そのため、「研究室の情報共有を効率化させたいが、どのようなツールを導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、研究室に必須の情報共有ツール5選を紹介します。
- 学生間で研究活動の情報を簡単に共有できるツールを使いたい
- 研究室がリモートなので、リアルタイムで情報共有できるツールが知りたい
- 学生の活動内容を把握したいので、直感的に使いこなせるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすれば、研究室の情報共有に役立つITツールを比較検討できます。
目次
研究室の情報共有にツールを活用する4つのメリット
以下では、研究室の情報共有にツールを使うメリットを紹介します。ツールの運用によって得られる以下4つの利点が得られることを把握しておけば、チームの理解も得やすくなります。
（1）情報共有が簡単になる
ツールの導入により、情報共有が簡単になります。
部活動やアルバイトなどの学外の活動に打ち込むメンバーのなかには、定期的なミーティングに参加できない学生もいます。ミーティング以外に情報を共有する手段がない場合、学生間で情報の格差が生まれて、研究活動に支障が出てしまうのです。
しかし、学生の間で情報格差ができる問題は、情報共有ツールを導入すれば解決します。情報共有ツールはオンライン上での情報のやりとりができるので、遠隔地にいるメンバーともコミュニケーションが可能です。
また、忙しいメンバーもスマートフォンから情報の閲覧・発信ができるので、情報共有がしやすい環境が生まれます。このように、ゼミ・研究室にツールを導入すれば、場所や時間を問わずに情報をやりとりできるようになるのです。
（2）常に最新の情報を入手できる
ツールを導入すれば、常に最新情報を入手できるようになります。
クラウドツールを使うと、書き込んだ情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、情報を更新すればその変更も瞬時に反映されるため、過去の間違った情報が残り続ける心配もありません。
たとえば、実験で得られた数値をクラウドツールに記入すれば、ほかのメンバーもすぐに確認ができるのです。
このように、研究室で情報共有ツールを活用すれば、最新情報にすぐにアクセスできる環境が生まれます。
（3）メンバーとの連携が容易になる
ツールの導入により、ほかのメンバーと連携がとりやすくなります。
研究室の活動では、各メンバーが実施した文献調査やデータ解析、実験の結果を使って学びを深めていきます。しかし、一人が担当できる調査には限界があるので、より深い研究を実施するにはメンバー同士の連携が必須です。
そして、メンバーとの連携に役立つのが「情報共有ツール」です。情報共有ツールを導入すれば、各自の研究成果をオンライン上で簡単に共有できます。そのため、わざわざメモを取る必要がないので、時間を効率的に利用してより良い研究ができるのです。
このように、情報共有ツールの導入によりメンバー同士の連携が容易になり、より質の高い研究に取り組めるようになります。
（4）情報が流れない
情報が流れず、正しく蓄積できる情報共有ツールを導入すると、過去の研究データを探すために無駄に時間をかける必要がなくなります。
とくに、Slackのようなチャットツールではメッセージが流れてしまい、必要な情報を見つけるためにチャットを遡らなければなりません。仮に、履歴が残る期間が制限されたツールを利用すると、必要な研究データが保存期間を過ぎていて見つからないリスクもあります。
したがって、「Stock」のような情報を正しくストックできるツールを使うと、すぐに欲しい研究データへアクセスできます。
大学の研究室に必須の情報共有ツール5選
以下では、大学の研究室に必須の情報共有ツール5選を紹介します。
一部のメンバーしか使いこなせないツールの場合、情報共有が活性化することはありません。なぜなら、情報共有を活性化するためには更新頻度を高める必要がありますが、多機能で複雑なツールは共有に手間がかかるからです。
また、情報共有ツールに「情報を蓄積する機能」があることも重要です。研究室の活動では膨大な情報をとり扱うので、誰でも簡単にアクセスできるように情報をストックしておく必要があります。
結論、研究室に必須の情報共有ツールは、ITリテラシーを問わず誰でも利用でき、過不足のない機能で情報共有を効率化させるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、研究室のあらゆる情報を簡単に蓄積できます。また、ノートごとに「メンバーと円滑なコミュニケーションがとれるメッセージ」と「締切などを管理できるタスク」が紐づいており、情報が錯綜する心配がありません。
【Stock】研究室の情報共有を最も効率化できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】研究室のやりとりをスムーズにするツール（注意事項あり）
＜Slackの2022年9月1日の発表＞
Slackから「2022年9月1日から一部の料金と仕様を変更する」との発表がありました。このアップデートに伴い「メッセージが過去90日分しか閲覧できなくなる」というフリープランに制限がかかっています。
すなわち、1〜2年単位で研究プロジェクトを進める研究室やゼミでは、90日後にノウハウやナレッジが失われるので、Slackでの運用ができない事態に陥ってしまうのです。
そのため、Slack特有の「情報が流れる」問題を解消しながら「大切なノウハウ・ナレッジを守る」には、代わりに「Stock」のような”誰でも簡単に情報を残しつつ情報共有も効率化できるツール”を使って、プロジェクトを進めましょう。
＜Slackの特徴＞
- チャットで簡単にやりとりを開始できる
- 他社アプリと連携できる
チャットツールのため、時間や場所に縛られることなく連絡が取れます。
ZoomやOutlookなどの外部アプリと連携できるので、以前から使っていたツールとの併用もしやすくなっています。
＜Slackの注意点＞
- 情報を探し出すのに時間を要する
チャットツールは情報がすべて流れていくため、あとから情報を見つけるのには手間がかかります。
＜Slackの料金体系＞
教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
- フリープラン：0円
- プロプラン：925円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,600円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【Dropbox Education】ファイル管理に役立つツール
＜Dropbox Educationの特徴＞
- すべての端末で利用できる
- 一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できる
スマホやPCなどのあらゆる端末に対応しており、外出先でもアクセスできます。
スプレッドシートやExcelなどのさまざまなファイルを一か所で管理できます。
＜Dropbox Educationの注意点＞
- すぐに情報が見つからない
Dropboxではフォルダを活用してファイル情報を管理しますが、目的の情報にすぐにアクセスするのが困難になる可能性があります。
＜Dropbox Educationの料金体系（アカデミックプラン）＞
Dropbox Educationの活用には「Dropboxセールスチームへの問い合わせ」が必要ですが、通常プランであれば以下が利用可能です。
- Standard:1,500円/月/ユーザー
- Advanced:2,400円/月/ユーザー
- Enterprise:要問合せ
【Office 365 Education】Officeアプリを使える多機能ツール
＜Office 365 Educationの特徴＞
- Officeアプリを利用できる
- 無料から利用できる
WordやExcelなど、世界的に普及しているOfficeアプリを活用できます。
無料のプランもあり、導入のハードルは低くなっています。
＜Office 365 Educationの注意点＞
- 使いこなせない場合がある
- 一部の機能はWindowsPCでしか利用できない
多機能ツールなので、メンバーのリテラシーによっては活用が見込めない可能性があります。
PublisherやAccessはWindowsPCのみ利用可能な機能であるため、Macを利用しているユーザーは注意する必要があります。
＜Office 365 Educationの料金体系＞
- Office 365 A1：0円
- Office 365 A3：270円/ユーザー/月（学生）、350円/ユーザー/月（教職員）
- Office 365 A5：650円/ユーザー/月（学生）、870円/ユーザー/月（教職員）
※上記のプランは全て年間契約となります。
【Google Workspace for Education】Googleアプリを使える多機能ツール
＜Google Workspace for Educationの特徴＞
- Googleアプリを利用できる
- 無料から利用できる
世界的に使われているGoogleアプリを活用できます。
無料から利用可能であり、導入のハードルは低くなっています。
＜Google Workspace for Educationの注意点＞
- 使いこなせない場合がある
多機能ツールなのでITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があります。
＜Google Workspace for Educationの料金体系＞
- Education Fundamentals：0円
- Education Standard：要問合せ
- Teaching and Learning Upgrade：要問合せ
- Education Plus：要問合せ
研究室に必須の情報共有ツール5選の比較表
以下は、紹介した研究室に役立つ情報共有ツール5選の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Dropbox Education | Office 365 Education | Google Workspace for Education | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
過不足のない機能で情報共有を効率化させるツール |
チャットで簡単にやり取りが可能 |
一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できる |
無料から利用可、Officeアプリを活用できる |
Googleアプリを利用できる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・フリープラン：0円
・プロプラン：925円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラス：1,600円/ユーザー/月（月払い）
・Grid：要問合せ |
・Standard:1,500円/月/ユーザー
・Advanced:2,400円/月/ユーザー
・Enterprise:要問合せ |
・Office 365 A1：0円
・Office 365 A3：270円/ユーザー/月（学生）、350円/ユーザー/月（教職員）
・Office 365 A5：650円/ユーザー/月（学生）、870円/ユーザー/月（教職員） |
・Education Fundamentals：0円
・Education Standard：要問合せ
・Teaching and Learning Upgrade：要問合せ
・Education Plus：要問合せ |
| 詳細 |
詳細はこちら▶︎「Stock」 |
研究室に必須の情報共有ツールまとめ
ここまで、研究室に必須の情報共有ツール5選を紹介しました。
研究室の情報共有にツールを導入するメリットは、時間や場所を問わず常に最新情報のやりとりができるので、教授とメンバー間での情報共有がスピーディになる点です。
一方、研究室で使われる情報は参考文献や調査・分析結果など「振り返るべき情報」が多くあるので、上記メリットを意識しつつ、情報が流れず正しくストックされるツールを選ばなければなりません。必要な情報を即座に見つけられる環境であれば、より効率よく研究ができるようになるのです。
したがって、研究室内の情報共有の効率化のためにも、ITリテラシーの高くない学生・教員でも簡単に使いこなせる「Stock」を導入しましょう。Stockを研究室で活用する事例では、お知らせや進捗を簡単に管理しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で研究室内の情報共有を効率化させ、研究に集中できる環境を整えましょう。
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